Software Videoconferenza: come scegliere la soluzione migliore

I Software di Videoconferenza sono strumenti imprescindibili per accrescere l’efficacia comunicativa tra i team. Ma occorre individuare la soluzione migliore per ogni business

 

La videoconferenza è sicuramente uno dei più efficaci sistemi a disposizione delle aziende di ogni dimensione e tipologia per comunicare efficacemente da remoto. E oggi, i Software di Videoconferenza, grazie anche alla connettività dati sempre migliore e all’integrazione di tecnologie evolute a supporto, sono in grado di offrire un’esperienza d’uso pari a quella che si avrebbe con le riunioni in presenza, garantendo una eccellente user experience e permettendo, in alcuni casi, anche di approcciare soluzioni professionali con investimenti contenuti.
Condizioni che si possono verificare, però, solo a patto che i software di videoconferenza rispondano a tre criteri principali: la facilità d’uso per tutti i partecipanti, dalla programmazione alla partecipazione; la compatibilità via web con le varie piattaforme e l’interoperabilità con i device che poi li utilizzeranno.

 

I vantaggi della videocomunicazione per l’azienda

È noto che la comunicazione non verbale pesa moltissimo in termini di efficacia, e questo vale tanto nella vita quotidiana, quanto nei contesti lavorativi: pensiamo a quanto valore aggiungano alla comunicazione la gestualità, le espressioni del viso, la voce, la postura, favorendo un’esperienza comunicativa migliore e una grande efficacia. I software di videoconferenza consentono proprio di migliorare la partecipazione dei gruppi di lavoro su progetti o finalizzare risultati importanti in meeting in cui la presenza fisica è un fattore cruciale. Senza escludere il fatto che rappresentano anche soluzioni vantaggiose economicamente per l’azienda, dal momento che riducono il numero di spostamenti del team sul territorio, tra le sedi aziendali o presso i clienti. E certamente, anche in tutti questi fattori risiede il successo della videoconferenza.

 

Quale software di videoconferenza? Le sfide da affrontare
Spesso, però, ci si scontra con ostacoli importanti, che rendono la scelta di un software di videoconferenza una sfida cruciale per ogni IT Officer e Facility Manager, quando ci si trova nella circostanza di dover identificare la migliore soluzione per l’azienda. Tra queste criticità, l’incompatibilità con i sistemi aziendali, che non consentono l’installazione di plug-in per il funzionamento, con i dispositivi desktop e mobile (PC, tablet, smartphone) e, infine, la scarsa qualità della connessione audio e video, per cui collegarsi a un call può talvolta diventare un vero incubo.

 

Le domande chiave per l’IT Officer e il Facility Manager

Nell’identificare il software di videoconferenza giusto per gli IT e Facility Manager è opportuno innanzitutto confrontarsi su questioni chiave e business critical, come per esempio fare una stima indicativa del numero di videoconferenze al mese, il numero di utenti da collegare, stabilire se si è più orientati verso una soluzione autonoma o integrata con un sistema telefonico aziendale, quante sedi aziendali ci sono da collegare, quali sono le funzionalità importanti che dovrebbero essere incluse nel software di videoconferenza (per esempio, accesso a più partecipanti e posizioni, interazione e integrazione con altre app e servizi, scalabilità, condivisione di file con altri partecipanti, e così via). Spesso, infatti, non occorre rivolgersi a software complessi per disporre di basilari funzioni di videoconferenza o quando non c’è bisogno di coinvolgere più utenze, come è altrettanto vero che, talvolta, le esigenze aziendali richiedono soluzioni di videoconferenza più articolate e ricche di funzioni di Collaboration e Communication.

Ecco alcune caratteristiche da tenere in considerazione nel momento della scelta del software di videoconferenza ideale.

  • Semplicità: è il criterio chiave nella scelta di un software di videoconferenza. Uno strumento complesso, infatti, non solo può rendere l’esperienza frustrante e poco appagante per i team, ma si rivela soprattutto improduttivo. È importante, quindi, valutare piattaforme di gestione e distribuzione dei dispositivi per videoconferenza convenienti, con interfacce utenti intuitive e pratiche.
  • Compatibilità: è bene verificare che i software di videoconferenza siano compatibili con i sistemi preesistenti e le piattaforme aziendali, senza conflitti e senza interferire con il normale workflow.

L’offerta di alcuni software prevede la collaborazione integrata con le principali suite e i più diffusi applicativi aziendali, come Gmail o Outlook.

  • Integrazione di applicazioni di terze parti: molti servizi di videoconferenza prevedono l’integrazione di applicazioni di terze parti, come Microsoft PowerPoint, o di applicazioni per prendere appunti e note durante le riunioni, per esempio. Altre offerte, ancora, prevedono l’integrazione con calendari o client di posta elettronica.
  • Condivisione dello schermo e collaborazione: la condivisione dello schermo in videoconferenza è una delle funzioni più efficaci: mantiene i partecipanti più attivi e coinvolti e rende il meeting più interattivo, permettendo di condividere file e informazioni con efficacia.
  • Varietà dell’offerta: alcuni software offrono la possibilità di organizzare e gestire meeting di varia tipologia, dai più semplici come meeting one to one, alle più complesse, come seminari di formazione o forum, con più o meno interazione dei partecipanti. Per questo, in fase di valutazione, l’azienda può identificare il software di videoconferenza che possa eventualmente soddisfare più esigenze.
  • Registrazione: in alcuni casi è disponibile la registrazione e il salvataggio dei meeting localmente o in spazi cloud gestibili e scalabili.
  • Sicurezza: i software di videoconferenza devono garantire elevati standard di sicurezza con crittografie end to end, sia per le riunioni sia per i file e le informazioni condivise.
  • Assistenza, monitoraggio e gestione da remoto: è un criterio di scelta molto importante, che consente alle aziende di supportare tutti i dispositivi delle sale riunioni e identificare in tempo reale i problemi e le criticità.
  • Esperienza mobile: può capitare di doversi connettere in videoconferenza da dispositivi mobili. Alcuni software di videoconferenza permettono di impostare e avviare una conferenza dal proprio smartphone, via app, con la stessa user experience del collegamento da desktop o da meeting room.

 

L’offerta certo non manca. Non è, quindi, necessario procedere per tentativi, quando sono disponibili così tante opzioni. Una volta identificate le proprie esigenze, le aziende sapranno scegliere il software di videoconferenza che affronti le priorità aziendali in modo soddisfacente prima di acquistare.

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