Il galateo della videoconferenza per rappresentare al meglio te stesso e la tua azienda.
Negli ultimi 12 mesi siamo stati relegati dietro un video per migliaia di ore. Noi di Durante abbiamo collezionato centinaia di casi tragicomici. Ecco gli 8 errori da non commettere mai in video conferenza e i segreti dei più esperti per sfruttarne l’enorme potenziale mediatico.
Le abitudini di lavoro di tutti stanno cambiando per ragioni che non è certamente necessario citare; questo cambiamento impone un’evoluzione della cultura aziendale e delle grammatiche di comunicazione, con lo scopo di garantire che il posizionamento del brand non cada vittima di un approccio sciatto alle videoconference o di uno stendibiancheria malamente collocato alle spalle della scrivania.
In questa lotta per la salvaguardia del brand contro i pericoli dei calzini stesi in salotto e dell’inquinamento acustico, andremo ora ad esplorare gli 8 segreti della perfetta video conferenza.
connessione
Partiamo dalle fondamenta: una connessione veloce è alla base di qualsiasi videoconferenza; la banda larga è necessaria ad uno streaming video fluido e ad una qualità audio tale da non rendere spiacevole anche la proposta commerciale più allettante. La fibra ottica è senz’altro la soluzione ideale ma, in assenza di questa, anche un segnale 4G o 5G possono fare allo scopo: attenzione all’ADSL che nei profili a bassa velocità non permette di gestire video e condivisione di file e schermo.
connessione
Partiamo dalle fondamenta: una connessione veloce è alla base di qualsiasi videoconferenza; la banda larga è necessaria ad uno streaming video fluido e ad una qualità audio tale da non rendere spiacevole anche la proposta commerciale più allettante. La fibra ottica è senz’altro la soluzione ideale ma, in assenza di questa, anche un segnale 4G o 5G possono fare allo scopo: attenzione all’ADSL che nei profili a bassa velocità non permette di gestire video e condivisione di file e schermo.
WEBCAM
Ora che le basi sono state gettate passiamo ad un altro componente hardware che può fare la differenza tra una conversazione piacevole ed un raduno di mostri low-res con doppi e tripli menti.
La webcam deve avere una risoluzione minima di 720p ed essere collocata in una posizione in cui non sia ostruita da oggetti o troppo bassa rispetto all’utente.
Non sempre la webcam nativa dei laptop costituisce la soluzione ideale ma, per fortuna, si può facilmente ovviare al problema collegando una webcam esterna, così da poterla posizionare appropriatamente in modo indipendente dall’inclinazione dello schermo per evitare tutte quelle inquadrature fastidiose da otorinolaringoiatra.
La webcam può essere spenta solo in caso di calo di banda, in generale è consigliabile, per rispetto e interesse per gli interventi di tutti i partecipanti al meeting, tenerla sempre accesa. Nel caso aveste problemi di banda, comunicate lo spegnimento delle webcam per questo motivo.
WEBCAM
Ora che le basi sono state gettate passiamo ad un altro componente hardware che può fare la differenza tra una conversazione piacevole ed un raduno di mostri low-res con doppi e tripli menti.
La webcam deve avere una risoluzione minima di 720p ed essere collocata in una posizione in cui non sia ostruita da oggetti o troppo bassa rispetto all’utente.
Non sempre la webcam nativa dei laptop costituisce la soluzione ideale ma, per fortuna, si può facilmente ovviare al problema collegando una webcam esterna, così da poterla posizionare appropriatamente in modo indipendente dall’inclinazione dello schermo per evitare tutte quelle inquadrature fastidiose da otorinolaringoiatra.
La webcam può essere spenta solo in caso di calo di banda, in generale è consigliabile, per rispetto e interesse per gli interventi di tutti i partecipanti al meeting, tenerla sempre accesa. Nel caso aveste problemi di banda, comunicate lo spegnimento delle webcam per questo motivo.
illuminazione
Troppo spesso le video conferenze si aprono con inquadrature di volti spettrali che emergono dalle ombre. Visi che fluttuano nel buio con occhiaie scavate… ma niente paura! Basta accendere la luce. Una buona illuminazione è fondamentale e può essere risolta efficacemente orientando una lampada da tavolo verso il viso o acquistando online per cifre del tutto abbordabili una luce studiata allo scopo. Ovviamente è bandito il controluce.
illuminazione
Troppo spesso le video conferenze si aprono con inquadrature di volti spettrali che emergono dalle ombre. Visi che fluttuano nel buio con occhiaie scavate… ma niente paura! Basta accendere la luce. Una buona illuminazione è fondamentale e può essere risolta efficacemente orientando una lampada da tavolo verso il viso o acquistando online per cifre del tutto abbordabili una luce studiata allo scopo. Ovviamente è bandito il controluce.
sfondo
Connessione a posto, webcam perfetta… bene, ora parliamo di cosa sta alle nostre spalle. Non tutte le video call avvengono da ambienti ideali o perfettamente ordinati: in questo caso può venire in nostro aiuto la sostituzione dello sfondo, offerta dalla maggior parte delle soluzioni di videoconferenza.
