Space Booking: l’app per prenotare, monitorare e gestire gli spazi collaborativi

Una soluzione digitale integrata di prenotazione e gestione di desk, sale e servizi – come Space Booking di Durante – è la chiave per soddisfare le nuove esigenze di workspace management delle organizzazioni: potenziare la gestione degli spazi fisici sfruttando le opportunità del digitale, infatti, è fondamentale per riuscire a trasformare l’hybrid workplace in un ecosistema operativo davvero dinamico, flessibile e collaborativo. L’obiettivo è tanto ambizioso quanto necessario: come sanno bene i professionisti coinvolti in prima linea su questo fronte, ovvero HR e Facility manager, occorre aumentare il benessere dei lavoratori e, nel contempo, sostenere un nuovo modello di produttività senza confini, contenere i costi e massimizzare l’utilizzo degli asset aziendali. 

Ottimizzare la gestione di asset e spazi aziendali: una sfida per HR e Facility manager

I responsabili delle Risorse Umane, in particolare, devono promuovere l’agilità dell’ambiente operativo ibrido, incentivando la collaborazione tra le persone, a prescindere dal fatto che stiano lavorando da remoto o in sede. Non solo: gli HR manager devono pensare anche a come garantire una maggiore retention dei dipendenti e a come attrarre i talenti più giovani grazie a un ambiente di lavoro innovativo e incentrato sulle persone. A fronte di questa evoluzione epocale, dal canto loro, i Facility manager sono invece chiamati a trovare soluzioni in grado di razionalizzare i flussi di lavoro e garantire l’efficientamento dei processi, individuando le soluzioni più evolute al miglior costo. In questo scenario, Space Booking è la risposta in grado di soddisfare tutti questi criteri in maniera semplice ed efficace. Vediamo perché.

Come e perché il workspace management migliora con Space Booking

Space Booking agevola l’attività di HR e Facility manager perché permette di impostare la capienza degli spazi e amministrare la condivisione di asset, tecnologie e servizi, controllandone l’utilizzo attraverso report e analisi. In pratica, con un’unica interfaccia, si ha uno strumento in grado di garantire l’ottimizzazione continua delle pratiche di hybrid workspace management. La smart dashboard offre infatti una visualizzazione completa dello stato e dei trend di occupazione/prenotazione attraverso report, statistiche e grafici. Non solo: sulla piattaforma è possibile avere visibilità delle persone che si trovano in smart working e di quelle in ufficio, con l’obiettivo di impostare e governare le relative strategie di turnazione e policy aziendali. Space Booking permette così di comprendere con precisione come vengono realmente sfruttate le risorse: il primo passo per riuscire a massimizzare l’utilizzo degli ambienti e degli asset, rendendo qualsiasi risorsa disponibile in base alle esigenze dei lavoratori. Grazie a queste analisi, si evita l’acquisto di nuove tecnologie e si possono riconvertire eventuali aree aziendali risultate inutilizzate. Il tutto, offrendo ai lavoratori uno strumento innovativo pensato per rendere più soddisfacente la loro employee experience, senza soluzione di continuità.

Come funziona, in pratica, Space Booking? Funzionalità e integrazioni a misura di persona

Con Space Booking, le persone possono verificare in tempo reale quali sono le sale riunioni o i desk liberi ed effettuare la prenotazione per l’orario e il giorno che preferiscono, in maniera semplice e immediata: le funzionalità di Space Booking sono infatti fruibili dal portale web dedicato ma anche via app (direttamente su smartphone con sistema operativo Android o iOS), dal plug-in di Outlook oppure anche tramite l’integrazione con Microsoft Exchange o con GSuite. Per quanto riguarda la prenotazione delle meeting room, in particolare, la piattaforma consente anche di invitare altri partecipanti alla riunione, applicare specifiche azioni di check-in e richiedere strumenti o servizi avanzati come dispositivi per videoconferenza, addetti alla traduzione, alla segreteria o al catering. Per potenziare ulteriormente l’esperienza d’uso degli spazi fisici in chiave digitale, la soluzione prevede anche l’integrazione con beacon installati nelle aree aziendali: le persone, trovandosi nei pressi di questi dispositivi, possono vedere direttamente sul proprio smartphone quali sono le risorse disponibili nelle vicinanze e prenotarle con un semplice tap. Ma non è tutto, l’universo di asset o servizi condivisi che possono essere prenotati con Space Booking tende all’infinito: è possibile inserire nel sistema di prenotazione (abilitando anche solo determinate categorie di utenti) i parcheggi, i posti alla mensa, gli ingressi alla palestra aziendale o qualsiasi opzione corrisponda alle specifiche esigenze di ogni singola organizzazione.