Sale riunioni: perché il futuro fa rima con as a service

Il periodo di grandi cambiamenti che stiamo attraversando ha lanciato varie sfide ad aziende e lavoratori. Nuovi paradigmi lavorativi come lo Smart Working richiedono un rafforzamento di competenze tecnologiche, un cambio di mindset e una nuova gestione degli spazi a partire dalle sale riunioni, fino ad arrivare alla postazione del singolo individuo e all’intero workspace. 

La percezione e la concezione dell’ufficio cambiano totalmente. Si è raggiunta la consapevolezza che è possibile scegliere come lavorare, di come usufruire degli spazi aziendali e di poterlo fare al bisogno, as a service, grazie alla tecnologia. Il futuro del lavoro sono gli smart office, uffici intelligenti creati per le persone.

Sale riunioni: la digital transformation migliora l’utilizzo e la collaborazione

Cosa accade quando i lavoratori si trovano a dover collaborare a distanza su di un progetto? O a doverlo fare in presenza con un’emergenza sanitaria in corso?

In entrambi i casi fino ad un anno fa si prospettava una situazione davvero disagevole in molte aziende italiane.

Poi è arrivato il periodo di pandemia che ha inevitabilmente accelerato la digital transformation in un Paese, l’Italia, ancora troppo indietro nell’adozione di tecnologie volte a migliorare la qualità della vita lavorativa delle persone. 

Ora accade che le realtà aziendali hanno il dovere di investire sulle proprie risorse e sulla trasformazione digitale degli ambienti di lavoro, soprattutto quelli condivisi come sale riunioni e open spaces, per renderli a misura d’uomo e grazie alla tecnologia immediati e intuitivi, che facilitino la collaborazione e la produttività, mantenendo un ottimo work life balance e time management. 

Il turnover delle persone: problema risolto con le sale riunioni as a service 

L’innovazione tecnologica mai come oggi deve semplificare la vita di tutta la popolazione aziendale. Le aziende devono mettere le proprie persone veramente al centro e affrontare un processo di trasformazione digitale di ambienti lavorativi e sistemi di comunicazione e collaborazione poiché gli spazi aziendali diventano ibridi, accogliendo personale in sede e mantenendo risorse in smart working.

È inevitabile che il turnover delle persone sia alto e il numero di contenimento degli spazi condivisi come sale riunioni e aree comuni limitato, a causa di norme sanitarie introdotte per via del Covid-19. Per questo nascono nuove tecnologie a supporto che permettono una collaborazione ottimale tra produttività e benessere, e offrono la possibilità al lavoratore di scegliere al bisogno se partecipare online a una conferenza e di accedere a sistemi di prenotazione delle sale riunioni da remoto.

Questo avrà un impatto positivo sia per il monitoraggio dei flussi di persone in azienda, sia per il costante legame e sensazione di vicinanza con essa. Ciò non solo garantirà un maggiore benessere lavorativo delle persone, ma attirerà giovani talenti che fanno della flessibilità lavorativa una priorità. 

Le tecnologie a supporto delle aziende per il Digital workplace

Comunicazione e collaborazione istantanea sono il fulcro delle aziende moderne. Infatti, il trend del futuro, che ormai possiamo definire presente, sono i sistemi di unified communication e collaboration, tutte quelle tecnologie cioè che permettono di mantenere una comunicazione immediata con tutti i lavoratori in azienda e in smart working, una web collaboration istantanea nonostante la distanza e che, soprattutto, non influiscono in modo negativo sul benessere lavorativo delle persone. 

Lo smart office per essere definito tale, dovrà trasformarsi, e per farlo dovrà mettere a disposizione delle persone tecnologie innovative per facilitare comunicazione e collaborazione.

Quali tecnologie innovative per lo smart workplace e sale riunioni collaborative? 

• La realtà virtuale, tecnologia emergente che funziona grazie ad un visore, permetterà nell’immediato futuro di lavorare con i propri colleghi nello stesso tavolo e dialogare con essi come in una normale conversazione, ma non in presenza. Si presenzierà per un briefing, ma virtualmente, dalla propria scrivania di casa, o dal proprio ufficio, senza doversi spostare. 

• Una necessità immediata sarà quella di trasformare digitalmente le classiche sale riunioni. Una soluzione ottimale sono le huddle rooms: piccoli spazi tecnologicamente attrezzati per favorire una collaborazione immediata. Stanze protette, isolate acusticamente e riservate ad un numero di partecipanti minimo per non incorrere in problematiche igienico-sanitarie, con tecnologie innovative che permettono di supportare meeting e attività di video collaboration e partecipare a una video conferenza online grazie a software di web collaboration. 

• Tecnologie di cloud collaboration saranno davvero importanti per rendere l’azienda un digital workplace efficiente e su misura per le persone, poiché rendono la comunicazione in team e tra teamwork agile, sicura e immediata. 

La flessibilità in azienda, soprattutto nelle aree comuni e nelle sale riunioni è ormai un requisito fondamentale per garantire benessere lavorativo, ambientale e incentivare la collaborazione tra colleghi in sede o a distanza. 

La direzione intrapresa è quella di offrire ai lavoratori la possibilità di scegliere con autonomia “as a service”, al bisogno, quando raggiungere la sede aziendale, quando lavorare in smart working o da remoto e quando invece interessarsi alla prenotazione di sale riunioni per necessità, ed essere presenti anche a distanza.