Unified communication & collaboration: quali tecnologie servono?

Le tecnologie di Unified Communication & Collaboration (UCC) saranno sempre più business critical per le aziende di ogni tipologia ed estensione, spinte anche dal progressivo imporsi di modalità di smart working nelle aziende. Cosa vuol dire questo in concreto e come individuare le tecnologie e i sistemi telematici di UCC che possano supportare i processi e le esigenze aziendali, portando innovazione e valore alle aziende?

LA DEFINIZIONE DI UNIFIED COMMUNICATION & COLLABORATION

Uno spunto può venire dalla definizione stessa di Unified Communication & Collaboration, intesa come un insieme di tecnologie e piattaforme per la comunicazione, lo scambio, la sincronizzazione e l’archiviazione delle informazioni, che si avvale di mezzi diversi che supportano esigenze diverse. Da qui si comprende non solo la vastità dei settori aziendali coinvolti, ma anche la complessità di soluzioni e tecnologie in grado di creare un ambiente aziendale unificato. Un ambiente integrato e multicanale, che spazia dalla comunicazione audio e/o video, all’Instant Messaging (chat, mail, voicemail), alla comunicazione voce telefonica (tradizionale o su IP), fino alle piattaforme di file sharing e collaboration in cloud fruibili attraverso un’unica interfaccia comune. In sostanza, la Unified Communication & Collaboration non è una tecnologia, ma un vero e proprio insieme di tecnologie integrate in un uno strumento coordinato che contribuisce a semplificare molte funzioni aziendali.

COME CAMBIA LO SMART WORKPLACE NELL’ERA DELLA UNIFIED COMMUNICATION & COLLABORATION

La Unified Communication & Collaboration è insomma per le aziende un capitale digitale che sta influenzando sempre più le modalità e i tempi del lavoro e che apporta valore alle aziende.
La trasformazione del lavoro, infatti, spinta dal diffondersi graduale ma progressivo dello smart working nelle aziende italiane (+20% di smart workers nel 2019 rispetto a l 2018, dati Osservatorio Smart Working Politecnico di Milano, 2019), si attua oggi su tre livelli, workspace, workforce e workculture: ovvero, lo spazio di lavoro, fisico e virtuale insieme; la forza lavoro sempre più distribuita e connessa e, infine, il modo di lavorare, fluido e automatizzato. Lo spazio di lavoro nell’era della UCC, in poche parole, è quanto di più lontano dalla staticità ed è ovunque, in qualsiasi momento, su ogni device. Si basa su innovazione e multicanalità di dipendenti, collaboratori, clienti e partner, e per attuarlo è necessario utilizzare in maniera sempre più pervasiva strategie di Unified Communication & Collaboration, che consentono di lavorare in modo efficace, a distanza, in mobilità o in varie postazioni della sede aziendale, in maniera il più possibile intuitiva, favorendo una user experience ottimale e produttiva, e potendo contare su criteri di usabilità, accessibilità, sicurezza dei sistemi IT e privacy compliance.

LE FUNZIONI CHIAVE E LE TECNOLOGIE DELLA UNIFIED COMMUNICATION & COLLABORATION

Le funzioni più importanti nel vasto sistema della Unified Communication & Collaboration sono raggruppabili, sostanzialmente, in diversi gruppi di applicazioni, tecnologie e funzioni di condivisione, comunicazione, scambio di informazioni e dati, sia intraaziendale sia interaziendale (Smart Working). La loro presenza in azienda è in grado di potenziare la produttività, attraverso la comunicazione semplice, efficace e multicanale. Ecco in sintesi le sei principali soluzioni dell’ecosistema di UCC:

• Piattaforme social Instant Messaging (IM): comunicazione sincrona e immediata via chat, sms, con condivisione di documenti in tempo reale ed elevati livelli di sicurezza e privacy compliance.
• Piattaforme di Collaboration e Conferencing: includono servizi di web conference audio e/o video, voice mail, desktop sharing, formazione e apprendimento a distanza (programmi di distance learning interattivi, webinar), spazi virtuali di co-working, Webcast e così via.
• Piattaforme di file sharing in Cloud: sistemi per la condivisione documentale e multimediale (audio e video), la collaborazione, lavagne interattive e così via.
• Comunicazione voce telefonica tradizionale o Voip, soluzioni PBX di nuova generazione. Il vecchio centralino telefonico si evolve nella rete, aggiungendo e integrando vari servizi.
• Mobility su device mobile: possibilità di estensione del sistema UCC a dispositivi mobili (smartphone, tablet, notebook, convertibili) attraverso app dedicate.
• Sistemi di Unified Messaging (UM): soluzioni che integrano e-mail, sms, fax, voce, alcune con funzioni evolute.

Last but not least, qualunque soluzione e piattaforma di UCC offre la possibilità di integrazione con i processi e le applicazioni già presenti in azienda e questo è innegabilmente un grande punto di forza. Per cui, nell’era della Unified Communication and Collaboration, è consigliabile valutare attentamente le tecnologie aziendali in gioco e integrare le componenti mancanti, per una comunicazione realmente “integrata” a 360 gradi che promuova il successo di ogni business.