App prenotazione desk: come sfruttare i dati per ottimizzare HR e Facility

Le app di prenotazione desk, integrate all’interno di un ambiente di lavoro ibrido e intelligente, rappresentano una fonte di dati preziosa a sostegno dei responsabili di HR e Facility. Entrambe queste funzioni aziendali, infatti, si trovano a dover affrontare una serie di sfide mai sperimentate prima: l’hybrid workspace è un ecosistema operativo del tutto nuovo e richiede una gestione evoluta. Il punto è riuscire a sbloccarne appieno le immense potenzialità in termini di benessere lavorativo, produttività e sostenibilità ambientale ed economica. L’app di prenotazione desk e spazi aziendali Space Booking, firmata Durante, genera informazioni di valore per aiutare l’organizzazione a centrare tutti questi obiettivi strategici.

Cos’è e come funziona l’app di prenotazione desk

Space Booking venne lanciata nel lontano 2013 – inizialmente immaginata come applicazione web e successivamente integrata con Exchange e con GSuite – per portare l’organizzazione dei meeting aziendali a un livello superiore. Questo strumento, infatti, oltre a permettere di riservare le sale e invitare i partecipanti, abilita anche l’attivazione automatica delle stesse: una volta effettuato il check-in, tutti gli strumenti e i dispositivi si predispongono autonomamente in base al setup specifico scelto dall’organizzatore. Non solo: ci si è resi presto conto che, nelle loro attività quotidiane, le persone hanno bisogno di utilizzare anche altri spazi, asset e servizi comuni. Ecco, quindi, che la soluzione si è evoluta in una app di prenotazione per desk, parcheggio, mensa ma anche servizi come catering e traduzione o qualsiasi prodotto specifico si renda necessario per eventi particolari. Oggi Space Booking è una app di prenotazione desk e asset aziendali disponibile anche in versione mobile: un touchpoint sempre più vicino alle persone. Letteralmente a portata di mano.

Perché l’app di prenotazione desk diventa fonte di dati preziosi per il management

L’app di prenotazione desk diventa quindi molto di più e si trasforma in uno strumento personale, disegnato intorno alle esigenze dei talenti aziendali. Gli utenti abilitati possono muoversi in maniera più libera, efficace e soddisfacente all’interno del digital workspace perché riescono a verificare in tempo reale quali sono le risorse disponibili e prenotarle in pochi clic per l’ora e il giorno di loro interesse, ottenendo la migliore esperienza possibile dal paradigma operativo ibrido. Ed è proprio quest’ultimo scenario ad aver svelato come, per HR e Facility, la nuova frontiera di innovazione sia rappresentata dai dati che le app di prenotazione di desk o spazi aziendali possono generare. Si tratta infatti di un ingente volume di dati statistici, ovvero anonimi, che consentono di ottenere informazioni molto pertinenti sulle nuove dinamiche lavorative che si vanno delineando in azienda. Per visualizzare e interpretare questi dati generati dall’app di prenotazione desk, sale e asset, Space Booking mette a disposizione dei responsabili aziendali delle dashboard standard con le indicazioni ritenute tradizionalmente più utili. Ma fa anche di più: il sistema produce infatti informazioni che possono essere collegate a Power BI, la soluzione di visualizzazione ed elaborazione dati firmata Microsoft che permette di sfruttare i dati anche in ottica predittiva. In base alle specifiche esigenze di ogni cliente, quindi, Durante affianca alle dashboard standard anche pannelli personalizzati con tutte le informazioni specifiche che ogni azienda voglia avere a disposizione.

L’app di prenotazione desk aiuta i Facility manager a costruire ambienti più funzionali…

Dalla prospettiva di Facility, per esempio, leggere le statistiche prodotte dalla app per prenotazione desk o sale significa conoscere il numero di asset che vengono prenotati quotidianamente, quindi la percentuale di saturazione ma anche la effettiva percentuale di riempimento di ogni singola sala ogni volta che viene utilizzata. Queste fotografie permettono di comprendere quali siano le reali esigenze degli utenti per delineare strategie e azioni volte a soddisfarle: si svolgono spesso tanti meeting ma con pochi partecipanti? Forse allora c’è bisogno di un numero maggiore di sale più piccole. Queste stanze non vengono utilizzate sempre con lo stesso setup tecnologico? Forse occorre adeguare gli strumenti alle esigenze particolari, in funzione del tipo di riunione o delle persone che vi partecipano. Ci sono utenti che prenotano gli asset ma poi non li sfruttano, lasciandoli inutilmente occupati? Si possono creare policy volte a responsabilizzare le persone verso un uso più corretto dei beni comuni. Le app di prenotazione desk e sale diventano così la leva per costruire ambienti più funzionali. Inoltre, l’efficientamento delle risorse abilita uno scenario virtuoso anche dal punto di vista del risparmio energetico perché azzera qualsiasi spreco

.… e i responsabili HR a migliorare l’esperienza delle persone

Dal punto di vista di HR, i dati raccolti dall’app di prenotazione desk consentono di conoscere il numero esatto di persone presenti in azienda e, più nel dettaglio, quante di queste stiano partecipando a un meeting dalla sala riunioni e quante in videoconferenza; o, ancora, se chi è in videoconferenza sia collegato in smart working o in mobilità. Statisticamente, in questo modo è possibile avere un’idea molto più definita all’hybrid workspace, in modo tale da effettuare precise analisi di efficienza e produttività per capire quali strategie e strumenti implementare con l’intento di migliorare l’esperienza delle persone nei vari contesti in cui si trovano a lavorare quotidianamente.