Migliori soluzioni e app prenotazioni postazioni di lavoro

Le soluzioni e i software di prenotazione delle postazioni di lavoro possono oggi rivelarsi uno strumento strategico vincente per una riorganizzazione aziendale efficace, sicura e compliant, sia in questa nuova fase di gestione dell’emergenza Covid-19, sia guardando oltre, proiettati verso il “New Normal”. L’esperienza della pandemia ha infatti sollevato l’esigenza di riorganizzare una nuova cultura dello “stare in ufficio”, secondo una duplice direttrice: in mobilità e in azienda, nello smart workplace. In questa delicata fase di riassetto organizzativo, l’impiego di sistemi intelligenti per la prenotazione delle postazioni di lavoro per la gestione e controllo di desk, sale e dispositivi può aiutare a garantire il rispetto delle norme sul distanziamento tra persone e la sicurezza dei dipendenti. Affidarsi a partner competenti ed esperti fa la differenza in questo delicato momento di adattamento post emergenziale e di rientro in sede.

Durante è il partner tecnologico in grado di supportare le organizzazioni intervenendo su entrambi i fronti del riassetto del nuovo smart workplace, fornendo soluzioni che coprono 3 aspetti cruciali: la governance del building, con sistemi di prenotazione delle postazioni di lavoro, gestione delle sale e servizi collegati ai meeting, sotto il profilo dell’integrazione tecnologica e infine in tema di mobilità.

CAMBIAMENTI “EPOCALI”, NUOVA GESTIONE DEGLI SPAZI E UNA SOLUZIONE INTELLIGENTE: LA PRENOTAZIONE DELLE POSTAZIONI DI LAVORO

Per comprendere la portata del cambiamento che la pandemia da COVID 19 ha comportato a livello imprenditoriale, basta analizzare i dati della ricerca 2020 dell’Osservatorio Smart Working del Politecnico di Milano. Dalla survey è emerso che, durante l’emergenza, il numero di lavoratori agili in Italia dai 570 mila del 2019 è “balzato” a 6,58 milioni: praticamente, il numero è decuplicato dall’anno precedente, e nel post emergenza si prevede un assestamento a circa a 5,35 milioni di smart workers in tutto il Paese.

Questi dati, in concreto, si traducono in sostanziali cambiamenti per PMI, grandi imprese e per la PA, che coinvolgono la revisione delle policy organizzative e la nuova gestione degli spazi fisici – dalle sale riunioni alle postazioni singole – alla luce delle nuove linee guida sull’utilizzo degli ambienti lavorativi, anche in termini di numero di persone che possono accedere, prevedendo modalità di prenotazione delle postazioni di lavoro.

SISTEMI CASA VS UFFICIO E POSTAZIONI MULTIPLE: LE CRITICITÀ DA SUPERARE

A fronte di questi numeri, risulta subito chiaro come oggi l’allestimento stesso degli uffici debba cambiare radicalmente il proprio assetto: dal lavoro da casa all’ufficio in postazioni multiple, il concetto di tradizionale scrivania fissa sta per tramontare. Il lavoro nell’hybrid workplace, potenzialmente, è ovunque si trovi una connessione internet: se si dispone dei giusti strumenti, nell’arco della stessa settimana si può lavorare indistintamente da casa, ufficio e postazioni multiple in spazi di coworking. E al centro di questo cambiamento devono esserci le persone e le loro esigenze: oggi più che mai, è infatti fondamentale garantire una employee experience soddisfacente, da casa come in ufficio. Ecco perché figure come i CIO, i responsabili delle Risorse Umane e i Facility Manager sono chiamati a lavorare di concerto per trovare le soluzioni più adatte a potenziare questo ecosistema di lavoro ibrido. L’obiettivo comune deve essere quello di offrire il massimo del comfort alle persone azzerando la classica dicotomia dei sistemi casa vs ufficio. Le criticità da superare si sviluppano, principalmente su due fronti: 

• in primo luogo, sistemi di videoconferenza non aggiornati, non integrati e non predisposti per il modello BYOD rischiano di rendere insuperabile il gap tra sistemi di casa vs ufficio e postazioni multiple. É necessario abilitare un’interazione fluida anche non in presenza, eliminando qualsiasi ostacolo operativo tra connessioni da mobile, casa, ufficio e postazioni coworking. 
• in secondo luogo, le frequenti turnazioni del personale, tra lavoro da remoto e in azienda, possono diventare troppo caotiche e disfunzionali, se non adeguatamente gestite, monitorate e analizzate. Per questo, occorre predisporre software e applicazioni attraverso cui sia possibile prenotare autonomamente e in tempo reale desk, sale e postazioni multiple libere. 

