Space Booking è una soluzione integrata di workspace management che soddisfa le esigenze di prenotazione, monitoraggio e gestione degli spazi collaborativi. Imposta i tuoi spazi in base a capienza, tecnologia e servizi e prenota la risorsa più idonea in base alle tue esigenze: desk, sale, aree comuni, servizi e device. Controlla l’utilizzo reale e ottimizza gli spazi con modelli di policy disponibili sul sistema come self-service, check-in richiesto (codice PIN o badge NFC) o approvatore.
Space Booking Suite include:
- Portale Web
- Integrazione Microsoft Exchange
- Integrazione Google Suite
- APP per smartphone
Portale Web
La prenotazione delle risorse può essere effettuata facilmente tramite browser web. Trova e prenota la giusta risorsa di cui hai bisogno grazie alla funzione di assistente integrata.
Integrazione Microsoft Exchange
Le prenotazioni possono essere effettuate con pochi semplici passaggi tramite Microsoft Outlook grazie al connettore Exchange dedicato. La sincronizzazione è bidirezionale per consentire di gestire le prenotazioni dal portale web di Outlook e le prospettive allo stesso tempo. Puoi anche utilizzare il nostro plug-in Space Booking per Outlook per migliorare la tua esperienza di prenotazione.
Integrazione Google Suite
App per Smartphone
Accedi alla tua prenotazione o trova e prenota un nuovo spazio direttamente dal tuo smartphone, iOS o Android. Assumi il controllo di luci, aria condizionata, riscaldamento, videoconferenza, monitor e qualsiasi altro dispositivo della sala con un’esperienza utente unica e semplice.
App per Smartphone
Accedi alla tua prenotazione o trova e prenota un nuovo spazio direttamente dal tuo smartphone, iOS o Android. Assumi il controllo di luci, aria condizionata, riscaldamento, videoconferenza, monitor e qualsiasi altro dispositivo della sala con un’esperienza utente unica e semplice.
Prenotazione del desk
La gestione del desk non è mai stata così facile come ora. Trova e prenota un desk su Space Booking dal portale web, dall’app, dal plug-in di Outlook o direttamente tramite Exchange / Gsuite. Puoi gestire un’area desk condivisa per i tuoi consulenti aziendali o supportare i tuoi progetti di lavoro intelligenti grazie a questa funzione. Puoi anche migliorare l’efficacia sul posto di lavoro della tua azienda con i beacon, che semplificano ancora di più l’intera esperienza. E’ sufficiente camminare vicino a una scrivania e le risorse disponibili verranno visualizzate nell’app; fai clic e prenota all’istante.
Prenotazione sala riunioni
Space Booking consente agli utenti di prenotare uno spazio adatto a riunioni con assoluta semplicità, invitare partecipanti, riservare una sala per videoconferenza, richiedere dispositivi, accessori o servizi avanzati come un traduttore, una segretaria o un catering. È possibile applicare diverse impostazioni dei criteri sulla riunione, ad esempio applicare le azioni di check-in richieste tramite codice PIN o badge o utilizzare il processo di approvazione. Amplia la tua esperienza di prenotazione delle sale con i Touch panels
Prenotazione sala riunioni
Space Booking consente agli utenti di prenotare uno spazio adatto a riunioni con assoluta semplicità, invitare partecipanti, riservare una sala per videoconferenza, richiedere dispositivi, accessori o servizi avanzati come un traduttore, una segretaria o un catering. È possibile applicare diverse impostazioni dei criteri sulla riunione, ad esempio applicare le azioni di check-in richieste tramite codice PIN o badge o utilizzare il processo di approvazione. Amplia la tua esperienza di prenotazione delle sale con i Touch panels
Prenotazione video
Space Booking unifica la prenotazione di spazi fisici e sale virtuali. Ciò è possibile grazie al connettore MCU che attiva automaticamente una sala per videoconferenze sulla piattaforma video esistente. Tutti i partecipanti verranno informati su come accedere alla riunione video. I partecipanti interni avranno un solo pulsante da premere (One Button To Push) sui dispositivi Touch Panel per unirsi alla riunione.
Marchi supportati: Cisco, Pexip, Microsoft Teams.
Altre prenotazioni
Space Booking è la piattaforma più flessibile per le prenotazioni di risorse condivise. Puoi estendere la tua esperienza di prenotazione prenotando parcheggi, dispositivi o servizi come traduttore, catering o un servizio di supporto tecnico per l’evento. Qualsiasi risorsa può essere aggiunta nell’applicazione e condivisa tra i dipendenti. Con l’ultima versione del software di Space Booking è anche possibile prenotare biglietti d’ingresso per spazi con il semplice concetto di capacità.
Altre prenotazioni
Space Booking è la piattaforma più flessibile per le prenotazioni di risorse condivise. Puoi estendere la tua esperienza di prenotazione prenotando parcheggi, dispositivi o servizi come traduttore, catering o un servizio di supporto tecnico per l’evento. Qualsiasi risorsa può essere aggiunta nell’applicazione e condivisa tra i dipendenti. Con l’ultima versione del software di Space Booking è anche possibile prenotare biglietti d’ingresso per spazi con il semplice concetto di capacità.
