Reception virtuale: digitalizza il processo di accoglienza con Agrìd Welcome​

Implementare una soluzione di reception virtuale grazie alle tecnologie digitali permette di rendere più fluide e sostenibili le operazioni di gestione dei visitatori, semplificando le complessità e ottimizzando i processi, a tutto vantaggio sia degli operatori che degli ospiti. Se amministrata tradizionalmente, infatti, l’attività di ricezione di utenti esterni in azienda può essere particolarmente impegnativa: pensiamo per esempio alla necessità di presidiare diversi varchi su più sedi, alle occasioni in cui è atteso un afflusso importante di persone (che rischia di creare code, tempi morti e disagi) o, semplicemente, alla necessità di offrire agli ospiti un servizio di assistenza in grado di indirizzarli rapidamente verso la sala dell’incontro o il referente che li attende. Implementando una reception virtuale, tutte queste criticità vengono risolte in maniera rapida e semplice: in particolare, la soluzione Agrìd Welcome di Durante permette di digitalizzare tutto il processo di accoglienza, accredito e indirizzamento degli ospiti offrendo loro un primo impatto eccellente con l’azienda, rispettandone la privacy grazie a procedure di trattamento dei dati conformi alle normative e, non ultimo, garantendo al personale uno strumento di lavoro comodo ed efficace. Scopriamone nel dettaglio funzionalità e vantaggi.

Le funzionalità di una reception virtuale evoluta: come funziona Agrìd Welcome

La soluzione di reception virtuale Agrìd Welcome è un sistema multimediale intelligente, integrato con Microsoft Teams, che permette di gestire facilmente via videoconferenza il flusso di visitor management per ogni tipologia di ospite, collegando il primo operatore disponibile. Quest’ultimo, dalla propria postazione in remoto, può dunque videosorvegliare i diversi ingressi, accogliere il visitatore e assisterlo in fase di registrazione, rilasciare il documento di viaggio ed eseguire comandi di building automation per l’apertura delle porte, consentendo l’accesso delle persone una volta registrate. In pratica, il receptionist deve semplicemente accedere alla piattaforma e rendersi disponibile per l’apertura della propria reception virtuale che sostituisce in toto la tradizionale postazione di accoglienza fisica. In particolare, l’accredito digitale viene effettuato attraverso il modulo Visitor Management di Agrìd Welcome che permette di registrare le generalità degli ospiti acquisendone i documenti nel rispetto delle policy aziendali in termini di privacy e sicurezza dei dati, rilasciando poi sia il badge che l’eventuale documentazione prevista per l’occasione specifica. Grazie a questo sistema interamente digitalizzato, inoltre, nel caso in cui sopravvenga un’emergenza, è possibile avere contezza in tempo reale di tutti gli utenti esterni presenti in quel momento in azienda. Un elemento di sicurezza in più da non sottovalutare.

I vantaggi operativi ed economici di una reception virtuale as a service

I benefici offerti dall’implementazione di una reception virtuale come Agrìd Welcome sono evidenti sia in termini di efficienza operativa e di customer experience, sia per quanto riguarda la sostenibilità economica. Innanzitutto, la squadra di operatori connessi da remoto può essere immediatamente a disposizione di qualsiasi ingresso aziendale, indipendentemente dalla posizione geografica delle varie sedi. In questo modo, il sistema permette a un singolo operatore di occuparsi agevolmente del servizio di accoglienza su più accessi ma, nel caso in cui l’affluenza di ospiti lo richieda, può anche automaticamente scalare su un numero più ampio di risorse, garantendo così in tempo reale una risposta efficace e commisurata alle necessità. Sul fronte della customer experience, l’assetto multimediale con digital signage ad alta risoluzione, offre un’esperienza d’uso eccellente, perché non compromette la naturalità dell’interazione umana e garantisce un servizio impeccabile in qualsiasi condizione. 

Dal punto di vista economico, la reception virtuale erogata in modalità as a service permette all’azienda di sfruttare dal primo momento tutti i vantaggi di un sistema tecnologicamente evoluto, senza investimenti impegnativi per quanto riguarda l’acquisto, la manutenzione e l’aggiornamento di sistemi hardware e software sofisticati. Il modello di erogazione basato sul cloud consente inoltre di demandare al fornitore tutte le attività di assistenza tecnica e gestione dell’infrastruttura, garantendo il funzionamento costante di tutta la piattaforma. Il risultato è la certezza di offrire ai propri ospiti un benvenuto impeccabile, sempre e comunque.