Ambienti multimediali: funzioni e tecnologie degli ambienti smart

Realizzare ambienti multimediali in grado di supportare il lavoro in chiave ibrida è uno dei requisiti che differenziano le
aziende più evolute e al passo con i tempi rispetto a quelle che procedono in maniera meno
lungimirante e, quindi, efficace sul lungo periodo. La chiave è mettere le persone nelle
condizioni di collaborare, sia tra team che con fornitori, clienti e partner per co-creare
valore, scambiando facilmente informazioni all’interno dei flussi di lavoro.

Abilitare una visione olistica per gli ambienti multimediali: sfide e strumenti chiave

Per abilitare un hybrid workplace davvero maturo servono ambienti multimediali progettati
secondo una visione olistica : il punto è disegnare la user experience all’interno di un flusso senza soluzione di continuità, nel quale occorrono sia le tecnologie che i processi. In quest’ottica, un elemento che deve tenere il passo con il cambiamento è l’infrastruttura IT: l’inventario tecnologico aziendale deve raggiungere e offrire lo stesso livello di semplicità ed efficacia degli strumenti personali. Le parole d’ordine sono due: compatibilità ed esperienza d’uso. Gli ambienti smart devono essere subito pronti, facili da utilizzare e immediatamente compatibili con qualsiasi altro sistema a cui ci si voglia collegare. Raggiungere un eccellente livello di compatibilità cross-piattaforma, in particolare, è fondamentale per rendere raggiungibile chiunque, da e in tutti gli ambienti multimediali. Clienti, fornitori e collaboratori esterni, infatti, non utilizzano necessariamente
le stesse tecnologie implementate in azienda ma devono potersi collegare senza alcun attrito o rallentamento tecnico. E non è tutto: occorre considerare un terzo punto, evoluto nel tempo, ovvero la specializzazione di questi ambienti. Vediamolo nel dettaglio.

I diversi ambienti multimediali smart: una nuova fisionomia per le aziende moderne

All’interno di un building moderno sussistono varie tipologie di ambienti multimediali, ognuna delle quali con funzioni e tecnologie specifiche. Appena messo piede in azienda, per esempio, si accede all’area adibita all’accoglienza degli ospiti: questa stessa zona, nelle aziende moderne, va verso un allestimento sempre più smart. Attraverso strumenti di
accreditamento digitale, per esempio, un receptionist collegato da remoto è perfettamente in grado di registrare l’ospite, fornirgli tutte le informazioni per la visita e avvisare del suo arrivo il referente aziendale. Superato l’ingresso, troviamo altre aree ulteriormente evolute. Disimpegni e spazi informali possono, per esempio, essere arricchiti con il digital signage: questa tecnologia consente alle persone di orientarsi tra i vari corridoi, ricevere le informazioni utili del giorno, mandare
messaggi o verificare lo stato di occupazione delle varie sale, sia nell'immediato che nel medio periodo. Entrando nel cuore dell’edificio, possiamo poi trovare ambienti multimediali specificamente costruiti per ospitare video-call: isolati acusticamente, adeguatamente areati e illuminati, equipaggiati con sistemi audio-video ad alta definizione e con strumenti per la produttività. E non è ancora finita. Un altro cambiamento che sta coinvolgendo la fisionomia dell’ufficio tradizionale è quello relativo al concetto di scrivania “personale”, sempre meno funzionale: si sta delineando invece un modello di ambiente
condiviso, all’interno del quale i vari desk devono poter essere gestiti tra più persone. Ed ecco che, in questo scenario, nasce anche la necessità di strumenti per la prenotazione degli spazi e delle risorse.

Prenotare gli spazi condivisi: vantaggi per utenti, ufficio HR e facility manager

Nello scenario costituito da ambienti multimediali smart, una piattaforma digitale per la prenotazione e gestione delle varie risorse consente di pianificare meglio sia il lavoro del singolo utente che le attività di dipartimenti come HR e Facility. Le persone possono, per esempio, verificare via app quali sono gli asset liberi per il giorno e l’ora di proprio interesse e prenotarli in pochi clic. Nel caso di una meeting room, per esempio, giunto il momento di utilizzare la sala, si effettua il check-in
che attiva istantaneamente lo scenario preconfigurato in base alle preferenze dell’utente. Ed ecco che, automaticamente, si accendono i monitor, si regolano le luci, si alzano o abbassano le tapparelle, si accende il sistema di riscaldamento o raffrescamento: in pratica, negli ambienti multimediali smart le persone sono messe immediatamente nelle condizioni
di poter lavorare senza (pre)occuparsi di altro. Similmente, una volta terminata la riunione ed effettuato il check-out, il sistema spegne automaticamente tutti i dispositivi, evitando qualsiasi spreco energetico. Le soluzioni di prenotazione e gestione degli ambienti multimediali, come già accennato, offrono vantaggi importanti anche per HR e Facility poiché permettono di avere visibilità sull’utilizzo effettivo delle superfici aziendali. In questo modo si ottengono informazioni realmente pertinenti per riprogettare gli spazi e renderli sempre più aderenti alle necessità operative, oltre a definire policy volte a responsabilizzare gli utenti affinché utilizzino al meglio asset e sale prenotate, ottimizzando capienze e risorse.