Virtual reception: semplifica l’accoglienza e ottimizza il digital management con Agrìd Welcome

Agrìd Welcome è la soluzione di virtual reception realizzata da Durante per consentire alle imprese di semplificare l’intero processo di accettazione, accreditamento e indirizzamento degli ospiti. Digitalizzare la gestione dei visitatori, infatti, significa di migliorare l’efficienza aziendale e, nel contempo, garantire un’esperienza utente fluida e pienamente soddisfacente, sia per gli ospiti che per gli addetti ai lavori. Un sistema di virtual reception e remote management come Agrìd Welcome, in particolare, permette di presidiare da un’unica postazione diversi varchi di accesso dislocati anche in sedi geograficamente lontane, velocizzare le procedure di ingresso evitando la formazione di code, indirizzare rapidamente ogni ospite verso il proprio referente o l’area aziendale in cui è atteso e, non ultimo, ottimizzare le tempistiche di lavoro delle persone
addette all’accoglienza.

Le aziende più evolute sono smart già dall’ingresso con la virtual reception

Grazie ad Agrìd Welcome, l’esperienza in azienda diventa smart già al primo impatto. Quando il visitatore entra all’interno dell’edificio, può trovarsi davanti due diversi scenari. Nel caso venga accolto da un receptionist presente in loco, si interfaccia con una persona in carne e ossa e può beneficiare dell’efficienza garantita dalla piattaforma di digital management in uso all’operatore: grazie al sistema digitale, infatti, la registrazione avviene in pochi step e il visitatore è subito messo in contatto con chi lo ha invitato. Nel caso in cui, invece, sia stata implementata la virtual reception – soluzione ideale nel caso in cui ci siano più varchi da presidiare – il sistema automatico rileva l’ospite attraverso sensori e chiama immediatamente l’addetto, connesso da remoto, che risponde attraverso un monitor e aiuta così il visitatore nelle procedure di accreditamento, esattamente come se si trovasse fisicamente lì presente. L’operatore da remoto, loggandosi al sistema, è infatti perfettamente in grado di registrare l’accesso, mettere in contatto la persona con il relativo referente aziendale e attivare eventuali comandi di building automation. In questo modo, grazie alla virtual reception, l’azienda riesce a ottimizzare al meglio le risorse continuando a fornire un servizio di altissimo livello ai propri ospiti.

Come funziona, in pratica, la Agrìd Welcome? Integrazioni e funzionalità specifiche

Quali sono le funzionalità e le tecnologie grazie alle quali la Agrìd Welcome riesce ad abilitare questo innovativo scenario di accoglienza con la virtual reception? Vediamole, una a una. La piattaforma, integrata con Microsoft Teams, consente innanzitutto di monitorare i vari ingressi da remoto grazie alla presenza di videocamere di sorveglianza e, attraverso uno specifico software, di gestire eventuali scenari di domotica, come l’apertura di varchi d’accesso o porte. Il sistema di virtual reception permette all’operatore, ovunque egli si trovi, di accedere a un totem allocato presso la reception per aiutare l’ospite nella compilazione della scheda di registrazione. L’accredito digitale viene gestito attraverso il modulo Visitor Management che comprende appunto l’anagrafica del visitatore, l’acquisizione dei documenti (in linea con le disposizioni normative e le policy aziendali in termini di privacy e di sicurezza) e il sistema di rilascio del documento di viaggio, con consegna di badge, documentazione, credenziali per il wi-fi o altri servizi.​ Non ultimo, la soluzione di dispone anche di un modulo emergenza che permette, in caso di necessità, di avere immediatamente traccia di tutte le persone presenti in azienda.

I vantaggi garantiti dal sistema di virtual reception e digital management

Dallo scenario fin qui descritto, è chiaro quanto la digitalizzazione delle procedure di accreditamento, con il sistema di virtual reception e digital management abilitato da Agrìd Welcome, apporti vantaggi concreti sia all’organizzazione nel suo complesso che ai singoli utenti, operatori o ospiti che siano. Uno dei maggiori benefici di questa soluzione è senza dubbio riconducibile al livello di efficienza operativa: i diversi varchi aziendali, in qualsiasi parte del mondo si trovino, possono essere agilmente gestiti da un team di operatori impiegati anche in altre attività di maggior valore. Grazie alla completa integrazione con Microsoft Teams, infatti, il sistema di gestione di virtual reception e digital management può sostituire completamente il tradizionale presidio fisico. L’accoglienza virtuale garantisce anche ottimi risultati in termini di efficacia e di user experience, grazie a un processo standardizzato fluido e affidabile che, velocizzando le procedure, riduce i tempi di attesa, requisito prezioso soprattutto nel caso di eventi con numerosi invitati. Così come le persone, anche gli asset aziendali sono valorizzati al meglio: gli strumenti di digital signage, infatti, quando non vengono impiegati per la virtual reception, si trasformano in mezzi di comunicazione su cui vengono proiettate news aziendali, indicazioni, avvisi e comunicazioni. Agrìd Welcome, come già accennato, si traduce anche in uno strumento a supporto della sicurezza, in caso di emergenza: in qualsiasi momento, infatti, è possibile avere contezza di tutte le persone presenti in azienda, con la specifica dell’area esatta in cui dovrebbero trovarsi.