Workplace management: cos’è e come ottimizzare la gestione dell’ufficio
Nel 2022 non c’è più alcun dubbio: l’ufficio è un luogo ibrido e richiede nuove strategie di workplace management che riescano a garantire una gestione di desk, sale e asset dinamica, sicura e a misura di persone. Si tratta di abbandonare decenni di staticità per abbracciare una nuova logica lavorativa (e una nuova cultura aziendale) in cui persino gli spazi fisici devono plasmarsi attorno alle esigenze dei lavoratori. Gli obiettivi del nuovo workplace management sono chiari: aumentare il benessere all’interno di tutto l’hybrid workplace, ottimizzare la disponibilità di strumenti, servizi e risorse, promuovere un’efficiente condivisione e prenotazione di scrivanie, abilitare una riconversione virtuosa degli spazi inutilizzati, creare i presupposti per attrarre e trattenere i talenti più giovani grazie a un paradigma operativo flessibile e smart. Si tratta, insomma, di una prospettiva ambiziosa: la gestione di desk o sale riunioni diventa quindi un’attività tanto strategica quanto complessa che necessita di capacità organizzative elevate.
Com’è cambiato il workplace management nell’era del lavoro ibrido
Per centrare i nuovi obiettivi di workplace management, responsabili aziendali e manager HR necessitano di una soluzione software di room booking, desk booking e prenotazioni servizi, integrata con funzionalità di monitoraggio e gestione degli spazi in chiave collaborativa. Solo attraverso un supporto di questo genere, infatti, è possibile trasformare il lavoro ibrido in un’esperienza fluida e vantaggiosa sia per i dipendenti che per il management e il business nel suo complesso.
Dal punto di vista del lavoratori, la soluzione di workplace management ideale permette di abilitare la prenotazione di scrivanie, sale o dell’asset desiderato e di usufruirne con un sistema di self check-in e check-out, in completa autonomia. Per quanto riguarda HR manager e dirigenti, invece, tale piattaforma deve offrire specifiche funzionalità di governance e piena visibilità di tutte le dinamiche di utilizzo delle risorse aziendali: il tool di workplace management deve consentire di impostare la capienza degli spazi secondo specifiche policy interne, controllare l’utilizzo reale di scrivanie, sale riunioni, aree comuni, impianti o servizi e di visualizzare tutte le statistiche, i grafici e i KPI relativi a occupazioni e prenotazioni.
Desk booking, Room booking e prenotazioni servizi: il workplace management in un clic
Il vero valore aggiunto offerto da una soluzione evoluta di workplace management è una user experience mai sperimentata prima: effettuare desk booking, room booking e prenotazioni servizi da web o app permette concretamente agli utenti aziendali di organizzare il proprio lavoro ibrido e sfruttare ogni risorsa in assoluta semplicità, senza limiti. Nell’organizzazione delle riunioni, in particolare, una piattaforma di workplace management avanzata permette di eliminare ogni complessità: in pochi clic è possibile riservare sale, invitare colleghi, clienti o collaboratori, gestire dispositivi di videoconferenza, effettuare il check-in dei partecipanti. Ma non è tutto: un uso intelligente della tecnologia consente di aumentare ancora di più la flessibilità del luogo di lavoro. Come? Installando dei beacon all’interno degli spazi fisici aziendali e facendoli comunicare con l’app presente sullo smartphone degli utenti è possibile rilevare (anonimamente) la posizione dell’utente e attivare le funzionalità disponibili più vicine a lui: in questo modo, per esempio, è possibile verificare immediatamente se c’è un desk libero nei paraggi per effettuare la prenotazione di scrivanie in estemporanea o controllare in tempo reale se c’è disponibilità di un posto auto nel parcheggio aziendale. In pratica, un sistema di workplace management davvero all’avanguardia permette di ampliare esponenzialmente il raggio d’azione fino ad abilitare la prenotazione di servizi specifici come catering, concierge, segreteria, traduzione, mensa, palestra aziendale o posto auto. Il punto è riuscire a integrare facilmente qualsiasi nuova opzione di prenotazione all’interno dell’applicazione, rendendola immediatamente fruibile dagli utenti abilitati.