Quest’ultimo aspetto, in particolare, può innescare un processo virtuoso di governance dei dati per ottimizzare la gestione delle risorse e ottenere importanti vantaggi operativi. Vediamoli uno a uno. 

I VANTAGGI DELLA PRENOTAZIONE DELLE POSTAZIONI DI LAVORO PER LE ORGANIZZAZIONI

In questi ultimi tempi, diverse organizzazioni si sono trasformate in una vera e propria remote workforce, in cui i dipendenti e i collaboratori sono stati chiamati a vivere nuove modalità lavorative, sia in presenza sia da remoto, in modo molto più strutturato e istituzionalizzato, grazie alle tecnologie e agli strumenti dello smart working. Nello smart workplace post emergenziale, le organizzazioni si devono confrontare con cambiamenti di processi, spazi e tempi del lavoro.

L’impiego di soluzioni di prenotazione di postazioni di lavoro in un contesto lavorativo sempre più “ibrido”, remoto e in presenza, può allora rivelarsi un vero e proprio “trampolino di rilancio” per una migliore organizzazione aziendale, nel rispetto delle nuove policy organizzative e per garantire la sicurezza dei lavoratori.

I sistemi di prenotazione delle postazioni di lavoro possono comportare vantaggi strategici sia per le aziende, in particolare semplificando attività e controlli per HR manager e AD, sia per i lavoratori.
Le prime, infatti, possono contare su una migliore gestione, organizzazione e monitoraggio delle presenze dei singoli lavoratori, assicurandosi che in sede non sia presente più di un determinato numero di collaboratori nello stesso giorno. Mentre i lavoratori possono avvantaggiarsi di una maggiore sicurezza e della facilità d’uso delle piattaforme di desk booking per la prenotazione delle postazioni di lavoro (dalle sale di videoconferenza, alle huddle room e in generale di tutti gli spazi di collaboration aziendali), per poter lavorare dove e quando serve in modo organizzato e sicuro.

CON IL SISTEMA DI PRENOTAZIONE DELLE POSTAZIONI DI LAVORO DI DURANTE, TUTTO È SEMPLICE E AUTOMATIZZATO
Diverse soluzioni di desk booking offrono la prenotazione delle postazioni di lavoro via app o dal portale web, per rendere il processo più semplice per il dipendente, e alcune offrono nel contempo anche la possibilità di prenotare sale riunioni, dispositivi tecnologici e servizi, come nel caso di Space Booking di Durante. La prenotazione delle postazioni di lavoro con l’app di Space Booking è semplicissima e immediata: l’app mostra la mappa dell’ufficio ed evidenzia in tempo reale i desk disponibili. Il dipendente non deve fare altro che prenotare il giorno e l’orario di occupazione della postazione; quindi, una volta in sede, l’ingresso viene automaticamente rilevato tramite sensori Bluetooth, proprio come avviene con i pagamenti via smartphone. Con questo sistema, si garantisce una migliore user experience ai membri del work team e, al contempo, i manager aziendali possono monitorare costantemente le presenze e l’occupazione dei posti in azienda attraverso i dati raccolti nel cloud.

SISTEMI DI DESK BOOKING PER L’EMERGENZA, OLTRE L’EMERGENZA

Le piattaforme di prenotazione delle postazioni di lavoro, in definitiva, rappresentano per le organizzazioni una soluzione agile e intelligente per affrontare adeguatamente i nuovi scenari di rientro, nel rispetto delle normative e della sicurezza. Tuttavia, al di là dei contesti emergenziali, il valore aggiunto di un efficace sistema di prenotazione delle postazioni di lavoro è la natura di strumento “self service”, facile da usare, agile e flessibile nell’esaudire specifiche richieste aziendali, che permetta alle aziende di adeguarsi di volta in volta ai parametri che cambiano e di modificarli, integrando magari nuovi strumenti di gestione. Una soluzione che consenta alle aziende di restare sempre operative e pronte al cambiamento, anche improvviso e costantemente proiettate verso il futuro.