Come migliorare la gestione degli spazi aziendali per incrementare la produttività

L’efficienza aziendale, intesa nel suo senso più ampio, oggi più che mai può essere migliorata ottimizzando la gestione degli spazi lavorativi. L’esperienza della pandemia di Covid-19 ha reso l’ufficio un luogo sempre più fluido e “opzionale”, dove riunioni e meeting vengono effettuati con successo sia in presenza sia da remoto (o con un mix dei due).

In tutto questo occorre anche ricordare gli spazi comuni, i desk e le infrastrutture di vario tipo utilizzate per dimostrazioni, webinar, proposte commerciali o altro.

Insomma, ottimizzare gli spazi deputati alle operazioni aziendali può migliorare diversi driver di business, non solo in termini di ottimizzazione dei costi, ma anche di produttività e sviluppo.

In questo panorama di bisogni e scenari eterogenei, uno strumento software dedicato alla gestione degli spazi aziendali aiuta a rendere tutto più efficiente, senza bisogno di onerosi investimenti anticipati.

 

Non solo gestione degli spazi

 

Un buon software per la gestione degli spazi fa molto più che tenere traccia delle riunioni e dell’occupazione degli spazi comuni: ci sono tantissimi aspetti che possono essere riuniti in un’unica soluzione.

Ecco alcuni esempi di che tipi di infrastrutture e servizi aziendali possono essere gestiti:

• Monitoraggio e prenotazione di spazi comuni (mensa, parcheggi, ecc.).
• Monitoraggio delle risorse hardware e software nelle sale.
• Statistiche sull’utilizzo effettivo degli spazi e del personale in presenza/in smart working.
• Applicazione centralizzata di policy di accesso agli spazi.
• Monitoraggio delle sale a capienza definita.
• Gestione integrata dei calendari di ospiti e colleghi.
• Check-in/check-out di sala digitalizzato.
• Flussi di accredito digitale per eventi aperti a persone esterne.

A questa lista di aspetti – che non elenca comunque in modo esaustivo le potenzialità di questi software altamente specializzati – va aggiunto il fatto che suddette funzionalità sono integrate con le più comuni piattaforme utilizzate in ambito lavorativo: ci sono app companion che i dipendenti possono installare sui loro smartphone, portali web privati dedicati al booking e integrazioni con suite business come Microsoft Outlook/Exchange e molto altro.

A questa spiccata interoperabilità vanno anche aggiunti gli elementi hardware che, associati ai software per la gestione degli spazi, permettono una più semplice fruizione dei servizi offerti: ad esempio pannelli o chioschi touch interattivi, appliance capaci di fornire accesso wi-fi o porte di ricarica per dispositivi mobili, piccoli device di geolocalizzazione di prossimità, capacità di lettura di chip NFC o identificazione tramite badge RFID e altro ancora.

Insomma, si tratta di un vero e proprio ecosistema in cui la gestione degli spazi è solo l’inizio.

I vantaggi di una gestione degli spazi ottimizzata

Il termine “efficienza aziendale” tocca ogni aspetto di business, ma quali sono i vantaggi tangibili di un approccio come quello descritto più sopra?

Ecco i più importanti:

• La capacità di ottenere tutti i supporti tecnologici e hardware di cui si ha bisogno prima di ogni meeting: mai più riunioni senza proiettori, schermi touch interattivi o altri servizi essenziali per ottenere i risultati di business necessari.
• Maggiore produttività di meeting/eventi: i dipendenti sapranno già cosa aspettarsi in termini di sistemi di supporto, il che permette loro di concentrarsi su ciò che conta davvero.
• Tutto questo porta anche a riduzioni di costi e ottimizzazione dei profitti: risorse amministrative e di office management, soprattutto in contesti aziendali di grandi dimensioni, saranno molto meno occupate nel monitoraggio e la gestione degli spazi aziendali.
• Facilità di prenotazione: i canali di booking sono molteplici e si adattano ad ogni tipo di scenario d’uso, dai manager C-level a tutte le figure nella gerarchia aziendale. Il calendario integrato, poi, permette di riservare gli spazi anche con mesi di anticipo, ottimizzando l’agenda di ogni dipendente coinvolto.
• Adattabilità oltre i confini geografici: il supporto delle più moderne e diffuse piattaforme mobile permette la prenotazione via smartphone e da ogni parte del mondo, aiutando i business più dinamici a rimanere organizzati anche in mobilità.
• Flessibilità e aggiornamenti in tempo reale: i meeting importanti possono anche protrarsi per più tempo del previsto e non c’è niente di peggio di venire interrotti durante una discussione cruciale in termini di business. Con i software di gestione degli spazi si possono estendere le prenotazioni con un click, organizzare meglio le scalette delle riunioni e molto altro ancora.

Ora che sei più consapevole di come una soluzione completa per la gestione degli spazi aziendali possa rendere il tuo contesto lavorativo più gestibile ed efficiente, puoi dare la giusta priorità all’implementazione di questi strumenti di space management: scegliere il software giusto porterà notevoli vantaggi per la tua azienda e, più in dettaglio, per tutti i team di lavoro. Quello che sembra un’attività di poca importanza in termini di produttività, può diventare molto onerosa in rapporto al numero di persone che devono prenotare e utilizzare le risorse fisiche aziendali nell’arco di una normale giornata lavorativa.