Unified Workspace: come costruire un next normal davvero produttivo

Dare vita a uno Unified Workspace performante e sostenibile oggi rappresenta una delle mosse più strategiche per il business: nell’ultimo anno e mezzo, l’ecosistema operativo è cambiato radicalmente e i responsabili aziendali si trovano a dover gestire una forza lavoro non più concentrata esclusivamente in ufficio ma impegnata indistintamente da remoto, in mobilità o in sede. È il cosiddetto next normal ed è plasmato sul modello del lavoro ibrido. Permettere alle persone di collaborare e comunicare in maniera efficace e coinvolgere l’intera organizzazione in un dialogo aperto, istantaneo e fluido è l’unica soluzione per garantire la massima produttività dei dipendenti anche al di fuori dell’ufficio, indipendentemente dal luogo e dal dispositivo che scelgono di utilizzare. Una sfida di certo impegnativa ma che può essere vinta abilitando lo Unified Workspace, scegliendo i giusti strumenti e abbracciando una nuova filosofia operativa e un nuovo stile di management.

Le 5 soluzioni chiave per uno Unified Workspace a prova di next normal

Per uno Unified Workspace realmente efficiente è necessario implementare soluzioni che aderiscano al modello della Unified Communication and Collaboration: il focus deve essere rivolto a garantire sempre un’interazione istantanea tra le persone, a trecentosessanta gradi. Occorre quindi creare un ecosistema operativo fluido supportando la comunicazione lungo diverse direttrici. Vediamo nel dettaglio quali sono gli strumenti chiave per migliorare la produttività nell’era del lavoro ibrido:

• Piattaforme di collaboration: senza di loro non può esserci alcun Unified Workspace. Sono il fulcro del nuovo modo di lavorare, la soluzione essenziale che permette di condividere in tempo reale documenti, progetti, flussi di lavoro e di poter collaborare senza limiti  imposti dalla distanza fisica.

• Sistemi professionali di videoconferenza: confrontarsi faccia a faccia è un altro aspetto imprescindibile della vita lavorativa che rischia di perdersi nell’era del lavoro a distanza. Implementare sistemi audio e video in alta risoluzione integrati all’interno dello Unified Workplace, significa permettere alle persone di partecipare anche da remoto alle riunioni mantenendo la stessa naturalezza di un incontro dal vivo. 

• Software di prenotazione: per realizzare un Unified Workplace davvero completo occorre creare un ponte tra il mondo digitale e gli spazi aziendali analogici, dando alle persone la possibilità di gestire questi ultimi con la massima flessibilità e di muoversi nell’hybrid workplace senza impedimenti. Da qui l’importanza di poter prenotare desk e sale riunioni via e-mail o app da dispositivi mobili e browser web.

• Spazi aziendali da analogici a ibridi: altrettanto importante è equipaggiare gli uffici con gli strumenti digitali più all’avanguardia, per trasformarli in veri e propri hub di produttività phygital, il centro ideale dello Unified Workplace.

• Linea telefonica basata sul cloud: svincolare il numero aziendale dalla tradizionale postazione fissa con il Cloud pbx permette al personale operativo sul territorio o in smart working di rimanere facilmente in contatto con colleghi e clienti, sempre e comunque.

Come garantire la sostenibilità economica dello Unified Workspace

Nell’attuale congiuntura economica, quando si considerano gli strumenti da adottare per abilitare lo Unified Workplace è essenziale prestare la massima attenzione anche all’impatto che l’adozione di tali tecnologie può avere in termini di ritorno sull’investimento in una prospettiva di breve/medio periodo. La sostenibilità economica, infatti, rappresenta oggi un altro importante requisito da perseguire per garantire la prosperità del business. Come primo step è quindi fondamentale scegliere un partner capace di accompagnare l’organizzazione durante tutto il percorso di implementazione, nell’ottica di ottimizzare gli investimenti già compiuti e sfruttare al massimo applicativi e licenze. In questo scenario, un ruolo decisivo è quello della tecnologia cloud: grazie al modello di erogazione as a service, l’azienda può ottenere da subito tutti i vantaggi degli strumenti più innovativi senza doverne sostenere i costi di acquisto, bensì pagando un canone in modalità pay-per-use. In questo modo le spese in conto capitale si trasformano in spese operative e la tecnologia da onere diventa puro valore. A vantaggio di tutti, business e persone.