Gli strumenti indispensabili per una videoconferenza professionale

Nello smart office e nel paradigma moderno del digital workplace, la videoconferenza professionale si inserisce a pieno titolo tra gli strumenti lavorativi non più opzionali per le organizzazioni, ma necessari per realizzare gli approcci “agili” di smart working e per coordinare i team interfunzionali e sempre più distribuiti, garantendo una comunicazione omnicanale sicura e fluida a collaboratori e clienti.
Secondo le stime di Fortune Business Insights sul periodo 2019/2026, si prevede che la dimensione globale del mercato delle videoconferenze raggiungerà 6.37 miliardi di dollari entro il 2026, dai 3.02 miliardi di dollari del 2018, praticamente raddoppiando il valore di mercato, con un indice di crescita annuo del 9,8% nel periodo di previsione (fonte: https://www.fortunebusinessinsights.com/industry-reports/100293).

Sono molte oggi, infatti, le occasioni per le aziende di dover programmare e gestire videoconferenze, data la sempre maggiore presenza di team diffusi e dinamici. Tanto per fare qualche esempio, le aziende si trovano sempre più spesso nella necessità di coordinare e gestire la comunicazione online con i propri dipendenti, con le sedi distaccate o con partner commerciali dislocati in aree e Paesi diversi, oppure hanno necessità di raggiungere i propri contatti e clienti con webinar dimostrativi sui prodotti e servizi e via dicendo.

Videoconferenza professionale: una necessità per accrescere produttività ed efficienza

Si capisce, quindi, che è sempre più urgente per le aziende amplificare le comunicazioni attraverso esperienze di meeting coinvolgenti, coerenti e senza interruzioni, riunendo persone e team da ogni parte del mondo con un’unica piattaforma di videoconferenza professionale, integrata con le principali suite di produttività e piattaforme di collaboration aziendali. In sostanza, la videoconferenza professionale può abilitare una collaborazione video dinamica anche su larga scala, consentendo di pianificare e ospitare i meeting su qualsiasi dispositivo e da ogni luogo, ma anche di progettare videoconferenze professionali complesse e di grande portata.

Videoconferenza professionale: trend e strumenti indispensabili 

• L’interoperabilità con gli applicativi e le suite di produttività aziendale garantisce la massima operatività aziendale senza soluzione di continuità tra device di videoconferenza, i principali software/piattaforme di collaboration utilizzate dalle aziende e le sale riunioni. Infatti, uno dei trend più attuali della videoconferenza professionale prevede la convergenza in un unico polo dell’infrastruttura hardware e del software, in cui gli apparati di videoconferenza (display, lavagne interattive, videoproiettori, ecc..), le suite di produttività aziendali (come Office 365, per esempio) e collaborative (come Teams) sono unificate, per un’esperienza di videoconferenza coerente e uniforme, ma soprattutto produttiva ed efficace tanto per gli utenti quanto per l’azienda.

 

• Help desk per l’assistenza in videoconferenza: sarà capitato a molte aziende di sperimentare direttamente una serie di problemi durante la videoconferenza, non solo di carattere tecnico, ma anche di compatibilità tra gli strumenti e le varie piattaforme utilizzate dagli utenti. Problemi che possono diventare frustranti e genare sessioni di videoconferenza improduttive. Per questo, affidarsi a software di help desk per la videoconferenza professionale può rivelarsi cruciale per il successo e l’efficacia dei meeting. In questo modo, infatti, le aziende e i comparti IT si possono avvalere di assistenza qualificata e specifica per la videoconferenza, sia per utenti personal e/o per gruppi, anche per eventi di grande portata – per esempio webinar e corsi di e-learning – eventualmente avvalendosi anche di presidi tecnici on-site e servizi di consierge, vero valore aggiunto di un’offerta di livello enterprise che definisce la videoconferenza professionale.

 

• Accesso semplice e automatizzato: una cosa è chiara, le sessioni di videoconferenza efficienti e produttive devono rivelarsi soprattutto semplici, sicure e immediate. I migliori servizi di videoconferenza professionale possono soddisfare pienamente queste esigenze, con soluzioni software di semplificazione e automatizzazione per il lancio della videoconferenza, la prenotazione di sale fisiche e virtuali, o la configurazione automatica dei sistemi di videoconferenza con invito dei partecipanti attraverso un semplice link web, o tramite app.

 

• Esperienza audio e video di prima classe: qualunque sia lo spazio previsto per i meeting – virtual room o huddle room o grandi sale meeting aziendali – la qualità dei tool hardware audio/video di videoconferenza deve garantire un’esperienza più naturale possibile e dare l’impressione di una presenza “fisica” ai partecipanti, con tutti i benefits di una comunicazione efficace e senza fraintendimenti. Questo si attua anche grazie a kit e device di videoconferenza professionale di ultima generazione e a tecnologie che favoriscano una comunicazione fluida e senza interruzioni tra diversi team. Magari con il supporto e l’integrazione di tecnologie di domotica, di AI e VR come, per esempio, il riconoscimento vocale, tracciamento video del volto, assistenti virtuali, offrendo ai partecipanti una customer experience positiva e modi di lavorare attuali, tipici del digital workplace distribuito e connesso.

 

• Sicurezza e protezione dei dati: nella videoconferenza professionale, i meeting e i contenuti multimediali condivisi tra gli utenti sono costantemente protetti e i dati scambiati nelle sessioni sono sempre tutelati da sistemi di crittografia ed evoluti sistemi di sicurezza specifici per la videoconferenza. Ne sono un esempio l’autenticazione unica Single Sign-On, per la connessione sicura degli utenti alla videoconferenza da app su device mobili e le soluzioni EDR (Endpoint Detection and Response) per gestire la sicurezza di tutti gli endpoint di videoconferenza – dai server ai PC dell’ufficio, ai device mobile dei collaboratori.

Un efficiente servizio di videoconferenza professionale, in buona sostanza, è oggi uno strumento potente in mano alle aziende di ogni tipologia e business, perché in grado di incrementare la produttività dei propri dipendenti, rendendoli più interattivi, collaborativi ed efficienti, e giocando su più piani, sia dal punto di vista dei dispositivi sia da quello dell’integrazione nei processi aziendali. Guidando, in estrema analisi, i risultati aziendali.