Prenotazione postazioni di lavoro nell’era smart working: come fare

Le soluzioni e i software di prenotazione delle postazioni di lavoro possono oggi rivelarsi uno strumento strategico vincente per una riorganizzazione aziendale efficace, sicura e compliant, sia in questa nuova fase di gestione dell’emergenza Covid-19, sia guardando oltre, proiettati verso il “New Normal”. L’esperienza della pandemia ha infatti sollevato l’esigenza di riorganizzare una nuova cultura dello “stare in ufficio”, secondo una duplice direttrice: in mobilità e in azienda, nello smart workplace. In questa delicata fase di riassetto organizzativo, l’impiego di sistemi intelligenti per la prenotazione delle postazioni di lavoro per la gestione e controllo di desk, sale e dispositivi può aiutare a garantire il rispetto delle norme sul distanziamento tra persone e la sicurezza dei dipendenti. Affidarsi a partner competenti ed esperti fa la differenza in questo delicato momento di adattamento post emergenziale e di rientro in sede.

Durante è il partner tecnologico in grado di supportare le organizzazioni intervenendo su entrambi i fronti del riassetto del nuovo smart workplace, fornendo soluzioni che coprono 3 aspetti cruciali: la governance del building, con sistemi di prenotazione delle postazioni di lavoro, gestione delle sale e servizi collegati ai meeting, sotto il profilo dell’integrazione tecnologica e infine in tema di mobilità.

CAMBIAMENTI “EPOCALI”, NUOVA GESTIONE DEGLI SPAZI E UNA SOLUZIONE INTELLIGENTE: LA PRENOTAZIONE DELLE POSTAZIONI DI LAVORO

Per comprendere la portata del cambiamento che la pandemia da COVID 19 ha comportato a livello imprenditoriale, basta analizzare i dati della ricerca 2020 dell’Osservatorio Smart Working del Politecnico di Milano. Dalla survey è emerso che, durante l’emergenza, il numero di lavoratori agili in Italia dai 570 mila del 2019 è “balzato” a 6,58 milioni: praticamente, il numero è decuplicato dall’anno precedente, e nel post emergenza si prevede un assestamento a circa a 5,35 milioni di smart workers in tutto il Paese.

Questi dati, in concreto, si traducono in sostanziali cambiamenti per PMI, grandi imprese e per la PA, che coinvolgono la revisione delle policy organizzative e la nuova gestione degli spazi fisici – dalle sale riunioni alle postazioni singole – alla luce delle nuove linee guida sull’utilizzo degli ambienti lavorativi, anche in termini di numero di persone che possono accedere, prevedendo modalità di prenotazione delle postazioni di lavoro.

I VANTAGGI DELLA PRENOTAZIONE DELLE POSTAZIONI DI LAVORO PER LE ORGANIZZAZIONI

In questi ultimi tempi, diverse organizzazioni si sono trasformate in una vera e propria remote workforce, in cui i dipendenti e i collaboratori sono stati chiamati a vivere nuove modalità lavorative, sia in presenza sia da remoto, in modo molto più strutturato e istituzionalizzato, grazie alle tecnologie e agli strumenti dello smart working. Nello smart workplace post emergenziale, le organizzazioni si devono confrontare con cambiamenti di processi, spazi e tempi del lavoro.

L’impiego di soluzioni di prenotazione di postazioni di lavoro in un contesto lavorativo sempre più “ibrido”, remoto e in presenza, può allora rivelarsi un vero e proprio “trampolino di rilancio” per una migliore organizzazione aziendale, nel rispetto delle nuove policy organizzative e per garantire la sicurezza dei lavoratori.

I sistemi di prenotazione delle postazioni di lavoro possono comportare vantaggi strategici sia per le aziende, in particolare semplificando attività e controlli per HR manager e AD, sia per i lavoratori.
Le prime, infatti, possono contare su una migliore gestione, organizzazione e monitoraggio delle presenze dei singoli lavoratori, assicurandosi che in sede non sia presente più di un determinato numero di collaboratori nello stesso giorno. Mentre i lavoratori possono avvantaggiarsi di una maggiore sicurezza e della facilità d’uso delle piattaforme di desk booking per la prenotazione delle postazioni di lavoro (dalle sale di videoconferenza, alle huddle room e in generale di tutti gli spazi di collaboration aziendali), per poter lavorare dove e quando serve in modo organizzato e sicuro.

CON IL SISTEMA DI PRENOTAZIONE DELLE POSTAZIONI DI LAVORO DI DURANTE, TUTTO È SEMPLICE E AUTOMATIZZATO
Diverse soluzioni di desk booking offrono la prenotazione delle postazioni di lavoro via app o dal portale web, per rendere il processo più semplice per il dipendente, e alcune offrono nel contempo anche la possibilità di prenotare sale riunioni, dispositivi tecnologici e servizi, come nel caso di Space Booking di Durante. La prenotazione delle postazioni di lavoro con l’app di Space Booking è semplicissima e immediata: l’app mostra la mappa dell’ufficio ed evidenzia in tempo reale i desk disponibili. Il dipendente non deve fare altro che prenotare il giorno e l’orario di occupazione della postazione; quindi, una volta in sede, l’ingresso viene automaticamente rilevato tramite sensori Bluetooth, proprio come avviene con i pagamenti via smartphone. Con questo sistema, si garantisce una migliore user experience ai membri del work team e, al contempo, i manager aziendali possono monitorare costantemente le presenze e l’occupazione dei posti in azienda attraverso i dati raccolti nel cloud.

SISTEMI DI DESK BOOKING PER L’EMERGENZA, OLTRE L’EMERGENZA

Le piattaforme di prenotazione delle postazioni di lavoro, in definitiva, rappresentano per le organizzazioni una soluzione agile e intelligente per affrontare adeguatamente i nuovi scenari di rientro, nel rispetto delle normative e della sicurezza. Tuttavia, al di là dei contesti emergenziali, il valore aggiunto di un efficace sistema di prenotazione delle postazioni di lavoro è la natura di strumento “self service”, facile da usare, agile e flessibile nell’esaudire specifiche richieste aziendali, che permetta alle aziende di adeguarsi di volta in volta ai parametri che cambiano e di modificarli, integrando magari nuovi strumenti di gestione. Una soluzione che consenta alle aziende di restare sempre operative e pronte al cambiamento, anche improvviso e costantemente proiettate verso il futuro.

 

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