Collaboration e workplace: come avere ambienti di lavoro unificati

Promuovere la collaboration nel workplace della nuova normalità rappresenta la massima priorità per tutti i responsabili aziendali. La mobilità dei dipendenti cresce di giorno in giorno, sia dentro che fuori azienda: al lavoro da remoto, infatti, si aggiunge una concezione più dinamica anche della fruizione degli spazi aziendali. Nasce dunque la necessità di fornire alle persone gli strumenti giusti per lavorare e interagire in maniera efficiente, sia all’interno che all’esterno dell’organizzazione, unificando di fatto gli ambienti di lavoro fisici e virtuali. Migliorare la collaboration nel workplace di oggi non significa semplicemente ammodernare la comunicazione aziendale: significa farle compiere una vera e propria evoluzione mai sperimentata prima. Vediamo come.

Le persone: ci sono loro al centro dei nuovi ambienti di lavoro unificati 

Collaboration e workplace sono diventati un binomio imprescindibile su cui concentrarsi per abilitare nuovi modelli culturali e operativi in grado di far prosperare il business. Ma il punto di partenza è un altro. Il fulcro di questa trasformazione sono le persone: la creazione di ambienti di lavoro unificati deve essere pensata per favorire il coinvolgimento, l’interazione, la condivisione di conoscenze (https://www.durante.it/blog/i-5-vantaggi-della-smart-collaboration-aziendale/) e la creatività. Ed è qui che entra in gioco la tecnologia: attraverso gli strumenti e i software di Unified Communication & Collaboration il workplace si evolve in un ambiente di lavoro flessibile e senza confini di spazio e di tempo.  In questo modo, si centralizzano le informazioni, si ottimizzano i flussi di lavoro e si velocizzano i processi decisionali. Le persone lavorano (e stanno) meglio, il business cresce. L’idea è quella di includere, con un approccio olistico, tecnologie, ambienti e infrastrutture (https://www.durante.it/blog/uno-smart-workplace-per-andare-oltre-la-tecnologia/) in un ecosistema a misura di persona, prestando la massima attenzione a metriche come flessibilità, integrazione, sicurezza e ottimizzazione delle risorse.

Gli strumenti: la Unified Communication & Collaboration nel workplace 2021

Se il punto di partenza sono le esigenze delle persone, quello di arrivo deve essere la loro soddisfazione, che si traduce in produttività (https://www.durante.it/blog/digital-workspace-come-rendere-il-lavoro-piu-innovativo-e-produttivo/). Il fattore abilitante è rappresentato da un inventario tecnologico che prevede l’implementazione di strumenti e strategie di Unified Communication & Collaboration (https://www.durante.it/blog/unified-communication-cose-e-perche-potenzia-la-produttivita/) in workplace moderni e digitalizzati. Ecco, dunque, il ruolo centrale rivestito da tecnologie come il cloud, con applicazioni di messaggistica istantanea e unified messaging, piattaforme di collaborazione, sistemi per la condivisione documentale e multimediale, virtual room, servizi di web conference e tecnologia VOIP, fissa e mobile.

Soprattutto nell’ultimo anno, trascorso in smart working, i lavoratori hanno preso familiarità con gli strumenti digitali; d’altro canto, però, i mesi di distanziamento forzato stanno facendo emergere con decisione un grande bisogno di socialità. La collaboration nel workplace 2021 deve essere la sintesi perfetta di queste due tendenze. Da questa prospettiva, gli ambienti di lavoro unificati non rappresentano il fine, bensì il mezzo per lavorare in maniera efficace, con una user experience fluida e intuitiva. 

Gli spazi: fisico e digitale si integrano, collaboration e workplace si potenziano

Quando si ragiona in merito ai nuovi modelli di collaboration e workplace, non bisogna dimenticare che la stessa configurazione degli ambienti fisici è protagonista di una vera e propria evoluzione, sia pratica che concettuale. Sembrano essere davvero passati i tempi in cui a ogni dipendente corrispondeva una scrivania fissa, in cui le riunioni avvenivano tassativamente in presenza e ci si doveva spostare di stanza in stanza per condividere un documento o procedere con l’avanzamento di una pratica. Nell’era di collaboration e workplace digitale, le persone partecipano alle riunioni anche in mobilità (https://www.durante.it/blog/digital-transformation-rinnovare-le-sale-riunioni-con-un-approccio-as-a-service/): per questo è fondamentale garantire la compatibilità BYOD nelle sale deputate. No solo, gli ambienti di lavoro vengono utilizzati in modo più flessibile e condiviso, con rientri in azienda su turni: qui è un sistema di prenotazione virtuale (https://www.durante.it/blog/hybrid-workplace-come-ottimizzare-la-prenotazione-di-desk-e-sale-aziendali/) degli spazi che fa la differenza. 

Desk, spazi condivisi e sale meeting si evolvono così in ambienti intelligenti e versatili, in stretta connessione con ogni singolo lavoratore, ovunque si trovi. Insomma: è l’azienda stessa che, dalle sue sale fisiche, deve aprirsi al mondo digitale, avviando un processo sinergico e virtuoso di vicendevole potenziamento. Con la piena integrazione di ogni dispositivo all’interno dell’ambiente di lavoro unificato, infatti, collaboration e workspace esprimono al massimo il proprio potenziale.