Lavoro ibrido: il futuro è già iniziato. Tecnologie e roadmap per la transizione​ ​

Il lavoro ibrido prima della pandemia era un benefit esotico – un “perk”, per dirla all’americana – che la maggior parte delle persone aveva visto nei film o aveva sognato leggendo gli articoli che parlano dei favolosi uffici di Google, Facebook, Microsoft e delle loro condizioni lavorative. Poi è arrivato il COVID e il lavoro ibrido/smart è diventato una necessità: innumerevoli aziende, di tutti i tipi e di ogni dimensione, hanno dovuto abbracciare gioco forza questa nuova dimensione professionale, pena lo stop completo delle attività.

Ora che la situazione è meno critica, le modalità di lavoro flessibili sono diventate “normali” e, anzi, sempre più lavoratori cercano aziende che offrono questo tipo di approccio.

Insomma, il futuro è arrivato prima di quanto ci si aspettasse e la transizione a un modello fluido di concepire il day-by-day dei propri dipendenti non è solo consigliabile, è quasi necessaria. Sì, perché le persone che si trovano a proprio agio in questo ambiente flessibile sono sempre di più, così come le offerte di lavoro che lo offrono.

Il lavoro ibrido: perché è ricercato e perché dovresti offrirlo

Le ragioni per cui il lavoro ibrido è così apprezzato sono diverse, in primis il miglioramento del bilanciamento vita privata/vita professionale delle persone. Se andiamo più in dettaglio, però, ci sono diversi altri aspetti che fanno gola a chi lavora, fra cui:

• La possibilità di lavorare dove e quando si preferisce: c’è chi, ad esempio, è più produttivo di sera o in solitudine (e silenzio).
• La possibilità di evitare stress e costi legati al viaggio verso la propria azienda.
• La possibilità di evitare l’esposizione a malanni e malattie (non solo il COVID, che pure non è ancora stato debellato).
• La possibilità di lavorare per aziende globali, per cui la delocalizzazione non è uno svantaggio.

Attenzione però, non sarebbero solo i lavoratori a beneficiare del lavoro ibrido: ci sono parecchi vantaggi anche per le aziende. Ad esempio:

• Le persone vedono più positivamente l’azienda, proprio per la responsabilizzazione e la fiducia che il lavoro flessibile implica.
• I talenti e il patrimonio intellettuale che le persone rappresentano viene conservato, se la vita professionale è “cucita” sulle persone. Si legga: i dipendenti non cercano opportunità altrove.
• I costi immobiliari e di gestione si abbattono: avere meno persone in ufficio significa passare ad ambienti più piccoli, efficienti e, soprattutto, meno costosi.
• La facoltà di assumere personale di talento a prescindere dalla posizione geografica: numeri alla mano, suscitare l’interesse di professionisti in tutto il mondo aumenta enormemente la possibilità di ingaggiare persone di talento.

Contrariamente a quanto possano pensare i manager della “vecchia guardia”, il lavoro ibrido può portare benefici a tutti gli attori in un rapporto professionale. È fondamentale, però, prepararsi al meglio, seguendo una roadmap chiara e dotandosi delle risorse tecnologiche necessarie. Vediamo come.

Roadmap e tecnologie per introdurre il lavoro ibrido in pianta stabile

Una roadmap che introduce il lavoro flessibile in modo definitivo in un’azienda non deve per forza essere complessa. Pochi, semplici punti possono spianare la strada a questa nuova modalità professionale:

• Chiedi ai tuoi dipendenti che ne pensano, così non creerai un nuovo ambiente lavorativo alla cieca, ma risponderai ai veri bisogni delle persone. Alternativamente, crea dei modelli di dipendente fittizi (personas) ma che rispecchiano le varie tipologie di persone che lavorano per te.
• Stabilisci linee guida e flussi di comunicazione chiari, dove obiettivi e aspettative sono sempre espliciti e a prova di “virtualità”.
• Crea policy di orario lavorativo capaci di tenere sotto controllo la capienza degli spazi condivisi, fornendo contemporaneamente la flessibilità che le persone apprezzano. Oppure delega ai manager la facoltà di gestire il lavoro remoto e in presenza del proprio team.
• Potenzia e investi nella tua cultura aziendale: fai sentire i tuoi dipendenti importanti, anche se non sono nel tuo stesso spazio fisico, e crea nuove opportunità di team building “ibrido”.
• Rendi l’ufficio e gli spazi aziendali ancora più confortevoli: se il lavoro in presenza è piacevole come quello da casa, le persone si faranno vedere più spesso (e più volentieri).
• Costruisci un’infrastruttura tecnologica che supporti il lavoro ibrido.

Questo ultimo punto, in particolare, è molto più importante di quanto sembri: software e hardware adeguati, infatti, assicurano processi produttivi stabili e una solida efficienza aziendale. Ma cosa serve davvero? Ecco alcuni suggerimenti:

• Scegli piattaforme di comunicazione e collaborazione integrate: software come Microsoft Teams, Google Meet, Zoom, ecc. sono un must.
• Hardware adeguato: grandi schermi nelle sale riunioni, telecamere ad alta risoluzione, supporti audio di livello e superfici touch farà sembrare a tutti di essere nella stessa stanza.
• Supporto al mobile, sempre: in un modello di lavoro ibrido, la capacità di lavorare anche dal proprio telefono è fondamentale. Assicurati che questo sia possibile e aspettati un sicuro aumento della produttività.
• Scegli suite integrate: continuare a passare da un tool all’altro è inutile e dannoso, anche in termini di sicurezza.
• Includi dei sistemi di workspace management nella dotazione tecnologica della tua azienda: gestisci, monitora, analizza e prendi decisioni basate sui dati.
• Sfrutta sistemi di directory per mantenere sincronizzate le informazioni degli utenti in tutti i software di collaborazione: gestire chi c’è e chi non c’è in ufficio diventa così più semplice.
• Investi nella sicurezza basata sul Cloud: se tutti sono connessi, le possibilità di falle di cybersecurity aumentano. Vpn e multi factor authentication aiutano, ma non sempre bastano.

Il lavoro ibrido è sempre stato considerato un modello “alternativo”, ma ora più che mai la flessibilità gioca un ruolo fondamentale nella crescita e nell’efficienza aziendale. Farsi trovare pronti non è più un optional.