Hybrid workplace: come ottimizzare la prenotazione di desk e sale aziendali

Il tradizionale posto di lavoro si sta convertendo con sempre più decisione in un hybrid workplace: la trasformazione è in atto da anni, spinta da un processo di costante digitalizzazione aziendale, ma ha vissuto un’accelerazione repentina negli ultimi mesi a causa della pandemia. In questo scenario, le aziende si sono trovate a dover rivedere in fretta tempistiche, processi operativi e, soprattutto, spazi di lavoro. E proprio la gestione di questi ultimi, in una nuova normalità plasmata da smart working, rientri su turnazione e necessità di distanziamento, richiede un’attenzione particolare. 

Trasformare l’hybrid workplace in un ecosistema aziendale più efficace

Ci troviamo di fronte a un cambiamento che, se supportato da strumenti tecnologici adeguati e da un nuovo approccio culturale, potrà trasformare l’hybrid workplace in un ecosistema aziendale più collaborativo e soddisfacente. 

Ottimizzare la prenotazione di desk e sale aziendali è il primo passo per permettere al personale di organizzare le proprie attività in maniera efficace, semplice e sicura. 

La gestione delle scrivanie o delle sale è un’attività che richiede buone capacità organizzative per risultare davvero efficace, senza trasformarsi in un processo caotico e in una perdita di tempo. Quando si prenotano gli spazi aziendali (https://www.durante.it/blog/prenotazione-sale-riunioni-la-soluzione-che-incrementa-la-produttivita/) condivisi, reali o virtuali che siano, occorre definire gli orari, convocare i partecipanti alla riunione e predisporre gli asset hardware e software necessari per il meeting. Con un sistema tradizionale, c’è il rischio di andare incontro a intoppi e criticità che compromettono l’operatività: a chi non è mai successo di trovare la sala riunioni già occupata da un altro team, a causa di un sistema di prenotazioni manuale o non condiviso? Ma non solo: può capitare di doversi procurare anche servizi o dispositivi particolari che richiedono ulteriore organizzazione, o di dover abilitare nuovi accessi da remoto senza compromettere la fluidità del meeting. 

Sfruttare al meglio desk e sale aziendali per migliorare l’operatività

Far sì che la prenotazione di desk e sale aziendali nell’hybrid workplace diventi un’esperienza senza impedimenti significa, concretamente, aumentare la flessibilità del lavoro e la produttività delle risorse. E per riuscirci, è indispensabile implementare una piattaforma software di prenotazione. Digitalizzare anche i processi di booking, infatti, permette di sfruttare al meglio ogni minuto di lavoro, ogni asset e ogni spazio, garantendo un workspace management eccellente. Un’organizzazione ottimale consente inoltre – cosa non da poco nella nuova normalità – di garantire anche una fruizione adeguata delle sale riunioni e delle scrivanie, a tutela della salute dei lavoratori, nel rispetto delle normative e della sicurezza. Al di là del contesto strettamente emergenziale, comunque, integrare nell’hybrid workplace un processo di prenotazione autonomo, agile e flessibile rappresenta per l’azienda la certezza di poter garantire la massima operatività in qualsiasi occasione e a fronte di qualsiasi cambiamento futuro.

Hybrid workplace, efficient workspace: i vantaggi di un software di prenotazione

La gestione autonoma di ogni processo di workspace management può essere abilitata solo attraverso l’integrazione di un software di prenotazione di desk e sale aziendali (fisiche e virtuali) all’interno dell’hybrid workplace. Attraverso un’unica piattaforma, in questo modo, ogni utente può avere visibilità degli spazi liberi, gestire le apparecchiature necessarie per le videoconferenze con cui collegare sia sale “fisiche” che virtual meeting room, convocare i partecipanti ed effettuare il check-out per rendere immediatamente disponibile l’area o la postazione. Questa completa autonomia di gestione accresce il coinvolgimento dei lavoratori e abilita un preciso monitoraggio dei costi aziendali. Flessibilità e agilità, colonne portanti dell’hybrid workplace, sono inoltre garantite dalla possibilità di effettuare queste operazioni via e-mail, con dispositivi mobili o tramite browser web. Una facilità d’uso estrema, che garantisce una user experience eccellente e si traduce in un aumento della soddisfazione e della produttività di tutti gli utenti coinvolti.

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