Smart Office: cos’è e perché ripensare gli spazi di lavoro

Multifunzionale, interattivo, agile, super tecnologico e sostenibile: queste le principali caratteristiche possono descrivere il concetto di Smart Office. Non più il classico ufficio, come siamo abituati a intenderlo, ma un ambiente di lavoro interattivo in cui le persone, i processi e i servizi si uniscono in uno spazio “intelligente” per creare un’esperienza automatizzata e più coinvolgente.
Uno scenario reso possibile anche grazie all’attuazione della Legge sullo Smart Working in Italia (Legge 81/2017) e al sostegno di tecnologie abilitanti, prima tra tutte il cloud, insieme a IoT, intelligenza artificiale, machine learning, sensoristica avanzata, smart signage e via dicendo.

 

COME LO SMART OFFICE TRASFORMA IL WORKPLACE 

Queste tecnologie a supporto di strategie di Collaboration e Smart Working si stanno impadronendo, sempre di più, degli spazi di lavoro, aiutando le persone a lavorare in una dimensione fisica e digitale insieme, che si concretizza appunto nello Smart Office.

I continui cambiamenti tecnologici e le nuove dinamiche hanno un importante impatto sui lavoratori, sui loro ruoli e quindi, non da ultimo, sul luogo in cui questi lavorano.

Il punto, però, è che introdurre strumenti evoluti in spazi di lavoro vecchi e con logiche ancora impostate a silos non ha molto senso: gli spazi, infatti, dovrebbero evolvere insieme alle tecnologie e con il cambiamento di mentalità richiesto alle persone.
Ecco perché, in sintesi, è cruciale per le aziende ripensare anche alla riprogettazione degli spazi di lavoro, se davvero si vogliono applicare efficacemente i benefici e le potenzialità dello Smart Office.

 

RIPENSARE GLI SPAZI DI LAVORO È ESSENZIALE NELLO SMART OFFICE: ECCO PERCHÉ

 

  • Gli spazi evolvono insieme alle tecnologie: rimodulare gli spazi di lavoro va incontro alla logica di collaborazione e flessibilità richiesta dal lavoro agile. Nello Smart Office, infatti, si moltiplicano le aree destinate alla collaborazione (meeting room, sale per le videoconferenze, huddle room) con tecnologie a supporto (cloud, Wi-Fi) e convivono insieme alle piattaforme di digital workspace, ma anche in spazi differenti dell’azienda.

 

  • L’operatività è ovunque: gli spazi di lavoro devono contemplare modalità differenti per favorire la produttività e l’engagement dei dipendenti ovunque, in un’area break come in una meeting room. Ne consegue che la classica scrivania, postazione fissa o desk personale non esiste più, o si affianca a zone condivise e multifunzionali. Quindi, sì a spazi condivisi, conference room, auditori, aree project con desk e monitor, ma anche a salette riservate per piccole riunioni al volo (huddle room), aree social, spazi di accoglienza e reception attrezzati ad hoc, e così via.

 

  • La progettazione degli spazi deve partire dalle persone, creando esperienze: lo Smart Office è soprattutto un luogo di lavoro flessibile e funzionale per i dipendenti. Il lavoratore, nella vision dello Smart Office, è posto al centro della Digital Transformation, che mette a sistema la conoscenza destrutturata, migliorando la qualità e la quantità di informazioni condivise.

 

  • Gli spazi devono essere funzionali all’utilizzo dei dipendenti che li vivono per lavorare, collaborare e comunicare in azienda, sia individualmente sia in gruppo. Per esempio, progettando ambienti di lavoro in grado di calibrarsi a seconda delle presenze nella stanza, grazie a evoluti sensori e a tecnologie come Iot, IA e Machine Learning.

 

  • Le dotazioni hi-tech degli spazi sono distribuite in modo configurabile: lo Smart Office impone alle imprese di impostare nuovi criteri di gestione delle identità e degli accessi di chi accede al patrimonio dati aziendale. Negli ambienti collaborativi, infatti, interagiscono diversi profili professionali, quindi, le postazioni di lavoro richiedono una dotazione tecnologica configurabile e distribuita in modo diverso nei vari ambenti, a seconda di chi le utilizza.

 

In conclusione, è essenziale oggi che i dirigenti aziendali comprendano le nuove tendenze che stanno rivoluzionando il modo in cui i dipendenti e i collaboratori utilizzano le tecnologie nelle ordinarie attività lavorative e comprendano, quindi, come costruire e distribuire le esperienze digitali all’interno di tutti gli spazi dell’azienda.

 

 

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