Come garantire un efficace Workspace Management grazie a Durante

Perché un efficace Workspace Management è una business strategy fondamentale per le aziende attive nei nuovi ambienti lavorativi smart?  Perché la gestione strategica delle postazioni di lavoro è cruciale non solo in ottica di recupero di produttività ed efficienza aziendali, ma anche nella prospettiva di una maggiore innovazione, del monitoraggio e dell’ottimizzazione dei costi legati a tutti i servizi, alle tecnologie, agli spazi e alle risorse messi a disposizione dalle aziende per i propri dipendenti. Con gli efficaci strumenti di Workspace Management, in pratica, le organizzazioni possono godere di una “vista privilegiata dall’alto” degli spazi, dei servizi e delle tecnologie condivise (meeting room, conference room, sistemi di videoconferenza, tecnologie di UCC) e degli endpoint (pc, desktop, notebook, smartphone, ecc.) a cui gli utenti hanno accesso. Questo controllo permette alle aziende non solo di ottenere importanti vantaggi operativi, ma soprattutto di verificare e pianificare i costi di gestione necessari, basati sulle esigenze effettive aziendali, quantificabili e misurabili.

 

I “rischi” negli spazi di coworking e la necessità di un efficiente Workspace Management

Negli spazi collaborativi del digital workplace distribuito e in espansione, il rischio di confusione o di disorganizzazione nell’utilizzo delle risorse aziendali collaborative è alto e può rivelarsi sul lungo raggio una criticità importante per le aziende, sia dal punto di vista organizzativo sia economico. Pensiamo, per esempio, all’utilizzo degli spazi di coworking e delle risorse aziendali di collaboration in genere – dalla prenotazione delle sale per i meeting e delle postazioni desk singole, fino alla fruizione di dispositivi mobile e desktop e di ogni altra facility aziendale condivisa – è esperienza comune a molte aziende che tutte queste risorse non vengano opportunamente sfruttate, o vengano talvolta mal gestite. Situazioni che vanno a pesare sul comparto IT e che generano inefficienze e improduttività. Per questo motivo è fondamentale identificare una soluzione di gestione degli spazi aziendali che comprenda un workspace management software realmente efficiente.

 

Space Booking ed Easy Meeting di Durante: soluzioni di Workspace Management efficace degli spazi e delle tecnologie di collaborazione

Durante, forte del proprio know-how pluriennale di system integrator e di software house, è in grado di fornire alle aziende soluzioni innovative e personalizzate di Workspace Management, che sfruttano le più recenti tecnologie e i workspace management software proprietari sviluppati nella propria factory digitale Digiwhile, integrandoli con le più diffuse suite di collaboration. Lo scopo per Durante è quello di migliorare l’esperienza della collaborazione sia per l’utente finale sia per l’IT aziendale, attraverso un Workspace Management efficiente degli spazi e degli ambienti di coworking.

A questo proposito, l’azienda ha sviluppato Space Booking, una suite integrata hardware-software per la prenotazione, la gestione e il controllo di risorse aziendali condivise (sale, dispositivi, domotica) in base alle esigenze degli utenti. Space Booking è programmata per favorire la prenotazione degli spazi e delle sale in azienda, con la massima semplicità e con pochi passaggi, attraverso un semplice browser web, ma anche con Microsoft Exchange o attraverso Google Suite Calendar, dalla propria mail oppure ancora con un’app dal proprio smartphone.

 

Con Space Booking e Easy Visit, Workspace Management e videoconferenza si incontrano

Che cosa permette di fare la suite Space Booking di Durante e quali sono i suoi punti di forza? Innanzitutto, uno dei plus della suite è la possibilità di gestire le sale per i meeting e i dispositivi con un’unica soluzione e con semplice touch sul pannello di controllo dell’applicazione, eliminando telecomandi e procedure complesse. Per esempio, con Space Booking gli utenti aziendali possono prenotare sia le postazioni desk singole e di coworking, sia le sale fisiche o virtuali per videoconferenze, oltre a verificare con un’unica app la dotazione tecnologica di ogni sala e prenotare dispositivi e accessori e ogni genere di risorsa aziendale, impostata sull’applicazione e condivisa tra i dipendenti. Non solo, una volta occupata la sala, è possibile estendere i meeting, e agire sui sistemi di room automation, come per esempio regolare la temperatura, le luci e attivare scenari.
Easy Meeting è l’altro sistema proprietario di Durante per la gestione e l’organizzazione intuitiva e semplice dei meeting, nato dalla convergenza tra il software di Space Booking e la videoconferenza. Easy meeting, come dice il nome stesso, semplifica tutta la gestione e l’organizzazione di meeting, anche virtuali, ottimizzando tutto il processo, dalla prenotazione, agli inviti, al setup dei sistemi di videoconferenza, alle procedure di check-in, alla domotica di sala (luci, temperatura) fino alla liberazione della sala per altri utenti. Tutto gestibile direttamente dal PC o dallo smartphone, invitando i partecipanti con un semplice link web.

 

I vantaggi economici del workspace management software as a service

Space Booking e Easy Meeting non offrono evidenti benefici soltanto dal punto di vista della produttività, della user experience e dell’efficienza degli spazi: il vantaggio è anche economico. Implementare una suite integrata con hardware e un workspace management software secondo il modello as a service (https://www.durante.it/blog/sale-riunioni-perche-il-futuro-fa-rima-con-as- a-service/), grazie alle funzionalità della tecnologia cloud, permette di sfruttare al meglio l’ambiente di lavoro ibrido grazie alla  disponibilità degli strumenti più all’avanguardia che abbiamo appena descritto, senza dover acquistare alcuna licenza o investire in infrastrutture complesse. Si paga un semplice canone a consumo, in base all’effettivo utilizzo che si fa del workspace management software. Il tutto potendo contare su un servizio di assistenza di livello enterprise, proattivo e in tempo reale, garantito da Durante. Il concetto di as a service, dunque, non si limita a essere una formula finanziaria più conveniente ma  rappresenta un vero e proprio modello evoluto di erogazione, attraverso il quale l’azienda cliente può compiere la sua evoluzione tecnologica in maniera completamente sostenibile dal punto di vista economico.

 

Le soluzioni proprietarie di Durante uniscono semplicità ed efficienza e un approccio ready-to-use, offrendo alle aziende strumenti e applicazioni efficaci di Workspace Management che abbracciano il cambiamento dell’ambiente di lavoro del digital workspace e delle nuove modalità operative smart. Un ambiente supportato dalle tecnologie e dai workspace management software più evoluti, ma al contempo semplici per gli utenti finali e per l’azienda e che può contare sull’esperienza pluriennale specifica e certificata di Durante nel settore della videoconferenza, nell’integrazione dei sistemi e nella gestione degli spazi dei nuovi smart office.