Sistema di prenotazione sale riunioni: come ottimizzare e semplificare

Un sistema di prenotazione sale riunioni oggi è fondamentale. In un mondo del lavoro sempre più fluido, caratterizzato dall’evoluzione degli hybrid workplace, la gestione di meeting, il controllo di flussi di persone e l’accesso immediato alle informazioni ovunque in sicurezza sono le priorità per ottimizzare la produttività, semplificare i processi e garantire la smart collaboration.

Considerare l’implementazione di software e l’adozione di tecnologie per collaborare e unificare le comunicazioni per i lavoratori in sede e in remoto, consente non solo di risparmiare tempo e costi, ma anche di guardare al benessere delle persone in azienda garantendo flessibilità nelle attività e la semplificazione di processi lunghi e complessi. 

Ottimizzare il digital workplace con un sistema di prenotazione sale riunioni

Il digital workplace post-Covid-19 non è più lo stesso. La trasformazione è in atto e sarà veramente difficile tornare indietro; le abitudini e la quotidianità dei lavoratori sono cambiate e l’opportunità di scegliere come e dove lavorare pone le aziende in una posizione di facilitatrici della smart collaboration.

Immagina l’ufficio moderno come un hub: qui l’attività principe non è più l’operatività, ma la condivisione, lo scambio di idee, la contaminazione. Le sale riunioni diventano il fulcro di uno smart office dinamico, flessibile, che grazie alla gestione degli spazi si adatta alle esigenze delle persone che in quel momento lo abitano, in sede, come a distanza. 

La tecnologia è dalla nostra parte, con un sistema di prenotazione sale riunioni è possibile gestire ambienti virtuali e fisici con una facilità estrema, evitando problemi di disorganizzazione a cui il top management e i team work potrebbero andare incontro con l’implementazione di paradigmi lavorativi agili.

La prenotazione delle sale riunioni per aumentare flessibilità del lavoro, benessere delle persone e unificare la comunicazione

Ottimizzazione e semplificazione sono le parole chiavi da considerare nell’implementazione di un sistema di prenotazione sale riunioni. Ecosistemi che includono soluzioni software e hardware per rendere smart, accessibile e sicura la collaborazione.

Questi permettono di soddisfare qualsiasi esigenza del worker e rendono l’esperienza utente in sede e da remoto agile e performante. Un esempio calzante sono i software per videoconferenza che in base alla grandezza e capienza delle sale, evitano affaticamenti, distrazioni e mantengono il collegamento stabile e produttivo con i remote workers.

Il sistema di prenotazione sale riunioni permette di prenotare virtual meeting rooms o huddle room, in base alla necessità e comodamente da remoto, incentivando la flessibilità al lavoro senza intaccare minimamente la produttività, il benessere e la collaborazione grazie anche a sistemi di Unified Communication.

Come ottimizzare e semplificare i processi con il sistema di prenotazione sale riunioni

Basta una sola soluzione cloud per migliorare la gestione e la prenotazione delle sale riunioni e, al contempo, incentivare il lavoro flessibile e la smart collaboration. È questa la soluzione ideale di cui necessitano gli hybrid workplace per gestire e monitorare i flussi di persone e dare la possibilità ai lavoratori di prenotare le riunioni e gli spazi collaborativi da remoto.

La facilità di utilizzo è un’altra caratteristica dei sistemi di prenotazione di sale riunioni. Si tratta di suite complete di hardware e software per la gestione del digital workspace, che oltre alle sale riunioni, permettono di gestire e monitorare tutto ciò che può servire in una videoconference, dagli aspetti informatici a quelli domotici.

Adottare un sistema di prenotazione sale riunioni significa offrire la possibilità ad ogni persona in azienda e da remoto di organizzare un meeting direttamente dallo smartphone o partecipare a eventi in videoconferenza con un semplice tap sullo schermo del proprio telefono.

Perché scegliere i sistemi di prenotazione sale riunioni

• Avere qualità di immagini e audio nei meeting: garantire una copertura totale nelle sale riunioni è fondamentale. I sistemi di videoconferenza devono disporre infatti di funzionalità quali panoramica, inclinazione e zoom, e componenti audio modulari ed espandibili per garantire anche alle persone da remoto di avere un’ottima acustica.
• Gestione IT: i sistemi di prenotazione sale riunioni sono talmente semplici da utilizzare che non richiedono l’intervento necessario di figure tecniche del reparto IT, grazie a dispositivi che inviano notifiche in real time. 
• Migliore esperienza utente: se le persone non riescono ad utilizzare la tecnologia implementata, ci saranno difficoltà di adozione della stessa in azienda. Gli strumenti per le sale riunioni di ultima generazione sono facili e intuitivi per favorire l’implementazione.
• Flessibilità e smart collaboration: scegliere i sistemi di prenotazione sale riunioni permette di ottimizzare gli spazi in azienda per favorire la smart collaboration e la video collaboration, questo sia per le persone che lavorano in sede, sia per i lavoratori da remoto.

La completa integrazione di questi sistemi con le tecnologie già presenti in azienda e la semplicità nel funzionamento permettono di ottimizzare gli spazi e il lavoro, di semplificare i processi e le comunicazioni, caratteristiche che rendono efficiente uno smart office.