Le linee guida per avere un vero Smart Office

Smart Office, smart workspace, smart building: non sono sinonimi, ma diversi concetti tutti riconducibili a un’unica matrice, il rinnovato spazio di lavoro nell’era dello smart working. In pratica, possiamo pensare allo smart office come a un luogo di lavoro connesso, dove la forza lavoro è distribuita e dove le tecnologie giocano un ruolo chiave nell’abilitare processi di collaboration e mobility, dove le distanze fisiche e il fattore temporale si annullano e dove i dipendenti devono poter accedere e condividere strumenti e dati in tempo reale, da qualsiasi luogo – che sia all’interno dell’azienda o dall’altra parte del mondo – e in qualunque momento. Per attuare questo passaggio da office a smart office, serve attuare una riprogettazione “globale”, che coinvolge tutti i settori dell’organigramma aziendale, dalla Direzione IT ai Business Executives, alle Human Resources, sostenuta da un binomio fondamentale:

• Ripensamento della cultura aziendale: l’attuazione dello smart office chiede un cambio di mentalità importante e prevede il passaggio da una mentalità presenzialista e da processi produttivi a silos, verso una cultura volta al conseguimento degli obiettivi, rafforzando il concetto di collaborazione e favorendo la condivisione degli spazi.
• Strutturazione di politiche di gestione del personale innovative a supporto del cambiamento organizzativo aziendale che valorizzino il benessere, il merito e l’occupabilità delle persone, attraverso la possibilità di lavorare in qualunque luogo e orario di lavoro con accesso ad applicativi di rete e dati aziendali.

I leader HR sono chiamati particolarmente in causa nel supportare l’attuazione delle modalità di smart working nello smart office, osservando un miglioramento in termini di engagement e retention del personale e, in generale, un successo complessivo per l’azienda. I dati emersi dall’Osservatorio Smart Working Politecnico di Milano evidenziano come quasi il 60% delle aziende dichiari di aver introdotto iniziative e software di smart working in modo strutturato per l’aumento dell’engagement del personale e l’attrazione dei talenti, mentre il 43% delle aziende si sia orientata verso lo Smart Working, abbracciando una nuova cultura volta al raggiungimento degli obiettivi (fonte: Osservatorio Smart Working Politecnico di Milano, 2019).

Da ufficio a smart office: cosa cambia negli spazi di lavoro dello smart working

Si diceva, dunque, che nello smart office si attua una trasformazione che coinvolge tutti i livelli aziendali e che porta i lavoratori a essere in continuo movimento, fuori e dentro l’azienda.
Ne consegue che, nello stabilire l’assetto organizzativo aziendale, le organizzazioni si trovano davanti ad alcune sfide business critical, che passano anche dal ripensamento degli spazi e degli ambienti lavorativi, dove la forza lavoro è sempre più distribuita e connessa e si muove con nuove dinamiche.
Interessante, a questo proposito, è la previsione di approccio al lavoro che caratterizzerà i prossimi dieci anni, secondo Gartner, e che sposa perfettamente le dinamiche dello smart office. Un approccio che Gartner chiama “We Working”. Si tratta di una nuova filosofia di lavoro secondo cui le persone lavoreranno sempre più in team piccoli, flessibili e autonomi, che si formano di volta in volta, convergono, operano e infine “si dileguano” quando cambiano o terminano gli incarichi, in risposta a carichi di lavoro fluttuanti, alla necessità di ridurre i tempi e intensificare lo scambio di informazioni.

Ecco dunque come creare lo smart office e impostare una vera strategia del workspace:

1. Promuovere la flessibilità e la condivisione, la personalizzazione e la virtualità dei nuovi modelli di smart working: gli spazi di lavoro nell’era dello smart working vengono totalmente rivoluzionati. Negli smart office nascono nuovi spazi di collaborazione, più dinamici, collaborativi e tecnologicamente innovativi, che assecondano la progettualità e le varie esigenze che sorgono in azienda e cambiano continuamente. Lo spazio dello smart office, insomma, è in movimento. Il vecchio concetto di ufficio chiuso e di postazione desk fissa è superato, o affiancato, da nuovi ed evoluti spazi di co-working. Via libera dunque a workspace come huddle room, phone boot, quiet room, isole digitali con postazioni libere: nuove aree di lavoro tecnologicamente attrezzate, flessibili e libere.
2. Individuare le esigenze e le priorità aziendali: importantissima una prima fase di analisi, con affiancamento e coinvolgimento delle direzioni coinvolte, dall’IT all’HR agli Executive Business. Nella progettazione dello smart office sono chiamate in causa diverse competenze, dall’architettura all’ingegneria, all’industrial design, al process management, per raccogliere le informazioni sulle modalità di lavoro delle persone e su come queste utilizzano lo spazio di lavoro. In questo modo ha senso progettare il layout dello smart office in base all’effettiva necessità di postazioni e alle persone coinvolte.
3. Gestire la employment experience: lo smart office consente di puntare sull’empowerment delle persone e sul loro engagement, grazie alle giuste tecnologie, a un ambiente più dinamico e collaborativo, ma soprattutto grazie alla “flessibilità” applicata al personale, intesa come il riconoscimento dell’autonomia delle persone, la loro responsabilizzazione e la fiducia nei loro confronti.
4. Abilitare tecnologie di UCC ed essere aperti al futuro: gli spazi dello smart office sono aree tecnologicamente attrezzate a seconda delle necessità e della progettualità aziendali. Che siano meeting room, auditorium, board room, o spazi aziendali ritagliati nei grandi open space, negli smart office, i team possono utilizzare la dotazione tecnologica in modo intuitivo e in autonomia, in una sorta di modello “self-service” tutelato con garanzie di sicurezza e compliance normativa. Si spazia quindi dal Wi-Fi, all’accessibilità al cloud aziendale per l’utilizzo e la condivisone di dati e contenuti, alla presenza di strumenti e dispositivi connessi per la video conferenza, la collaborazione (PC, monitor, schermi interattivi, lavagne digitali e via dicendo) e per la condivisione semplice e in real time di contenuti e progetti. Non solo Wi-Fi e cloud: lo smart office è anche uno spazio innovativo aperto a tecnologie di ultima generazione, come l’intelligenza artificiale, IoT, machine learning, per abilitare soluzioni di room automation, domotica, acoustic intelligence e i cosiddetti wellness service, che aumentano il benessere del personale e dunque favoriscono una maggiore produttività per il business.