Cos’è una Huddle Room e come deve essere attrezzata

Le Huddle Room sono i nuovi spazi dello smart workplace: raccolti, informali e tecnologicamente attrezzati, per una collaboration istantanea che mette al centro le persone.

 

Le grandi idee non hanno bisogno di grandi spazi per prendere forma; e nelle Huddle Room c’è tutta la privacy e la informalità che serve per riunirsi, creare, confrontare, condividere, risolvere, anche nei grandi spazi aziendali o negli spazi di co-working. Le Huddle Room sono, in pratica, i piccoli spazi di collaboration riservati a un numero minimo di partecipanti, generalmente fino a un massimo di sei, che sta lentamente ridisegnando gli ambienti di lavoro.

 

Huddle Room, vocazione informale e immediatezza per una collaboration efficace

Le Huddle Room, grazie al loro aspetto informale e flessibile, raccolto e riservato, consentono ai dipendenti di riunirsi al volo in brevi e veloci riunioni di brain storming, per presentazioni con clienti o per discussioni di problem solving, anche con persone non presenti in azienda. Il tutto con la protezione, la privacy e riservatezza necessarie, entro il perimetro di spazi  “protetti”, isolati acusticamente e fisicamente e attrezzati con tecnologie ad hoc.
Uno dei vantaggi principali delle Huddle Room è il fatto che, per esempio, non occorre prenotare il meeting, come avviene invece per le conference room vere e proprie, a cui si aggiunge la versatilità e la loro vocazione  multifunzionale, essendo spazi indicati per molteplici scopi, dai colloqui di lavoro ai webinar di formazione.

 

Huddle Room, un trend in forte crescita

Quello delle Huddle Room è un trend di cui l’IT aziendale e il Facility Manager dovrà sempre più confrontarsi, dato il crescente successo e la stima di diffusione per i prossimi anni riportate dalla società di research internazionale Frost & Sullivan, che ha previsto un incremento globale dei ricavi per la vendita di dispositivi di videoconferenza per le Huddle Room di 1,5 miliardi di dollari in cinque anni (2018-2023), con un tasso annuo di crescita del 29,2%. (fonte: https://store.frost.com/global-huddle-room-video-conferencing-devices-market-forecast-to-2023.html).
Un trend che, quindi, convince sempre più le aziende focalizzate sullo sviluppo di una collaboration produttiva e centrata sull’esperienza utente, in contesti di smart working.

Dove allestire una Huddle Room e quante ne servono? Non c’è una regola

Per quanto riguarda l’installazione delle Huddle Room, non esistono regole: compatibilmente con gli spazi, il Facility Manager aziendale dovrebbe prevedere possibilmente l’installazione di più Huddle Room in azienda, di norma una per piano, per esempio, per permettere ai gruppi di lavoro “pop-up”, che si formano e si sciolgono rapidamente di riunirsi in pochi istanti. La Huddle Room, tra l’altro, può essere uno spazio delimitato da pareti in vetro, ma anche un’area aperta definita da pareti fonoassorbenti o può anche assumere altre forme.

 

La dotazione tecnologica delle Huddle Room

Queste piccole meeting room, però, devono essere adeguatamente attrezzate con tecnologie, software, periferiche e kit audio e video, che possano supportare con efficacia le varie attività dei meeting. Sostanzialmente, gli aspetti chiave della collaborazione in Huddle Room sono incentrati su elevata qualità audio, condivisione intuitiva dei contenuti wireless, un ambiente di video collaboration coinvolgente, integrazione di BYOD e supporto ai principali software di videoconferenza.

 

Audio: nei piccoli spazi delle Huddle Room, uno dei requisiti essenziali è quello di garantire standard acustici elevati e un elevato isolamento dai rumori esterni. A questo scopo, vengono in soccorso dispositivi audio equipaggiati con tecnologie che garantiscono la riproduzione dei dialoghi in maniera cristallina e l’isolamento acustico dall’ambiente esterno. È il caso, tanto per fare un esempio, dei microfoni vivavoce che captano con precisione le voci dei partecipanti eliminando il rumore di sottofondo.

 

Video: la dotazione tecnologica delle Huddle Room può prevedere la presenza di dispositivi video quali webcam, lavagne interattive e display, per visualizzare presentazioni o i colleghi connessi in una sessione di videoconferenza. Naturalmente, non è importante che display e monitor siano di grandi dimensioni, piuttosto che siano dispositivi che abilitino un’esperienza video di alta qualità. Per esempio, nelle Huddle Room può fare la differenza l’utilizzo di webcam HD dotate di angolo di visione sufficientemente ampio da permettere di inquadrare i partecipanti in spazi piccoli e poco profondi, o display HD che fanno della risoluzione del pannello – e non della dimensione dello schermo – il fattore chiave di una soddisfacente qualità video, soprattutto da brevi distanze.

 

Collaboration: uno dei fattori chiave alla base del successo delle Huddle Room è la possibilità di condividere senza interruzioni i contenuti e progetti presenti sui propri dispositivi, rendendoli accessibili ai partecipanti del meeting in quel momento. Tramite accesso alla rete Wi-Fi e alle piattaforme cloud, le Huddle Room prevedono la connessione semplice e immediata dei dispositivi BYOD, favorendo così l’interoperabilità con le infrastrutture presenti in sala e permettendo di condividere con immediatezza qualsiasi contenuto. In questo modo, ciascun partecipante della Huddle Room potrà utilizzare tool e applicazioni di collaborazione personali e piattaforme di Unified Communications dal proprio dispositivo, condividendo i contenuti con il resto del team, che dedicherà meno tempo a collegare un cavo video e più tempo per concentrarsi sugli obiettivi.

 

In conclusione, le Huddle Room sono pronte a trasformare definitivamente l’esperienza utente legata ai meeting aziendali, rendendola nel complesso più confortevole, favorendo una maggiore produttività attraverso l’incontro fisico e lo scambio di informazioni rapide tra “micro team” di colleghi, in un ambiente raccolto, riservato e attrezzato; piccolo, certo, ma per pensare e produrre in grande.

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