Virtual concierge: come rendere sale e uffici sempre accessibili​​​​

La nuova normalità nel mondo professionale impone una gestione degli spazi aziendali (fisici e virtuali on-demand) sempre più ottimizzata, smart e adattabile, dove una tecnologia di virtual concierge non è solo un servizio “nice to have”, ma una vera e propria necessità.

Il termine “impone” all’inizio di questo post può sembrare un po’ forte, ma non è scelto a caso: l’esperienza del lavoro in tempo di COVID ha infatti mostrato che approcci ibridi e/o flessibili non sono solo utili, sono anche vantaggiosi in termini di efficienza aziendale.

Questo, ovviamente, ha portato organizzazioni di ogni dimensione a “ripensare” i propri spazi di lavoro, mettendo in atto trasformazioni digitali e infrastrutturali più o meno profonde, per offrire ai propri dipendenti strumenti capaci di migliorare l’esperienza di lavoro in team.

Riunioni ed eventi sono ormai quasi sempre organizzati in due “luoghi”: uno fisico e uno virtuale. E non sempre i reparti IT aziendali riescono a sostenere i molteplici bisogni e casi d’uso che questo dualismo comporta.

In questo scenario, una tecnologia di virtual concierge è la soluzione perfetta per ottenere due semplici vantaggi: un reparto IT non in sovraccarico e un servizio che migliora davvero la produttività delle persone.

Virtual concierge: i vantaggi da considerare per le aziende

Un servizio di virtual concierge gestisce con agilità gli scenari che un corposo reparto IT non riuscirebbe a sostenere, con considerevoli risparmi in termini di tempo e costi.

Fra i vantaggi tangibili di questo tipo di tecnologia è possibile citare i seguenti:

• Gestione unificata e monitoraggio costante degli spazi. Il virtual concierge ha sempre il polso della situazione: sa quali sale sono occupate, quali lo saranno, quali sono pienamente funzionanti, quali necessitano di interventi tecnici e molto altro ancora. Il tutto da una piattaforma singola, facilmente accessibile anche fuori dall’infrastruttura aziendale e da qualunque fuso orario.
• Aggiornamento e gestione hardware/software. Se l’azienda supporta la modalità Bring your own device, è fondamentale che l’hardware sia sempre in perfetto ordine e il software installato sia sempre aggiornato: poterlo gestire tutto questo da un ambiente unificato e cloud-based diminuisce i downtime e minimizza i tempi di configurazione, aumentando enormemente l’efficienza aziendale.
• Prenotazione smart. Il lavoro, oggi, non viene svolto solo in ufficio. Le persone possono portare avanti le proprie attività da ogni parte del mondo, in qualunque momento: il virtual concierge, con il suo approccio web-based, rende la prenotazione delle sale semplice e veloce, da PC come da smartphone.
• Integrazione con sistemi aziendali esistenti. Dopo aver prenotato una sala, le persone tendono a dimenticarsi in fretta dei meeting, questo perché le nuove modalità di lavoro hanno portato a una crescita del numero di riunioni. Questo, però, non deve essere per forza visto come uno spreco di risorse. Una tecnologia di virtual concierge completa, infatti, si integra in modo semplice con sistemi aziendali basati sul cloud: la prenotazione, dunque, porta alla creazione di un meeting automatico anche sul calendario aziendale condiviso, con tanto di alert e aggiornamento delle disponibilità in real time. E questo è solo un esempio, perché il livello di interoperabilità può essere ben più profondo.
• Risparmio. Con un concierge digitale, magari implementato con un approccio as-a-service, non solo non devi assumere nuove persone, ma fai anche risparmiare tempo alle tue risorse attuali: la piattaforma di prenotazione è talmente intuitiva e completa che tutti gli utenti si trovano subito a proprio agio nell’utilizzarla. Servono indicazioni sul percorso da seguire per raggiungere una determinata sala? Sistemi di navigazione integrati ti porteranno facilmente a destinazione (e senza dover chiedere aiuto).

Il virtual concierge per eventi

Tecnologie di concierge virtuali non sono solo utili per le riunioni, ma anche per gli eventi. 

Ad esempio, grazie all’utilizzo di hardware on site come chioschi e totem, è possibile offrire ai partecipanti tutte le informazioni e i servizi che necessitano.

Si può offrire l’agenda in tempo reale, permettere di acquistare o riservare posti a sedere, veicolare messaggi o promuovere prodotti, il tutto da una piattaforma scalabile, intuitiva e che gli utenti sapranno usare fin da subito.

Integrando il sistema con servizi web, inoltre, è possibile gestire alert e notifiche automatiche inviate direttamente a smartphone e dispositivi connessi delle persone.

In questo modo, i visitatori potranno scegliere i servizi di cui hanno bisogno in completa autonomia, costruendosi un’esperienza personalizzata che un servizio di concierge tradizionale, per quanto capace, non riuscirebbe ad eguagliare.

Il virtual concierge, poi, può anche agire da assistenza remota: può assicurarsi che tutte le apparecchiature siano funzionanti, che gli ambienti siano pronti ad accogliere le persone, può intervenire in caso di imprevisti live e molto altro.
Qualunque sia il tuo scenario, un sistema di concierge virtuale migliorerà notevolmente l’esperienza dei tuoi visitatori. Assicurati che sia veloce, efficiente e utile: il tuo pubblico ti ringrazierà.