Software di collaborazione: come scegliere quello giusto
Come scegliere il software di collaborazione giusto, in questo melting pot di piattaforme di smart collaboration? Quali sono le caratteristiche che un software collaborativo deve avere per essere efficiente ed efficace per l’azienda?
La digital transformation corre sempre più veloce e le tecnologie si evolvono e si aggiornano in continuazione. Ecco che una risposta a queste domande è essenziale, per trovare il software di digital collaboration adatto a supportare il nuovo contesto di digital workplace ibrido, creatosi con la necessità di flessibilità e con il lavoro a distanza.
Cos’è e come scegliere il software di collaborazione
Il software di collaborazione è lo strumento utilizzato per comunicare e collaborare tra team, sia interni che remoti, su un’unica piattaforma. Con organizzazioni moderne sempre più grandi e dislocate, in cui i dipendenti lavorano ovunque, in modalità lavorative ibride, da remoto o in sedi distaccate, è diventato davvero difficile creare una forza lavoro collaborativa e coesa.
La soluzione è integrare software di collaborazione in azienda, per favorire la smart collaboration; strumenti per organizzare e gestire la nuova routine lavorativa, fatta di prenotazione di sale riunioni , Huddle Room e software di videoconferenza, desk booking software, comunicazioni in cloud e conversazioni digitali.
Come scegliere il software collaborativo giusto
Collaborare smart e aumentare produttività ed efficienza sono i vantaggi che il software di collaborazione apporta in azienda. Come capire però se la piattaforma individuata rispecchia le decisioni del management al miglior costo-opportunità, e se l’azienda è pronta all’adozione dello strumento?
Bisogna porsi degli interrogativi e valutare la propria situazione aziendale:
- Quali sono le esigenze aziendali? E quelle dei dipendenti, collaboratori e clienti? È opportuno riflettere sugli obiettivi che si vogliono perseguire e i risultati da raggiungere.
- Si è veramente disposti a innovare e intraprendere un percorso di comunicazione e collaborazione unificata e condivisa? Eliminare i silos aziendali migliora l’interazione tra team work.
- Qual è l’attuale portafoglio di tecnologie utilizzate in azienda? Si integrano con altri strumenti?
- Qual è il budget a disposizione per la smart collaboration? Stanziare dei fondi annuali per acquistare software collaborativi è un investimento in innovazione e flessibilità.
- Quale software di collaborazione provare? La prima piattaforma di collaborazione trovata non è detto sia quella ideale. Testare, aiuta a capire quale è lo strumento più idoneo alle esigenze dell’organizzazione.
Software di collaborazione: le caratteristiche fondamentali
In seguito ad attente valutazioni sulle problematiche che si vogliono risolvere ed eliminare in azienda, e dopo aver ragionato sulla fattibilità di integrare un software di collaborazione, è necessario saper scegliere la migliore soluzione che supporti e migliori le attività quotidiane di tutta la popolazione aziendale nel digital modern workspace.
Di seguito una lista di caratteristiche che il software di collaborazione deve avere per essere efficiente, e migliorare produttività e flussi di lavoro.
Le caratteristiche fondamentali del software di collaborazione
- Favorire la smart collaboration in real time: al primo posto tra le caratteristiche, non a caso. A questo servono i software di collaborazione, a rendere l’azienda moderna, flessibile e adattabile a qualsiasi forma di collaborazione, in presenza e da remoto.
- Supporto e assistenza: un buon software di collaborazione deve garantire una efficiente customer care, per trovare soluzioni alle necessità dell’azienda e per trasmettere il know how necessario all’utilizzo ottimale della piattaforma.
- Integrazione in azienda: è importante che la piattaforma collaborativa si integri perfettamente nell’ambiente di lavoro già esistente, e non vada a collidere con le altre tecnologie aziendali.
- Ottimizzazione dei processi intuitiva e semplice: la facilità di utilizzo e l’utilità sono le caratteristiche che garantiscono una risposta positiva in azienda all’introduzione di nuove tecnologie e una buona adozione dello strumento.
- Semplificazione e unificazione della comunicazione: i software di collaborazione devono semplificare la comunicazione in team con sistemi integrati di Cloud Unified Communication e favorire la collaborazione con un’ottimizzazione delle attività lavorative e una gestione dei file e condivisione documenti intuitiva.
- Integrazione con automazioni e intelligenza artificiale: fornire al team, in sede e da remoto, la possibilità di interagire in autonomia e con rapidità e automatizzare operazioni manuali routinarie aiuta ad aumentare l’efficienza nelle attività lavorative strategiche.
- Sicurezza nel trattamento dei dati e trasparenza: fondamentale per un’azienda ibrida e dislocata è garantire sicurezza nell’accesso dei dati e trasparenza nel trattamento degli stessi. Un software di collaborazione non può prescindere da questo.
- Ecosistema di collaborazione: un software di collaborazione per essere di immediato utilizzo deve garantire una piattaforma collaborativa completa e riunire in un unico luogo virtuale e digitale tutto quello di cui l’azienda ha bisogno per collaborare in modo smart, nel più breve tempo possibile.
I software di collaborazione sono la tecnologia che costruisce ambienti connessi. Scegliere il giusto software collaborativo secondo le necessità della propria azienda, permette di risolvere quelle problematiche che ne rallentano il processo di crescita, come riunire team dislocati, ottimizzare i processi, ma soprattutto creare un digital workplace altamente flessibile, in grado di adattarsi a qualsiasi cambiamento senza intaccare produttività e benessere lavorativo.
