Digital Workplace: come incrementare la collaborazione aziendale
Il Digital Workplace, letteralmente “l’ambiente di lavoro digitale”, non è uno spazio astratto, ma un sistema che definisce un nuovo ambiente lavorativo sempre più attuale negli scenari della digital transformation. Potremmo inquadrare il Digital Workplace chiamando in causa le tre C che definiscono il suo DNA: Connettività, Comunicazione e Collaborazione. Quando si parla di Digital Workplace, quindi, si intende un innovativo ambiente di lavoro che è fisico e virtuale insieme, connesso, distribuito, aperto, flessibile e sicuro. Un sistema che prevede la comunicazione e la collaborazione always-on delle persone da diversi luoghi e su vari device, l’accesso e la condivisione di informazioni aziendali e la gestione dei processi in maniera del tutto trasparente, grazie all’impiego di piattaforme digitali e tecnologie sicure di ultima generazione, basate sulla Rete e sul Cloud.
Le nuove sfide del Digital Workplace per l’HR e l’IT
Per la leadership aziendale si prospettano quindi nuove sfide, che richiedono di acquisire competenze e conoscenze per integrare strategie di business che potenzino la comunicazione, la collaborazione e l’agilità della propria forza lavoro. In particolare, per creare un efficiente Digital Workplace, gli HR Director sono chiamati a riesaminare il modo in cui il bene più importante di un’azienda – ovvero, i dipendenti – lavora e collabora, quindi a “esplorare” e individuare, con il supporto del comparto IT, le tecnologie comunicative e collaborative (UCC) in grado di fare la differenza sul posto di lavoro e comprendere il loro impatto sul Digital Workplace.
In sostanza, per gli HR manager si tratta di comprendere come le tecnologie di UCC possano offrire un’esperienza integrata con le applicazioni aziendali, promuovendone l’uso tra i dipendenti per automatizzare le procedure, accelerare i processi decisionali e, in definitiva, aumentare la produttività aziendale.
Spesso, inoltre, la realizzazione di un Digital Workplace prevede anche di riprogettare gli spazi aziendali, per permettere ai team di interagire a vari livelli, in maniera “spot”, virtuale e on demand, come richiedono i nuovi processi collaborativi.
Nel Digital Workplace, la collaboration è il top driver della produttività
Nel Digital Workplace, la produttività aziendale è incrementata proprio dalla collaborazione integrata e coordinata di persone, progetti e tecnologie. Per usare le parole di Gartner, “il Digital Workplace consente nuovi modi di lavorare più efficaci; aumenta l’impegno e l’agilità dei dipendenti e sfrutta stili e tecnologie orientati alle persone”. Efficacia, agilità e tecnologie improntate a una user experience ottimale per i dipendenti sono dunque i key point che incrementano la produttività in un digital workspace vincente ed efficiente.
Ecco come gli ambienti del Digital Workplace favoriscono una maggiore produttività aziendale.
Collaboration e Digital Workplace
Nel Digital Workplace un’unica piattaforma integrata – costituita da tutti gli strumenti e le tecnologie di UCC – deve supportare una comunicazione a più vie tra i team, in modo che possano confrontarsi e trasmettere informazioni pertinenti in modo sincrono, coerente e trasparente. Che siano tecnologie di file sharing, video conference, piattaforme di instant messaging o telefonia, gli strumenti di collaboration dovrebbero essere profondamente integrati nell’ambiente di lavoro digitale per garantire compatibilità e maggiore agilità nello svolgimento dei meeting o nell’accesso ai file, senza che i team debbano alternarsi tra più applicazioni, perdendo tempo e risultando meno produttivi.
Comunicazione integrata, ovunque
Che sia per un solo progetto o per tutte le attività aziendali, la collaborazione nel Digital Workplace avviene in maniera sincrona, grazie alle tecnologie e agli strumenti di UCC che ottimizzano i flussi di comunicazione intra e inter-aziendale. Lo scambio di informazioni, progetti e dati, avviene sia in azienda sia in spazi virtuali connessi e protetti – come per esempio in contesti di smart working – e anche in ottica di “extended supply chain”, coinvolgendo la rete esterna di partner, fornitori, consulenti e così via. Quanto più la collaborazione è formalizzata, strutturata e focalizzata su diversi processi e work team, tanto più le aziende potranno sperimentare una produttività e un successo maggiori.
Innovazione aziendale grazie al Digital Workplace
Promuovere la crescita tecnologica all’interno dell’azienda è cruciale per la competitività di ogni tipologia di business. Nel digital workspace dispositivi e applicazioni evolvono col tempo e le tecnologie mobile sono ora parte integrante di questi cambiamenti. La consumerizzazione dell’IT, l’accesso ai dati ovunque in real time, l’introduzione progressiva di dispositivi mobili in azienda, l’apertura a nuove tecnologie di ultima generazione, come IoT, intelligenza artificiale, realtà virtuale e aumentata e via dicendo, hanno definitivamente cambiato tempi e modi del classico “posto di lavoro”, ritagliandosi un ruolo strategico nel Digital Workplace. Ed è noto che l’innovazione non solo fidelizza i collaboratori più talentuosi, ma attira nuovi talenti più in target con l’azienda, che contribuiscono all’aumento della reputation aziendale e dunque al suo market value.
Privacy e Data Protection
La security è un tema cruciale nel Digital Workplace. Lo scambio di informazioni, nell’era della digital transformation, avviene costantemente e in quantità rilevanti; oltre al fatto che la necessità di creare identità individuali e temporanee introduce ulteriori rischi per la sicurezza e la protezione dei dati personali. Le soluzioni di cyber security nel Digital Workplace devono fare un ulteriore salto di qualità, per garantire l’autenticazione, la fiducia del trattamento dei dati, la sicurezza e la conformità nel rispetto delle normative, sostenendo costantemente l’innovazione. In questo caso, la scelta di provider e partner affidabili e competenti può fare la differenza. In definitiva, team leader e project manager potranno esercitare un maggiore controllo sui progetti e migliorare l’agilità all’interno dell’organizzazione grazie alla gestione controllata e protetta dei processi aziendali.
In conclusione, creare un Digital Workplace che unisca i nuovi spazi di lavoro e le evolute tecnologie di UCC dovrebbe diventare una priorità per i leader che ambiscono ad accelerare la crescita produttiva della propria organizzazione e affermare il proprio vantaggio competitivo. Il perché è presto detto: comunicazione e collaborazione senza soluzione di continuità, maggiore efficienza dell’organizzazione, maggiore controllo sui processi, riduzione dei rischi per la sicurezza sono solo alcuni dei vantaggi che le organizzazioni possono trarre dall’adozione di questo sistema.
