Unified communication: cos’è e perché potenzia la produttività

La Unified Communication – o comunicazione unificata – si è ormai affermata da tempo come un trend evolutivo del business e si sta imponendo come nuovo modello di riferimento della comunicazione aziendale. Un tipo di comunicazione unificata, multicanale e complessa, che rispecchia perfettamente i nuovi “workspace” in cui le persone lavorano in team distribuiti a livello globale e in cui l’esigenza di lavorare ovunque, in qualsiasi momento e in modalità mobile è diventata la norma, non l’eccezione.

Oggi il trend che si impone maggiormente tra le organizzazioni è quello della UCCaaS, piattaforme di Unified Communication & collaboration as a Service e basate sul cloud, che permette a manager e dipendenti di collaborare in team lavorando sempre su dati aggiornati e protetti,  con significative economie di scala per le aziende.
Volendo dare uno sguardo al futuro, l’espansione delle organizzazioni sui mercati internazionali, il cambiamento delle dinamiche della forza lavoro e la necessità di sistemi di comunicazione efficienti e sincroni fanno prevedere una decisa crescita del settore della Unified Communication & collaboration nei prossimi anni: secondo stime della società di ricerca e analisi researchandmarkets, il mercato globale delle soluzioni UCC nelle imprese varrà 167,1 miliardi di dollari entro il 2025, con un tasso di crescita annuale del 16,8%.

Cos’è la Unified Communication e qual è il suo potenziale per accelerare il business

Ma andiamo per gradi: per comprendere le potenzialità della Unified Communication come differenziale del business, partiamo dalla sua definizione: cos’è la Unified Communication? Con questa espressione ci si riferisce a un insieme di diverse componenti comunicative che convergono in un unico sistema di gestione e che sono fruite con diversi device, in ogni momento: messaggistica istantanea (IM), Sms, telefono, videocomunicazione, posta elettronica, ma anche le piattaforme di file sharing e condivisione.

Vista così, si intuisce chiaramente la complessità e la quantità dei “media” coinvolti, che ridisegnano completamente il modo di fare business, ma che rivelano anche il grande potenziale della Unified Communication. Infatti, a differenza delle comunicazioni standard, che tendono ad essere incoerenti e voluminose (e quindi fanno perdere tempo ai dipendenti per apprendere diversi strumenti e sottraggono tempo per svolgere il lavoro), con la Unified Communication & collaboration i team della stessa organizzazione, anche geograficamente diversificati e dispersi, possono collaborare in tempo reale, attraverso una varietà di canali e di mezzi, riducendo gli errori e le inefficienze.

Perché la Unified Communication potenzia il business

Ecco perché la Unified Communication è così cruciale per la produttività e la competitività del business.

Permette di collaborare “senza confini”, accedendo a tutte le risorse aziendali: con le piattaforme di Unified Communication & collaboration, i dipendenti e i collaboratori non sono più costretti a lavorare negli stessi ambienti fisici di lavoro. Gli utenti “si incontrano” su piattaforme di collaboration per inviare messaggi ed effettuare videochiamate “anywhere & from any device”. In questo modo, le persone possono accedere alle informazioni aziendali in modo più flessibile e veloce e risparmiare tempo nello svolgimento delle proprie mansioni, sia dall’ufficio o da una filiale decentrata o presso un cliente.

Riduce il rischio di errori, ridondanze e rallentamenti: nella Unified Communication, le informazioni vengono gestite in maniera univoca e coerente tra i vari canali comunicativi in un’unica piattaforma. Non c’è dispersione, né confusione, né ridondanza di informazioni e l’aggiornamento è in real time. Ne consegue che si snelliscono iter produttivi e approvativi spesso lunghi e farraginosi e si riducono i rischi di errore, perché i progetti sono sempre condivisi, aggiornati e allineati.

Velocizza il time to market: i processi comunicativi e operativi ottimizzati consentono di portare un’idea o un prodotto sul mercato più rapidamente, rispondendo più velocemente ai clienti, accrescendo di conseguenza la corporate reputation, che a sua volta contribuisce alla crescita del valore aziendale.

Fa risparmiare i costi di gestione dell’IT: grazie alle soluzioni di Unified Communication in configurazione as a Service basate sul cloud, le imprese possono contenere la spesa, adottando un modello di costi operativi on demand e pay per use, senza adottare infrastrutture costose e complesse e pagando in base a i servizi effettivamente richiesti e non in base a canoni fissi.

Controllo centralizzato e risorse IT sicure e aggiornate: la possibilità di gestire, aggiornare, distribuire e rendere sicuri i nuovi sistemi di Unified Communication in cloud in maniera centralizzata permette alle aziende di lavorare in modo più efficace sulla data security e sulla compliance, offrendo ai propri dipendenti software e soluzioni evolute e sempre aggiornate, senza investire in hardware aggiuntivo.

Consente una collaborazione integrata con le risorse presenti in azienda: le piattaforme di Unified Communication su cloud, in ottica as a service in particolare, si integrano perfettamente con i principali processi e le applicazioni aziendali già presenti in azienda, garantendo il coinvolgimento di tutta l’azienda nei vari processi e una user experience più intuitiva e fluida da parte degli utenti.

Concludendo, la Unified Communication rappresenta una boccata di ossigeno per l’innovazione aziendale e spiana la strada a una produttività senza limiti, con notevoli vantaggi e ritorni di investimento per il management e per l’organizzazione.