Web Collaboration: cos’è e come funziona veramente

In ambito business, la Web Collaboration è un vero e proprio hot topic e un autentico business driver, specialmente nelle organizzazioni orientate allo smart working e alle iniziative di mobility, in cui i progetti condivisi si attuano su una triplice direttrice: una collaboration interna, una esterna all’azienda tra azienda e partner-fornitori-clienti, e un’ultima a livello enterprise.
La Web Collaboration è intesa, oggi, come il fattore abilitante di un nuovo modo di lavorare sempre più diffuso nei contesti imprenditoriali, in cui la natura sempre più “on demand” del business crea aspettative di accesso immediato a servizi e informazioni, da qualunque parte del mondo, con ogni mezzo di comunicazione o dispositivo. Ma che cosa comporta esattamente la Web Collaboration per le aziende e come funziona?

 

Inquadrare la Web Collaboration: una business strategy multicanale vincente


Proviamo a rispondere partendo da una semplice definizione: con “Web Collaboration” si identifica, in  ambito business, un contesto di tecnologie, piattaforme, applicazioni e software di comunicazione e collaborazione basati sul cloud, spesso forniti as a service, che accorpano voce, mail, video e dati in una user experience unica e integrata, permettendo ai work team situati in luoghi (e orari) diversi di lavorare insieme nello stesso progetto, per raggiungere il medesimo obiettivo. Il tutto, con accessi controllati, standard di sicurezza elevati e certificati e compliant in tema di data protection.
In pratica, la Web Collaboration può essere inquadrata come una “business strategy” aziendale di progettualità multicanale basata sul web, in cui i vari work team possono cooperare, comunicare e condividere tra loro task e progetti in maniera sincrona – utilizzando semplici strumenti e software di collaboration online su dispositivi diversi e sfruttando tutte le potenzialità del web e del cloud – in azienda come da qualunque parte del mondo. Tutto questo, utilizzando interfacce semplici, come app o link web, e con tutta l’immediatezza della user experience che solo il web può garantire.

 

Web Collaboration: semplicità e strumenti evoluti al servizio di lavoratori e aziende

I benefici della Web Collaboration naturalmente non sono riservati solo ai lavoratori e agli smart workers ma anche – e soprattutto – alle aziende, misurabili in alcuni casi (risparmio dei costi di comunicazione o degli spostamenti e ottimizzazione dei tempi del time-to-market) e meno quantificabili in altri (crescita delle competenze, aumento della flessibilità, miglioramento della qualità relazionale e via dicendo).
È evidente, quindi, che la Web Collaboration può essere uno strumento potente nelle mani delle aziende di ogni tipologia e grandezza, per affermare il proprio vantaggio competitivo e abilitare il nuovo modo di lavorare nell’era della UCC. Secondo recenti trend di mercato, del resto, entro il 2023 il 60% dei provider di software applicativi aziendali includerà anche funzionalità di collaboration nel proprio portafoglio di prodotti software. (Gartner, “Analisi delle previsioni: software sociale e collaborazione sul posto di lavoro, in tutto il mondo”, 2019).

 

La Web Collaboration è il nuovo modo di lavorare, ma non è solo un insieme di tecnologie


Ma quindi, per fare “Web Collaboration” basta mettere insieme una serie di tecnologie di UCC come videoconferenza, file e data sharing, social, telefonia IP, device portatili e creare team cooperativi vincenti? Certo che no: il focus della Web Collaboration consiste soprattutto nel mettere al centro l’esperienza utente, avendo bene chiare in mente le strategie con cui attuare la comunicazione integrata e unificata in modo vantaggioso e competitivo. Si tratta, insomma, di umanizzare la “Digital Work Experience” nel mondo iperconnesso di oggi, dove mobilità e collaborazione rappresentano ormai la norma.

 

Web Collaboration è lavoro di squadra

Spesso, infatti, le organizzazioni e le aziende si possono trovare davanti a soluzioni frammentate o incomplete, che finiscono per tramutarsi più in opportunità mancate che in occasioni per promuovere una reale crescita e competitività del business, principalmente a causa dell’incompatibilità delle tecnologie, o della non integrazione con i sistemi aziendali e soprattutto per la disconnessione dalle reali esigenze e strategie di business dell’azienda.

Il nuovo modo di lavorare della Web Collaboration deve partire dunque da un vero lavoro di squadra, dall’esigenza di poter scambiare conversazioni “naturali”, di unire persone che collaborano insieme a progetti da ogni device, in ogni momento e da ogni luogo del mondo, garantendo standard elevati di sicurezza senza soluzione di continuità. È da questa visione olistica che può nascere una Web Collaboration efficace e strategicamente competitiva per ogni tipologia di business. In questo compito giocano un ruolo chiave gli HR leader, chiamati a identificare le reali esigenze operative e a predisporre, insieme al comparto ICT aziendale, le architetture in grado di supportare adeguatamente i cambiamenti dell’organizzazione.

 

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