Web Collaboration: cos’è e come funziona veramente

In ambito business, la Web Collaboration è un vero e proprio hot topic e un autentico business driver, specialmente nelle organizzazioni orientate allo smart working e alle iniziative di mobility, in cui i progetti condivisi si attuano su una triplice direttrice: una collaboration interna, una esterna all’azienda tra azienda e partner-fornitori-clienti, e un’ultima a livello enterprise.
La Web Collaboration è intesa, oggi, come il fattore abilitante di un nuovo modo di lavorare sempre più diffuso nei contesti imprenditoriali, in cui la natura sempre più “on demand” del business crea aspettative di accesso immediato a servizi e informazioni, da qualunque parte del mondo, con ogni mezzo di comunicazione o dispositivo. Ma che cosa comporta esattamente la Web Collaboration per le aziende e come funziona? Quali sono le funzionalità chiave che gli strumenti di collaborazione online devono avere per un hybrid workplace davvero efficace?

 

Perché la online collaboration è destinata a diventare uno standard: i dati aggiornati

Il nuovo modello operativo dominato dal paradigma della online collaboration che si è imposto, per cause di forza maggiore, a partire dalla primavera del 2020 ha lasciato un segno indelebile nelle organizzazioni di tutto il mondo. È ormai evidente che non si tornerà più del tutto indietro: il futuro del lavoro è ibrido, la online collaboration è la linfa vitale del business. I numeri evidenziano come questo trend si sia imposto anche nel nostro Paese: secondo i dati pubblicati nell’ultimo report condotto dall’Osservatorio Smart Working del Politecnico di Milano, durante il picco emergenziale è passato al lavoro da remoto circa un terzo dei dipendenti di grandi imprese, PA e PMI. Si tratta di ben 6,58 milioni di persone: un numero dieci volte superiore rispetto a quello registrato l’anno precedente (570mila). Secondo gli analisti, quando la situazione si stabilizzerà definitivamente, saranno 5,35 milioni le persone che continueranno a lavorare in modalità agile. Si tratta, dunque, di una platea sconfinata di lavoratori ai quali le aziende dovranno offrire strumenti di online collaboration ormai maturi, perfettamente performanti, intelligenti e integrati nell’hybrid workplace.

 

Inquadrare la Web Collaboration: una business strategy multicanale vincente

Proviamo a rispondere partendo da una semplice definizione: con “Web Collaboration” si identifica, in  ambito business, un contesto di tecnologie, piattaforme, applicazioni e web collaboration tools basati sul cloud, spesso forniti as a service, che accorpano voce, mail, video e dati in una user experience unica e integrata, permettendo ai work team situati in luoghi (e orari) diversi di lavorare insieme nello stesso progetto, per raggiungere il medesimo obiettivo. Il tutto, con accessi controllati, standard di sicurezza elevati e certificati e compliant in tema di data protection.
In pratica, la Web Collaboration può essere inquadrata come una “business strategy” aziendale di progettualità multicanale basata sul web, in cui i vari work team possono cooperare, comunicare e condividere tra loro task e progetti in maniera sincrona – utilizzando semplici strumenti e software di online collaboration su dispositivi diversi e sfruttando tutte le potenzialità del web e del cloud – in azienda come da qualunque parte del mondo. Tutto questo, utilizzando interfacce semplici, come app o link web, e con tutta l’immediatezza della user experience che solo il web può garantire.

 

Web Collaboration: semplicità e strumenti evoluti al servizio di lavoratori e aziende

I benefici della Web Collaboration naturalmente non sono riservati solo ai lavoratori e agli smart workers ma anche – e soprattutto – alle aziende, misurabili in alcuni casi (risparmio dei costi di comunicazione o degli spostamenti e ottimizzazione dei tempi del time-to-market) e meno quantificabili in altri (crescita delle competenze, aumento della flessibilità, miglioramento della qualità relazionale e via dicendo).
È evidente, quindi, che la Web Collaboration può essere uno strumento potente nelle mani delle aziende di ogni tipologia e grandezza, per affermare il proprio vantaggio competitivo e abilitare il nuovo modo di lavorare nell’era della UCC. Secondo recenti trend di mercato, del resto, entro il 2023 il 60% dei provider di software applicativi aziendali includerà anche funzionalità di  online collaboration nel proprio portafoglio di prodotti software. (Gartner, “Analisi delle previsioni: software sociale e collaborazione sul posto di lavoro, in tutto il mondo”, 2019).