Navigazione Interna
Grazie alle mappe interne, Space Booking ti aiuta a trovare la strada per raggiungere la tua sala riunione o la tua scrivania con un semplice sistema di navigazione interna che ti indica il percorso. Maps Indoor è integrato con Google Maps, quindi quando l’utente ha programmato una riunione l’app lo condurrà nella stanza a partire dall’itinerario per auto / trasporto pubblico. Quando raggiungerà l’edificio Maps Indoor rileverà la tua posizione e mostrerà il percorso finale attraverso un navigatore basato sulla pianta dell’edificio.
Beacon - Proximity Device
Con i beacon, l’app di Space Booking rileverà la posizione dell’utente rispetto alle risorse disponibili (desk, sale riunioni, parcheggi) e attiverà una serie di funzionalità:
- Visualizza le risorse disponibili vicino a te
- Visualizza l’agenda delle risorse
- Effettua il check-in con la funzione prossimità
- Gestisci le risorse preferite in prossimità
Beacon - Proximity Device
Con i beacon, l’app di Space Booking rileverà la posizione dell’utente rispetto alle risorse disponibili (desk, sale riunioni, parcheggi) e attiverà una serie di funzionalità:
- Visualizza le risorse disponibili vicino a te
- Visualizza l’agenda delle risorse
- Effettua il check-in con la funzione prossimità
- Gestisci le risorse preferite in prossimità
Room Automation
Room Automation è il modulo Space Booking che ti consente di controllare tutti i dispositivi della sala, richiamare scenari, prolungare la riunione o interromperla, ripristinando la disponibilità della sala. Questo modulo è integrato con gli standard BMS e anche con i motori di automazione dei motori Crestron / Extron / AMX.
Le funzioni sono disponibili dallo stesso touch panel per la prenotazione della sala posizionato sul tavolo della sala riunioni.
Flusso User Experience
Con Space Booking l’utente è ora in grado di organizzare un meeting in pochi istanti con la prenotazione di una sala, di desk, parcheggi e altre risorse attraverso la web app o l’app iOS e Android:
- Prenota sale, desk, device, servizi
- Invita ospiti e colleghi
- Digitalizza il processo di accoglienza
- Effettua check-in/out di sala
- Genera guest Wi-Fi per i visitatori
- Gestisce flusso di accredito GDPR
- Genera report personalizzati utilizzo risorse
Flusso User Experience
Con Space Booking l’utente è ora in grado di organizzare un meeting in pochi istanti con la prenotazione di una sala, di desk, parcheggi e altre risorse attraverso la web app o l’app iOS e Android:
- Prenota sale, desk, device, servizi
- Invita ospiti e colleghi
- Digitalizza il processo di accoglienza
- Effettua check-in/out di sala
- Genera guest Wi-Fi per i visitatori
- Gestisce flusso di accredito GDPR
- Genera report personalizzati utilizzo risorse
I vantaggi della soluzione
- Ottimizzazione: un sistema di prenotazione semplice che ottimizza lo sfruttamento degli ambienti e delle tecnologie disponibili senza doverne aumentare il numero.
- Efficacia: è il primo sistema integrato concepito per gestire tutte le risorse prenotabili con un unico flusso e un’unica interfaccia per tutti gli ambienti.
- Efficienza: il sistema digitale di prenotazione delle risorse, di gestione delle stesse e di accreditamento degli ospiti, fa risparmiare ogni volta tempo prezioso a ciascuna persona coinvolta nel processo.
- Controllo: tutte le informazioni vengono aggregate in dashboard dedicate che consentono di comprendere come sono sfruttate le risorse, da chi e come suddividerne per competenza di costo le ore di utilizzo.
Space Booking include alcuni dispositivi per gestire le principali funzioni di sale e scrivanie.
I Touch Panel ad alta risoluzione consentono di vedere il nome della sala riunioni, la disponibilità e le informazioni sulle prenotazioni rimanendo all’esterno della sala riunioni e offre un’interfaccia intuitiva per il check-in con il codice PIN o il badge, estendere la riunione, effettuare una “Prenotazione Istantanea “o terminare la riunione in anticipo. Le etichette Desk – interattive o non interattive – consentono la prenotazione delle stazioni di lavoro Space Booking. Il Touch Desk Label con barre LED di stato può essere facilmente installato sui banchi e sono dotati di un lettore di badge integrato per convalidare la prenotazione della workstation effettuata. Tramite Beacon, sarà possibile prenotare con l’app Space Booking non appena ci si avvicina a una scrivania o una stanza. La funzione di prossimità rileverà le risorse prenotabili più vicine e le suggerirà all’utente. I Kiosk consentono la prenotazione immediata eseguendo l’autenticazione con il badge. Infine, i Wayfinder aiutano l’utente a identificare la propria riunione e a trovare la posizione corretta.
