Prenotazione sale riunioni: il software che incrementa la produttività​

La gestione dei meeting, dalla prenotazione delle sale riunioni alla convocazione dei partecipanti, può essere una bella sfida organizzativa per alcune aziende, proprio per la molteplicità e la quantità delle variabili in gioco: convocazione delle persone coinvolte, prenotazione degli spazi collaborativi aziendali e virtuali, predisposizione dei dispositivi desktop e mobile e dei software coinvolti. Spesso possono presentarsi problemi di disorganizzazione che incidono sulla gestione delle sale riunioni e quindi sulla produttività e sulle tempistiche. Tra le criticità che possono ostacolare la perfetta organizzazione del meeting, può capitare che una sala riunioni sia già occupata, ma senza corretta segnalazione, che ci siano nuovi accessi al meeting da gestire in remoto, oppure che sia necessario prenotare dispositivi, accessori, servizi di domotica o servizi speciali.

Prenotazione sale riunioni, facile come un touch con Space Booking

A risolvere questi e altri inconvenienti ci ha pensato Durante, realizzando Space Booking, un evoluto ecosistema per la gestione e la prenotazione di sale riunioni e degli spazi collaborativi virtuali, che integra software, dispositivi e staff tecnico e operativo in un’unica soluzione.

La smart solution di Durante è, in pratica, un software di gestione e prenotazione sale riunioni progettato direttamente nella digital factory di Durante, che da sempre studia le migliori soluzioni per le aziende, per semplificare e ottimizzare i processi di comunicazione e collaborazione inter e intraziendali, con l’impiego di strumenti e piattaforme di UCC.
Space Booking è una suite completa hardware e software per il workspace management, efficace sia per la prenotazione di sale riunioni, sia per la gestione e il controllo completo di tutto quello che ruota attorno alla conference: prenotazione di sale riunioni fisiche o virtuali, ma anche strumento di controllo e monitoraggio di dispositivi, domotica e servizi di conference e meeting. Con Space Booking, di fatto, la prenotazione e la gestione di sale riunioni è un’operazione semplice per ogni utente aziendale, che può organizzare un meeting direttamente dalla propria mail o partecipare a una video conferenza da remoto dal proprio smartphone, grazie all’integrazione con il pacchetto Office 365 e con la Google Suite.

Tablet e wallboard: la prenotazione delle sale riunioni è smart ed efficiente

Il sistema di prenotazione sale riunioni di Durante consente al partecipante o all’organizzatore di una riunione o di una conference di prenotare lo spazio più idoneo al meeting, invitare contemporaneamente partecipanti in videoconferenza, richiedere dispositivi, accessori o altre tipologie di servizi, come segreteria, interpretariato o catering.

La suite prevede anche la presenza di tablet posizionati sul desk della meeting room, con cui si possono gestire in modo del tutto intuitivo diverse operazioni: tra queste, avviare la videoconferenza, attivare scenari di domotica – come regolare le luci o la temperatura nella stanza – condividere una presentazione selezionando i dispositivi di input e output -da un notebook a un monitor, per esempio – mentre il sistema adatta automaticamente la modalità visiva corretta. Tutto con un semplice touch, non servono telecomandi né controller.

Space Booking prevede inoltre dei pannelli touch esterni alla meeting room, che consentono di verificare se la stanza è prenotata o libera, per poter procedere istantaneamente alla prenotazione. In questo modo, il sistema evita la sovrapposizione di prenotazioni, ottimizzando la gestione delle sale riunioni, contribuendo alla corretta gestione degli spazi collaborativi aziendali e
fornendo inoltre report precisi sull’utilizzo delle risorse fisiche e virtuali, grazie alle informazioni condivise.

Staff tecnico qualificato a disposizione per monitorare e supervisionare la sala riunioni 

Le richieste di prenotazione delle sale riunioni vengono trasferite in tempo reale allo staff tecnico e organizzativo, che supervisiona e provvede a soddisfare diverse esigenze della meeting room, dal check up dei dispositivi e della tecnologia di sala, alla risposta tempestiva ad eventuali richieste, alla verifica in real time dello stato di ciascun meeting.
Infine, il sistema prevede anche dei wallboard di piano, che segnalano la stanza libera più vicina, fornendo informazioni sullo stato di occupazione delle meeting room di un piano o di un’area dell’ufficio: un servizio utilissimo, per esempio, nel caso di riunioni di brainstorming urgenti o non programmate.

 

La gestione delle sale riunioni entra nel futuro con Digiroom

Dalla digital factory di Durante arriva un’altra soluzione che porta la gestione di sale riunioni a un livello mai sperimentato prima, questa volta a partire dall’allestimento: parliamo di Digiroom, la prima formula di Rooms As A Service  presente sul mercato. Si tratta di un servizio erogato interamente in cloud, attraverso il quale è possibile ottenere un allestimento tecnologico degli spazi aziendali con hardware e software di ultima generazione, costantemente aggiornati e compatibili con i maggiori sistemi di videoconferenza e le piattaforme di collaborazione più diffuse. Il tutto, senza dover effettuare alcun investimento iniziale. Non solo: un servizio di configurazione in modalità concierge e un assistenza proattiva, compresi nel canone, rendono incredibilmente semplice ed efficace la gestione
delle sale riunioni. Grazie al cloud, infatti, qualsiasi dispositivo presente nelle meeting room può essere monitorato, riavviato e riconfigurato da remoto: gli operatori di Durante riescono a identificare e risolvere qualsiasi disguido tecnico prima ancora che possa essere rilevato dagli utenti aziendali, garantendo una gestione delle sale riunioni sempre al top. Ogni soluzione, inoltre, può essere personalizzata grazie a layout modulari che permettono di soddisfare con la massima flessibilità qualsiasi esigenza aziendale, assicurando una user experience ottimale e una gestione delle sale riunioni uniforme.

 

Conclusioni: collaborazione e comunicazione a un livello superiore

Durante è dunque in grado di offrire ai propri clienti soluzioni davvero innovative che potenziano aspetti cruciali per l’efficienza dell’hybrid workplace garantendo la massima performance sia per la gestione delle sale riunioni, che per la prenotazione degli spazi e l’organizzazione di meeting fisici e/o in video-conferenza. Il tutto grazie a sistemi smart, connessi e monitorati h24 da personale tecnico altamente qualificato, come si richiede a standard qualitativi di livello enterprise. Il risultato è una gestione fluida degli spazi collaborativi virtuali e fisici, che permette alle aziende di supervisionare la gestione delle risorse utilizzate, ottimizzando costi e tempi.