Strumenti di collaborazione online (dentro e fuori ufficio): le 3 funzionalità chiave

Insomma, i tempi sono davvero maturi, sia dal punto di vista tecnologico che culturale: gli strumenti di collaborazione online rappresentano un requisito essenziale per il business della nuova era. Ma quali sono quindi, in pratica, i web collaboration tools fondamentali da implementare per far fronte a tutte le necessità dei lavoratori (e dell’azienda) all’interno dell’ecosistema di lavoro ibrido? Ecco i tre pilastri dai quali nessuna azienda moderna potrà più prescindere:

#1 Piattaforme di comunicazione unificata: sono gli strumenti di collaborazione online per antonomasia, soluzioni basate sul cloud senza le quali i flussi di lavoro all’interno dell’hybrid workplace non potrebbero essere gestiti efficacemente.

#2 Cloud PBX: anche il traffico voce rientra in quelle funzionalità che possono essere potenziate in fase di implementazione degli strumenti di collaborazione online. Spostare la linea telefonica aziendale sulla nuvola, infatti, permette ai lavoratori di comunicare efficacemente con colleghi, partner o clienti anche quando si trovano fuori ufficio o, agli addetti al centralino, di poter proseguire il proprio lavoro anche da remoto.

#3 Uffici ibridi: con l'affermarsi del nuovo scenario operativo definito phygital, anche i tradizionali spazi aziendali fisici devono evolvere in chiave digitale, fondendosi di fatto all’interno di un ecosistema basato sugli strumenti di collaborazione online. Occorre quindi dotare gli uffici di sistemi professionali di videoconferenza che possano integrarsi perfettamente con i web collaboration tools: solo così, durante le riunioni, si potrà garantire la migliore interazione tra le persone in presenza e quelle connesse da remoto.

 

La Web Collaboration è il nuovo modo di lavorare, ma non è solo un insieme di tecnologie

Ma quindi, per fare “Web Collaboration” basta mettere insieme una serie di tecnologie di UCC come videoconferenza, file e data sharing, social, telefonia IP, device portatili e creare team cooperativi vincenti? Certo che no: il focus della Web Collaboration consiste soprattutto nel mettere al centro l’esperienza utente, avendo bene chiare in mente le strategie con cui attuare la comunicazione integrata e unificata in modo vantaggioso e competitivo. Si tratta, insomma, di umanizzare la “Digital Work Experience” nel mondo iperconnesso di oggi, dove mobilità e collaborazione rappresentano ormai la norma.

 

Web Collaboration è lavoro di squadra

Spesso, infatti, le organizzazioni e le aziende si possono trovare davanti a soluzioni frammentate o incomplete, che finiscono per tramutarsi più in opportunità mancate che in occasioni per promuovere una reale crescita e competitività del business, principalmente a causa dell’incompatibilità delle tecnologie, o della non integrazione con i sistemi aziendali e soprattutto per la disconnessione dalle reali esigenze e strategie di business dell’azienda.

Il nuovo modo di lavorare della Web Collaboration deve partire dunque da un vero lavoro di squadra, dall’esigenza di poter scambiare conversazioni “naturali”, di unire persone che collaborano insieme a progetti da ogni device, in ogni momento e da ogni luogo del mondo, garantendo standard elevati di sicurezza senza soluzione di continuità. È da questa visione olistica che può nascere una Web Collaboration efficace e strategicamente competitiva per ogni tipologia di business. In questo compito giocano un ruolo chiave gli HR leader, chiamati a identificare le reali esigenze operative e a predisporre, insieme al comparto ICT aziendale, le architetture in grado di supportare adeguatamente i cambiamenti dell’organizzazione.