Videoconference rooms: come rinnovare l’ufficio virtualizzato e unificato

Le videoconference rooms oggi rappresentano il cuore dell’operatività aziendale: devono essere ammodernate per soddisfare le esigenze di una forza lavoro sempre più distribuita e per offrire a partner e clienti la possibilità di partecipare da remoto a riunioni produttive ed efficaci come quelle tradizionali (se non di più!). L’ufficio, infatti, si è trasformato in un ecosistema ibrido, in cui dipendenti, collaboratori e clienti devono poter comunicare in maniera naturale sia che si trovino effettivamente in sede, sia che si connettano dall’esterno. È in quest’ottica che le videoconference rooms giocano un ruolo centrale di collegamento da e verso l’azienda, al pari delle piattaforme di collaboration: occorre dunque implementare sale riunioni equipaggiate con le migliori tecnologie perfettamente integrate all’interno dell’hybrid workplace e disegnate intorno alle esigenze delle persone, con uno sguardo sempre attento alla sicurezza IT e ai costi. Vediamo come. 

L’importanza delle videoconference rooms nell’era della collaborazione unificata

Se fino a un anno e mezzo fa, predisporre videoconference rooms e strumenti di collaborazione integrati a 360 gradi era un valore aggiunto, oggi è una condizione essenziale per l’operatività e la crescita del business. In questo scenario, i responsabili aziendali sono chiamati a trovare soluzioni efficaci per mettere le persone nella condizione di comunicare – sempre – in maniera istantanea e soddisfacente. La parola d’ordine è una: fluidità. Per un ufficio virtualizzato e unificato realmente performante, infatti, la comunicazione deve essere in grado di restituire fedelmente l’esperienza di un vero contatto faccia a faccia, per poi potenziarlo con le funzionalità tipiche del digitale. Il nuovo paradigma a cui attenersi è quello della Unified Communication and Collaboration: per abilitare appieno questo modello, è importante rivedere il concetto stesso di spazio aziendale e riconfigurare l’assetto delle sale riunioni tradizionali per farle evolvere in moderne videoconference rooms a prova di hybrid workplace. Ogni dispositivo, strumento o applicazione all’interno dell’ufficio virtualizzato deve essere perfettamente interoperabile e deve garantire un funzionamento eccellente dal punto di vista tecnico. 

Videoconference rooms innovative, aggiornate e a misura di persona

La reale efficacia di un ufficio virtualizzato è quindi strettamente legata alla possibilità di aggiornare costantemente la strumentazione in uso: le videoconference rooms devono essere equipaggiate con strumenti hardware e software all’avanguardia, in grado di garantire una qualità audio e video professionali e una semplicità d’uso eccellente, senza impedimenti, ritardi o criticità da gestire. Le tecnologie innovative che vanno incontro a queste esigenze e permettono di offrire ai partecipanti una user experience e un’assistenza di prima classe sono diverse, dalla domotica all’intelligenza artificiale, passando per la realtà virtuale. Ma non è tutto qui: se è vero, come è vero, che le persone devono essere al centro dell’ufficio virtualizzato, diventa importante offrire loro anche la possibilità di muoversi al suo interno con la massima autonomia. In questo senso, dunque, è bene abilitare due funzionalità ben precise: da un lato, soluzioni di prenotazione virtuale delle videoconference rooms e, dall’altro, la completa compatibilità di queste ultime sia con le principali piattaforme cloud che in chiave BYOD. In questo modo, l’ufficio virtualizzato non ha davvero più limiti. 

Garantire la sicurezza e la protezione dei dati nell’ufficio virtualizzato e unificato

Nel predisporre i nuovi sistemi di videoconferenza nel modern workplace, oltre a focalizzarsi sulla fluidità dell’esperienza d’uso, è necessario pensare alla sicurezza e alla protezione dei dati. Le videoconference rooms, infatti, si trovano all’interno di un perimetro aziendale sempre più evanescente, così come tutti i dispositivi oggi connessi alla rete aziendale. Pertanto, è essenziale rivedere al rialzo le pratiche di data protection, puntando solo su applicazioni di videoconferenza in grado di garantire un sistema di crittografia end to end. In questo modo, le video-riunioni saranno sempre sicure e i dati dell’azienda (e di tutti i partecipanti connessi) saranno protetti al meglio. L’argomento sicurezza è, giocoforza, legato a quello di assistenza tecnica: su questo fronte, la soluzione migliore è senza dubbio quella di affidarsi a fornitori qualificati e autorevoli che offrano un servizio di monitoraggio costante e proattivo, con un supporto tecnico multilivello 24/7  in cui siano compresi concierge in tempo reale e, se necessario, presidio on-site. Solo così si avrà sempre la certezza di poter gestire eventi in videoconferenza senza intoppi.

I vantaggi (economici e operativi) di videoconference rooms as service

Tecnologie all’avanguardia, strumentazione professionale, aggiornamenti costanti, riallestimento degli spazi analogici, robusti sistemi di sicurezza IT, assistenza tecnica continua: le caratteristiche essenziali per ottenere videoconference rooms adeguate alle esigenze dell’ufficio virtualizzato sono molte e potrebbero rappresentare un investimento troppo ingente per molte aziende. Ma così non è, grazie al modello di erogazione as a service. Implementando allestimenti 100% cloud così forniti, infatti, i costi che tradizionalmente dovrebbero essere conteggiati nel Capex, diventano Opex. In pratica, non si deve acquistare né mantenere alcun asset: si paga al fornitore un canone tarato sui servizi effettivamente utilizzati e si possono cogliere fin da subito tutte le opportunità di videconference rooms di ultima generazione, sicure e performanti.