Software Collaborativo: quali sono i requisiti indispensabili

Nella continua evoluzione della digital transformation, l’adozione di Software Collaborativi e soluzioni di interoperabilità tra tecnologie diverse all’interno delle organizzazioni ha subito una rapidissima escalation. Il motivo è facilmente intuibile: un efficace software collaborativo in cloud è in grado di rispondere alle richieste di un business sempre più improntato a telelavoro, smart working e mobilità, nell’ottica di sviluppare una nuova concezione di organizzazione aziendale secondo i paradigmi del Digital Workplace.
L’esigenza dei leader aziendali, oggi – e degli HR manager in particolare – è quella di mettere tutto il personale in condizione di poter lavorare efficacemente in maniera collaborativa, trasparente e proattiva, sia all’interno dell’azienda che in modalità remota, da qualunque dispositivo, offrendo al contempo garanzie di sicurezza e nel rispetto della normativa GDPR, senza soluzione di continuità.

Software collaborativo in cloud su misura per la produttività aziendale e l’efficienza dei collaboratori

È evidente, però, che non tutti i software collaborativi offrono uguale potenziale e la stessa completezza di funzioni: in considerazione di ciò, quindi, la strategia deve precedere la tecnologia. Va considerato, infatti, che il software collaborativo ideale per ogni organizzazione dovrebbe essere “tailor made” e tenere conto di vari parametri, tra cui l’operational workflow aziendale, le dimensioni dell’organizzazione, l’estensione della rete esterna dei collaboratori e dei partner e così via, per favorire la migliore interazione possibile tra i team.

Alcuni software collaborativi nell’universo Microsoft e Cisco, come Microsoft Teams, Microsoft Skype For Business, o Cisco Webex Teams si applicano tranquillamente a business di ogni tipologia, proprio per la loro estrema flessibilità, per la possibilità di integrazione con le risorse e gli applicativi aziendali e per la scalabilità dell’offerta. In questo modo, i software collaborativi in cloud possono rispondere perfettamente alle esigenze di operatività “on demand” del digital business, favorendo il vantaggio imprenditoriale anche in ottica di spending review.

L’importanza di partner competenti e qualificati per la scelta del giusto software collaborativo

La selezione del giusto software collaborativo può dunque rivelarsi una sfida non facile da cogliere, specie per gli HR manager, che si trovano nella condizione di individuare, con il comparto IT aziendale, i partner affidabili e competenti cui affidare l’implementazione degli strumenti di UCC in azienda (chat, audio, video, voce, desktop sharing, conferenze, presenza…) utilizzabili con profitto dall’intero sistema organizzativo, per promuovere un virtuoso circolo di collaboration in azienda. In ogni caso, è strategico rivolgersi a fornitori e system integrator in grado di offrire un ampio ventaglio di servizi, scalabili e personalizzabili, e che non si limitino solo alla selezione del software collaborativo ideale, ma che accompagnino l’azienda nelle varie fasi di configurazione e supporto delle soluzioni proposte.

I requisiti indispensabili del software collaborativo efficiente e produttivo

Come si qualifica, dunque, un software collaborativo efficiente e produttivo per l’impresa, una volta valutate le reali esigenze e le complessità aziendali? Ecco 6 requisiti indispensabili:

1. Coerenza e interoperabilità con le piattaforme e le applicazioni aziendali, con i sistemi e le applicazioni di terze parti, per creare un ambiente di collaborazione unificato, integrandosi per esempio con tutti i sistemi di gestione aziendali (CRM, ERP, e così via), con le modalità BYOD e con le funzionalità di UCC. Tanto per fare un esempio, grazie all’interoperabilità e all’integrazione del software collaborativo con l’infrastruttura aziendale, il personale aziendale potrà consentire l’accesso in videoconferenza a collaboratori o clienti esterni che utilizzano Skype o che si collegano con un dispositivo mobile qualsiasi, in totale sicurezza.
2. Convergenza degli strumenti chiave di Unified Communication (Chat, video Conferencing, Whiteboard, Scheduling, File Sharing e Voice) e di workflow management, come office automation, gestione documentale e sistemi gestionali utilizzati da colleghi, collaboratori e partner.
3. Scalabilità dell’offerta: il software collaborativo cloud è flessibile e modulabile a seconda delle esigenze e dell’evoluzione del business, ma soprattutto è in grado di aggiornarsi e adattarsi alle tecnologie e alle metodologie di lavoro in continua evoluzione.
4. Sicurezza e Privacy compliance: nei contesti di collaboration, il controllo dell’identità e degli accessi è centrale. Sicurezza avanzata e supporto agli obblighi di compliance GDPR sono cruciali per le organizzazioni. L’implementazione dei software collaborativi non deve essere un problema e deve tutelare il patrimonio dei dati aziendali da attacchi e incidenti informatici con strumenti di Data Loss Prevention e supporto delle capacità di backup/disaster recovery.
5. Flessibilità di utilizzo dei tool di collaboration anche in mobilità, da ogni luogo e su ogni dispositivo: è importante che il software collaborativo supporti il team intra e inter-aziendale in ogni attività, da ogni luogo e su ogni dispositivo, con accessi sicuri e controllati a contenuti sempre sincronizzati.
6. User experience uniforme e intuitiva: la user experience del software collaborativo deve essere stimolante per gli utenti, permettendo un multitasking efficace per la partecipazione proattiva a progetti e task condivisi, utilizzando un’unica interfaccia di gestione e profili unificati.