Costi workplace: come risparmiare passando da Capex a Opex
Gestire i costi del workplace digitale e sostenere la produttività delle risorse nella nuova normalità, caratterizzata dall’alternanza tra lavoro da remoto e in sede: sono queste le due direttrici principali lungo le quali devono muoversi oggi i responsabili aziendali per garantire sia ottimali livelli di produttività che un ROI adeguato degli investimenti, a fronte di una congiuntura economica impegnativa. In pratica, necessitano di trovare metodi e strumenti che garantiscano l’operatività di dipendenti e collaboratori anche al di fuori dell’ufficio, a prescindere dal luogo di connessione e dal dispositivo utilizzato. Ma non solo: nell’implementare queste soluzioni devono potersi affidare a un partner in grado di guidare l’azienda lungo tutte le fasi di implementazione, per ottimizzare gli investimenti già compiuti ed evitare di avere applicativi e licenze non utilizzate.
Da Capex a Opex: abbattere i tradizionali costi del workplace grazie all’as a service
In passato, le aziende erano obbligate ad acquistare e mantenere on premise gli hardware e le licenze software: ciò significava doversi occupare del mantenimento e della manutenzione e inserirne i costi nelle spese Capex. La criticità relativa alle spese per capitale è rappresentata dal fatto che tali costi devono essere inseriti nel bilancio aziendale e non possono essere dedotti nell’anno in cui sono sostenuti ma vanno, appunto, capitalizzati. Grazie all’avvento del digitale, della tecnologia cloud e del modello di erogazione as a service, questo tipo di investimenti può invece trasformarsi in una spesa Opex, ovvero riferita alla gestione operativa di un determinato prodotto e risultare così sul conto dei profitti e delle perdite. In questo modo i costi del workplace possano essere razionalizzati efficacemente: implementare in modalità as a service tutte le soluzioni necessarie per lo spazio di lavoro phygital – come piattaforme di comunicazione unificata, software per la gestione e la prenotazione delle sale riunioni, desktop virtuali e strumenti di collaboration basati sul cloud – permette di demandare al fornitore tutta la complessa gestione di infrastrutture, software e hardware (in tutti gli aspetti che comprendono provisioning, manutenzione, patching e sicurezza). Vediamo come.
Pay per use, in pratica: si riducono i costi del workplace, aumenta il valore del business
Quando si sceglie di implementare un luogo di lavoro digitale basato sul cloud attraverso un modello di erogazione as a service, quindi, l’investimento che l’azienda deve affrontare diventa totalmente sostenibile. Ma come si struttura, in pratica, questo tipo di servizio? La parola chiave è scalabilità: l’azienda corrisponde al fornitore un semplice canone pay per use, in base ai carichi di lavoro del momento. È questo il nuovo paradigma di fruizione che permette alle organizzazioni di poter utilizzare infrastrutture complesse e costose senza doverne sostenere i costi fissi, sfruttando le tecnologie e gli strumenti più innovativi senza acquistare le licenze, bensì pagando esclusivamente in base all’utilizzo effettivo. In altre parole, implementare strumenti aziendali con il modello as a service significa non solo ridurre i costi del workplace ma anche promuovere un nuovo paradigma operativo e culturale in cui la tecnologia, da onere gravoso, diventa un mezzo ad alto valore aggiunto al servizio delle persone (e della crescita del business).
Non solo vantaggi economici: la qualità del lavoro migliora grazie al cloud
Spostare i costi del workplace da Capex a Opex grazie all’as a service offre quindi ben più di un vantaggio in merito agli investimenti. Ma non è tutto: al di là del discorso strettamente relativo ai costi del workplace, implementare un ecosistema di Unified Communication and Collaboration in cloud offre anche evidenti benefici in termini squisitamente operativi. Questa modalità, infatti, consente di mettere a disposizione del personale aziendale un set strumenti e servizi innovativi e sempre aggiornati. Potendo accedere anche da remoto a piattaforme avanzate di file sharing, chat, audio o videoconferenza, i lavoratori, come già accennato, possono finalmente lavorare, comunicare e collaborare all’interno di un hybrid workplace senza soluzione di continuità. Il cloud, infatti, dissolve i confini aziendali e crea un ecosistema di comunicazione istantanea che facilita la condivisione di conoscenze, documenti e informazioni tra i lavoratori in sede, in smart working o in mobilità, velocizzando la risoluzione delle criticità operative e aumentando la produttività.
