Sistemi di videoconferenza: come scegliere la soluzione più adatta

La flessibilità del lavoro e la nascita degli hybrid workplace hanno reso indispensabile l’integrazione di sistemi di videoconferenza in azienda, ormai fondamentali per una smart collaboration a prova di lavoro agile; tecnologie immancabili per un’ottimale gestione della comunicazione interna ed esterna.

Tra le tante soluzioni nate in quest’ultimo periodo, come scegliere quella più adatta per la propria azienda? Come individuare il software che, allo stesso tempo, riesce a garantire benessere lavorativo ai dipendenti, a mantenere la continuità nel business e inalterata la produttività? 

Sistemi di videoconferenza: qual è la soluzione ideale?

Secondo Jeffrey Polzer, Professore di Gestione delle Risorse Umane di UPS Foundation Harvard Business School, l’interazione visiva offerta dai software di videoconferenza permette di interpretare i segnali non verbali. Questo rafforza di molto i rapporti interpersonali, migliora la collaborazione e aumenta la produttività delle risorse anche da remoto.

Infatti, un recente studio condotto da Cisco e Redshift Research su 1.300 giovani dirigenti evidenzia come l’87% di essi ritenga che il video abbia un effetto determinante e positivo sull’azienda e sulla comunicazione interna, sia per i lavoratori in sede sia per quelli a distanza.

Il sistema di videoconferenza ideale per un’azienda, oggi, nell’era di profonda trasformazione digitale del lavoro che stiamo vivendo, è quindi sicuramente flessibile per permettere a tutte le risorse, in sede e in smart working, di lavorare al meglio; accessibile e sicuro, per raggiungere le informazioni necessarie ovunque e in sicurezza; facile da utilizzare e integrabile con le tecnologie già presenti in azienda.

I vantaggi nell’adottare software per avere una smart collaboration 

Perché adottare un software di video collaboration? La comunicazione aziendale spesso non è verbale. La video collaboration riesce a colmare il divario che si sarebbe creato per le aziende nel new normal, recando danni irreparabili al coinvolgimento e alla produttività.

Il video consente infatti di trasferire, scambiare e comprendere meglio le informazioni durante l’esecuzione dei progetti o di altre attività lavorative. Di conseguenza, le idee nascono e circolano più velocemente.

E non è solo questo il vantaggio di adottare sistemi di videoconferenza. Vediamone alcuni:

• attirano i talenti: il 78% dei Millennial afferma di essere influenzato dall’innovazione di un’azienda nella scelta del lavoro. (Fonte Deloitte);
• accelerano i processi decisionali: si collabora in maniera più smart, dipendenti e manager si sentono più uniti utilizzando sistemi di videoconferenza;
• migliorano il coinvolgimento dei dipendenti: il lavoratore, da remoto e in smart working, si sente più connesso con il team e maggiormente legato all’azienda;
• aumentano la produttività dei dipendenti: le aziende che integrano sistemi di videoconferenza nei processi lavorativi e nella formazione aumentano la produttività e diminuiscono il turnover volontario.

Come scegliere il miglior software di videoconferenza per l’azienda

Oltre a flessibilità, accessibilità, sicurezza e semplicità, elementi fondamentali per i software di videoconferenza nel digital workplace, ci sono altre caratteristiche che fanno capire qual è il miglior sistema di videoconferenza da implementare in azienda.

L’intuitività nella configurazione è una delle prime features che il software deve possedere, poiché consente a dipendenti e manager di gestire le sale riunioni e gli spazi aziendali facilmente, senza richiedere ogni volta l’intervento del reparto IT, rendendo l’organizzazione di meeting ed eventi in videoconferenza fluida e senza fastidiose interruzioni.

Il software di videoconferenza deve facilitare la produttività, anziché ostacolarla e rendere la collaborazione smart. Queste di seguito sono le caratteristiche da ricercare in un sistema di videoconferenza per avere la certezza di un miglioramento in azienda.

Le caratteristiche immancabili in un ottimo sistema di videoconferenza

• Basta un clic per partecipare: una piattaforma di videoconferenza deve facilitare la partecipazione delle persone alle riunioni. I partecipanti devono sempre poter accedere con un semplice click, o touch se si utilizza un’app mobile, per partecipare. Semplificare il processo di partecipazione a una riunione è fondamentale per mantenere ingaggiati i dipendenti.
• Integrabilità: il sistema di videoconferenza deve integrarsi perfettamente con le altre Smart Workplace Technology che l’azienda utilizza quotidianamente. Ciò semplifica ulteriormente il processo di partecipazione a una riunione, semplificando l’arrivo degli utenti finali in tempo e senza frustrazioni.
• Audio e Video ad alta definizione, condivisione dello schermo e zoom: il software di videoconferenza ideale è quello che garantisce audio e video in alta definizione, che permette di condividere lo schermo e zoomare presentazioni e documenti senza richiedere l’intervento del reparto IT.
• Registrazione e archiviazione in cloud: è il momento di aziende sempre più paperless con archivi in cloud che acquisiscono e conservano documenti, presentazioni e registrazioni di qualsiasi riunione, e che siano anche condivisibili con tutta la popolazione aziendale.
• Sicurezza: con un sistema di archiviazione in cloud è di massima importanza il mantenimento in sicurezza dei dati. Un buon sistema di videoconferenza ha le misure necessarie per prevenire ed evitare eventuali problematiche.

Quando decidi di implementare sistemi di videoconferenza, assicurati di scegliere la soluzione funzionante su qualsiasi dispositivo, raggiungibile ovunque, e che non vada in collisione con altre tecnologie aziendali e di smart collaboration.

Per un’implementazione di successo, coinvolgi tutta l’azienda nella scelta, compreso il reparto IT, una volta che la soluzione è ritenuta idonea, affidabile, smart e sicura da tutti, è quella giusta da adottare.