Hybrid digital workplace: come incrementare l’efficacia della collaborazione aziendale​

Hybrid digital workplace è il nuovo modo di dire ufficio. Ma non solo: è un nuovo modo di concepire l’esperienza lavorativa, un modello evoluto per creare inedite occasioni di produttività. In questi ultimi anni di profondo cambiamento è diventato essenziale riuscire ad abbattere le barriere fisiche, operative e culturali per ridisegnare il concetto stesso di lavoro e dare vita a un ecosistema senza confini di spazio (e di tempo). E se all’inizio si è trattato di una situazione emergenziale, oggi possiamo finalmente fermarci a riflettere per definire la fisionomia dell’azienda a prova di futuro. Superato giocoforza il tradizionale paradigma statico e analogico, quella che si impone è una svolta improntata su agilità e collaborazione, abilitate e potenziate in chiave digitale. È l’era dell’hybrid digital workplace: gli spazi fisici aziendali devono evolversi per agevolare, senza soluzione di continuità, l’interazione tra tutte le persone coinvolte nei processi aziendali, stiano esse lavorando da casa, in mobilità o dall’ufficio stesso. Come? Predisponendo strumenti in grado di azzerare qualsiasi barriera: sistemi di videoconferenza ad alta risoluzione, sale digitalizzate e piattaforme di prenotazione personalizzate. Ecco come trasformare l’ufficio in un hub operativo fluido e aperto verso l’esterno, disegnato intorno alle esigenze delle persone (con uno sguardo attento anche alla sostenibilità economica).  

Come implementare un hybrid digital workplace evoluto: 4 elementi chiave

Mettere mano agli spazi fisici aziendali per potenziarli a tal punto da realizzare un hybrid digital workplace moderno, senza per questo incorrere in investimenti insostenibili, può essere un’operazione complessa. Per riuscire a centrare appieno l’obiettivo e creare un ambiente ibrido in grado di promuovere realmente collaborazione e produttività, è fondamentale prestare massima attenzione a quattro elementi chiave:

#1 Contare su implementazione e manutenzione semplici e automatiche

Il rinnovamento tecnologico delle sale riunioni, per essere ottimale, richiede certamente un elevato livello di complessità, sia in termini di implementazione che di manutenzione costante. La soluzione è allestire gli spazi dell’hybrid digital workplace con dispositivi configurati e gestiti via cloud da un partner esperto, attraverso un modello di erogazione as a service. In questo modo si ha la certezza che ogni singolo dispositivo – monitor, microfoni, pannelli touch o intere sale che siano – possa essere configurato, monitorato e gestito da remoto attraverso una piattaforma di management unificata, con un sistema di assistenza tecnica proattiva in tempo reale.

#2 Ottimizzare i costi con un hybrid digital workplace senza investimenti

Se, da un lato, l’attuale contesto di mercato richiede alle aziende di aumentare il livello di produttività e innovazione, dall’altro impone anche a molti business vincoli particolarmente stringenti in termini di budget. Tale dicotomia può essere agevolmente superata proprio grazie al modello di erogazione as a service. Allestire un hybrid digital workplace basato sul cloud e fornito attraverso questa modalità di servizio, infatti, permette di utilizzare immediatamente sale meeting equipaggiate con le migliori tecnologie sul mercato contando su aggiornamento costante, assistenza e manutenzione proattiva senza investimenti iniziali, bensì pagando un semplice canone mensile preconcordato e commisurato alle specifiche necessità. 

#3 Garantire una user experience ottimale ovunque e con tutti i dispositivi

Per far sì che la collaborazione sia davvero massimizzata all’interno dell’hybrid digital workplace è fondamentale garantire una user experience di livello superiore che risulti semplice e omogenea in ogni sala e con ogni dispositivo, anche in ottica Bring Your Own Device. Che le persone siano connesse dall’ufficio o da remoto, l’allestimento tecnologico deve abilitare una videoconferenza fluida e consentire così un’interazione il più naturale possibile. Per riuscirci è importante poter contare sia su strumenti hardware di ultima generazione che, come già sottolineato, su software costantemente e automaticamente aggiornati. 

#4 Abilitare un sistema di prenotazione personalizzato per l’hybrid digital workplace 

In un hybrid digital workplace davvero maturo le persone devono poter gestire in maniera autonoma, agile e flessibile – ovvero in qualunque momento e da qualsiasi luogo – gli spazi e le risorse aziendali che prevedono di utilizzare fisicamente. Per questo motivo è importante integrare nel nuovo ambiente operativo digitale anche una piattaforma software di desk e room booking che consenta di prenotare la propria postazione via app, in modo tale da sfruttare al meglio il tempo e i diversi asset a disposizione (dalle sale riunioni alle scrivanie, fino a parcheggio, mensa o palestra aziendali).