Tecnologia per sale riunioni: come favorire la collaborazione tra team

La tendenza al remote working è stata accelerata. Molte aziende sono state costrette ad innovarsi, passare completamente al digitale e dotarsi di tecnologia per sale riunioni all’avanguardia in un brevissimo lasso di tempo. Tutto questo per favorire la collaborazione, la flessibilità, il business continuous e il benessere lavorativo delle persone. 

Ed è proprio la tecnologia ad essersi rivelata vera abilitatrice della smart collaboration, artefice della semplificazione e ottimizzazione di processi e di un aumento della produttività dei lavoratori in sede e da remoto, i quali hanno visto finalmente ridurre lo stress lavoro correlato e aumentare le possibilità di collaborazione in team.

Come scegliere la migliore tecnologia per sale riunioni e favorire la smart collaboration

Negli hybrid workplace, hub di condivisione e incontro di talenti e innovatori, il modo di lavorare è completamente cambiato. Come per il layout e il design degli spazi, anche la tecnologia ha un ruolo fondamentale negli uffici moderni, soprattutto nelle sale riunioni, poiché permette di raggiungere condizioni lavorative a prova di Open Innovation e di sharing economy. 

La soluzione per favorire la collaborazione da remoto ed il business continuous in azienda è, infatti, quella di adottare tecnologie per sale riunioni in grado di soddisfare bisogni ed esigenze dei lavoratori, in sede e non, e in base alla tipologia di sala in cui si svolgono i meeting e allo spazio a disposizione. 

I software e i servizi di videoconferenza, e le Smart Workplace Technology (link articolo kw smart workplace technology) possono fare la differenza, e rendere il lavoro in ufficio e a distanza, davvero piacevole.

Tecnologia per sale riunioni: quale scegliere in base agli spazi

Il luogo di lavoro influisce molto sulla produttività e sul benessere lavorativo delle persone. Anche in un recente articolo di Harvard Business Review ci si interroga su quale sarà il futuro degli uffici considerando che il lavoro da remoto è qui per restare, come lo sono gli uffici e gli spazi di lavoro condivisi.

Anche qui la soluzione suggerita è a metà tra casa e ufficio: un hybrid workplace per garantire continuità e benessere lavorativo a chiunque, indipendentemente dal luogo e dalla modalità di lavoro scelta.

La tecnologia per sale riunioni per essere efficace deve guardare agli spazi a disposizione e all’utilizzo di questi ultimi in base alle necessità organizzative e aziendali. Vediamo degli esempi:

  • Focus Rooms: sono sale riunioni molto piccole, utilizzate per telefonate, Meet e videoconference private o individuali. Essendo spazi ristretti i sistemi di videoconferenza ideali sono compatti, occupano poco spazio e non interferiscono con la fluidità dei processi lavorativi. Offrono un’esperienza di connessione semplice.
  • Huddle Rooms: sale riunioni pensate per ospitare 3 o 4 persone al massimo. Offrono un buon livello di collaborazione in team e garantiscono privacy. In questi ambienti si consigliano sistemi di videoconferenza con videocamere ad ampio raggio, wireless per evitare l’intralcio dei cavi, e microfoni ambientali.
  • Executive Rooms: spazi ideali per meeting allargati o per ospitare un piccolo pubblico. La tecnologia in queste sale riunioni è professionale e performante. Le stanze sono grandi, quindi i software di videoconferenza devono essere dotati di videocamere con zoom e messa a fuoco per inquadrare partecipanti e documenti. Meglio l’utilizzo di microfoni ambientali o da parete per evitare ingombri sul tavolo da riunione e un sistema di domotica in grado di controllare da remoto la qualità dell’aria e dell’ambiente, lo stato di prenotazione della sala riunioni.

Le migliori tecnologie per favorire la collaborazione in team

Le tecnologie per le sale riunioni sono pensate per favorire la collaborazione in team e andare incontro alle esigenze sia di chi vuole recarsi in ufficio, sia di chi si collega da remoto.

Partecipare ad una riunione in un ambiente ibrido è più difficoltoso, mantenere alta l’attenzione ed evitare intoppi di connessione è fondamentale, audio e video di qualità sono ormai la priorità per una smart collaboration ottimale. 

Oltre ai sistemi di videoconferenza le migliori tecnologie per favorire la collaborazione in team sono:

Le lavagne interattive: lavagne che presentano contemporaneamente offline e online offrono così la stessa esperienza di ascolto e interazione sia da remoto sia in ufficio.

Software di domotica e automatizzazioni per la pianificazione della sala riunioni: il controllo remoto delle sale riunioni è importante per non creare affollamenti, per avere sotto controllo la logistica in ufficio e dare la possibilità ai lavoratori di prenotare la postazione comodamente da casa.

Software che creano ecosistemi di collaborazione completi: rendere accessibile a tutti qualsiasi cosa in un unico posto, è questo l’obiettivo degli ecosistemi di collaborazione. Una questione di comodità, ma anche di accessibilità.

Sistemi di Cloud Unified Communication: la collaborazione in team non sarà mai un successo se non si comunica in maniera fluida e costante. Sistemi di comunicazione unificata e in cloud (link articolo kw Unified Cloud Communication) permettono di collaborare ovunque e dovunque.

Il periodo di emergenza sanitaria ci ha insegnato che la collaborazione può avere varie forme, è fluida, flessibile. Proprio per questo anche gli spazi e la tecnologia per sale riunioni devono avere la stessa caratteristica, e adattarsi alle esigenze di tutti. 

È questa flessibilità condivisa che porta innumerevoli vantaggi alle aziende, grazie all’incremento di produttività, al coinvolgimento delle persone, alla condivisione.

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