I vantaggi della soluzione
I Touch Panel ad alta risoluzione consentono di vedere il nome della sala riunioni, la disponibilità e le informazioni sulle prenotazioni rimanendo all’esterno della sala riunioni e offre un’interfaccia intuitiva per il check-in con il codice PIN o il badge, estendere la riunione, effettuare una “Prenotazione Istantanea “o terminare la riunione in anticipo.
Caratteristiche:
- Agenda giornaliera della Sala
- Barra Led che indica lo stato di disponibilità
- Check-in / Check-out (PNR / NFC)
- Prenotazione istantanea
- Estendere la prenotazione
- Interrompere la prenotazione
- “OBTP”, un pulsante per accedere alla videoconferenza.
- Specifiche Tecniche:
- 10 pollici
- VESA
- Power Over Ethernet
- Wi-Fi
Desk Labels
Le etichette elettroniche 4.2 posizionate sulle scrivanie consentono di mostrare lo stato attuale e futuro della prenotazione. Facile da installare perchè non richiedono cavi grazie alla batteria interna di alimentazione ( durata 3-4 anni). Sono collegati Wireless ai gateway propietari grazie alla tecnologia ZigBee.
Funzionalità disponibili:
- Nome della scrivania
- Stato della scrivania ( libero/occupato )
- Stato colore Nero/Rosso ( libero/occupato )
- Propietario della prenotazione
- Prenotazione Timeslot
- Prossima prenotazione Timeslot
- Codice Pin Check-in / tramite app )
- Stato del Chieck-in ( obbligatorio/eseguito )
Desk Label
Le etichette elettroniche 4.2 posizionate sulle scrivanie consentono di mostrare lo stato attuale e futuro della prenotazione. Facile da installare perchè non richiedono cavi grazie alla batteria interna di alimentazione ( durata 3-4 anni). Sono collegati Wireless ai gateway propietari grazie alla tecnologia ZigBee.
Funzionalità disponibili:
- Nome della scrivania
- Stato della scrivania ( libero/occupato )
- Stato colore Nero/Rosso ( libero/occupato )
- Propietario della prenotazione
- Prenotazione Timeslot
- Prossima prenotazione Timeslot
- Codice Pin Check-in / tramite app )
- Stato del Chieck-in ( obbligatorio/eseguito )
Desk Label Touch
Estende le capacità e le funzionalità disponibili sulla scrivania. Richiede una connessione di alimentazione ( tramite micro USB ) e una connettività Wireless ( WLAN 802.11 b / g / n )
Funzionalità disponibili:
- Dimensioni dello schermo 3.5″
- Nome della scrivania
- Stato della scrivania
- Prossima prenotazione
- Prenotazione immediata
- Estendi prenotazione
- Break off
- Check-in tramite badge
Way Finder
Perfetti per aree di sosta, reception e hall degli ascensori, consentono la visualizzazione istantanea dell’uso della sala riunioni e l’individuazione di quella più vicina disponibile.
Way Finder
Perfetti per aree di sosta, reception e hall degli ascensori, consentono la visualizzazione istantanea dell’uso della sala riunioni e l’individuazione di quella più vicina disponibile.
Kiosk
Il Kiosk interattivo è un dispositivo per trovare e prenotare sale riunioni e scrivanie in un’area condivisa. Include mappa e foto per guidare gli utenti nella scelta della risorsa giusta necessaria.
Report e analytics
L’applicazione include una serie di rapporti disponibili che forniscono tutte le informazioni sulla prenotazione e sull’uso reale di tutti gli spazi. Questo è uno strumento utile per i gestori di strutture che adottano un processo di miglioramento continuo.
Customer Satisfaction
Questo modulo consente un sondaggio sulla soddisfazione del cliente incentrato sulla raccolta di feedback e suggerimenti dei dipendenti.
Billing
Il modulo di fatturazione della gestione della fatturazione consente la gestione dei costi in base al numero di partecipanti, sale e servizi. Funzionalità utili in caso di noleggio o controllo dei costi interni.
Report e analytics
L’applicazione include una serie di rapporti disponibili che forniscono tutte le informazioni sulla prenotazione e sull’uso reale di tutti gli spazi. Questo è uno strumento utile per i gestori di strutture che adottano un processo di miglioramento continuo.
Customer Satisfaction
Questo modulo consente un sondaggio sulla soddisfazione del cliente incentrato sulla raccolta di feedback e suggerimenti dei dipendenti.
Billing
Il modulo di fatturazione della gestione della fatturazione consente la gestione dei costi in base al numero di partecipanti, sale e servizi. Funzionalità utili in caso di noleggio o controllo dei costi interni.
Funzioni HR
Smart Dashboard
- La smart dashboard consente di visualizzare tutte le statistiche, i grafici e i KPI sull’occupazione e la prenotazione di risorse e sale.
- Inoltre la piattaforma consente di organizzare e governare le policy di smart working aziendali.
- Individua le persone in smart working e quelle in ufficio
- Tutela la capienza delle sale
- Aiuta a far rispettare le policy