Uno sfondo aziendale curato può essere un ottimo strumento di branding ma, in assenza di questo, un semplice blur farà allo scopo.
sfondo
Connessione a posto, webcam perfetta… bene, ora parliamo di cosa sta alle nostre spalle. Non tutte le video call avvengono da ambienti ideali o perfettamente ordinati: in questo caso può venire in nostro aiuto la sostituzione dello sfondo, offerta dalla maggior parte delle soluzioni di videoconferenza.
Uno sfondo aziendale curato può essere un ottimo strumento di branding ma, in assenza di questo, un semplice blur farà allo scopo.
microfono
Tanto quanto l’immagine, l’audio è importante per la buona riuscita della nostra videoconferenza: il microfono del laptop tipicamente sarà disturbato dal muoversi delle dita sui tasti e capterà qualsiasi rumore ambientale, trasmettendo all’interlocutore un effetto “tunnel della metropolitana” del tutto spiacevole.
Un paio di Headset professionale può efficientemente risolvere la questione audio, ma anche un microfono esterno o l’uso di un paio auricolari: nel caso optaste per delle cuffie con cavo attenzione allo sbatacchiare del microfono sul petto; nell’audio della conferenza si trasformerà in una sequenza di colpi degna di un elicottero in avvicinamento.
microfono
Tanto quanto l’immagine, l’audio è importante per la buona riuscita della nostra videoconferenza: il microfono del laptop tipicamente sarà disturbato dal muoversi delle dita sui tasti e capterà qualsiasi rumore ambientale, trasmettendo all’interlocutore un effetto “tunnel della metropolitana” del tutto spiacevole.
Un paio di Headset professionale può efficientemente risolvere la questione audio, ma anche un microfono esterno o l’uso di un paio auricolari: nel caso optaste per delle cuffie con cavo attenzione allo sbatacchiare del microfono sul petto; nell’audio della conferenza si trasformerà in una sequenza di colpi degna di un elicottero in avvicinamento.
rumore di fondo e notifiche
“Ecco, ora vi presenterò il progetto che abbiamo preparat.. BING! TINTIN! SWOOSSH come vi dicevo DOVE TROVO IL DETERSIVO?! il piano di marketing…”
La vita in casa può essere rumorosa e le notifiche delle app sono una vera piaga.
Per fortuna due azioni molto semplici possono risolvere il problema alla radice, in modo da proteggere il dialogo dall’inquinamento acustico:
– disattivare tutte le notifiche sia del computer che dello smartphone
– attivare il muto appena si è terminato di parlare per non disturbare gli altri interventi.
Questo migliorerà nettamente la qualità del suono riducendo il rumore di fondo, gli eco e i ritorni di tutti gli ingressi.
rumore di fondo e notifiche
“Ecco, ora vi presenterò il progetto che abbiamo preparat.. BING! TINTIN! SWOOSSH come vi dicevo DOVE TROVO IL DETERSIVO?! il piano di marketing…”
La vita in casa può essere rumorosa e le notifiche delle app sono una vera piaga.
Per fortuna due azioni molto semplici possono risolvere il problema alla radice, in modo da proteggere il dialogo dall’inquinamento acustico:
– disattivare tutte le notifiche sia del computer che dello smartphone
– attivare il muto appena si è terminato di parlare per non disturbare gli altri interventi.
Questo migliorerà nettamente la qualità del suono riducendo il rumore di fondo, gli eco e i ritorni di tutti gli ingressi.
abbigliamento
Senza arrivare ai casi estremi di cronaca con manager che attivano la webcam nudi mentre escono dalla doccia, una camicia fa senz’altro una migliore impressione sull’interlocutore della tuta in ciniglia deformata da interminabili sessioni di Netflix sul divano, in fondo la casa è un tuo luogo di lavoro anche se smart.
Forse indossare l’abito in casa sarebbe eccessivo, ma un minimo di decoro è sempre apprezzabile.
abbigliamento
Senza arrivare ai casi estremi di cronaca con manager che attivano la webcam nudi mentre escono dalla doccia, una camicia fa senz’altro una migliore impressione sull’interlocutore della tuta in ciniglia deformata da interminabili sessioni di Netflix sul divano, in fondo la casa è un tuo luogo di lavoro anche se smart.
Forse indossare l’abito in casa sarebbe eccessivo, ma un minimo di decoro è sempre apprezzabile.
fumo / spuntini
Fumare o fare merenda durante una video-call… il fatto di trovarsi a casa può dare adito ad eccessive prese di libertà indotte dall’ambiente confortevole.
Sicuramente il panino col tonno non trasmette all’interlocutore un senso di rispetto o coinvolgimento nella conversazione, ed una sigaretta ostentata in video non costituisce il biglietto da visita ideale per l’azienda. Non costituisce, invece, un problema un bicchiere di acqua oppure un caffè durante la conversazione.
fumo / spuntini
Fumare o fare merenda durante una video-call… il fatto di trovarsi a casa può dare adito ad eccessive prese di libertà indotte dall’ambiente confortevole.
Sicuramente il panino col tonno non trasmette all’interlocutore un senso di rispetto o coinvolgimento nella conversazione, ed una sigaretta ostentata in video non costituisce il biglietto da visita ideale per l’azienda. Non costituisce, invece, un problema un bicchiere di acqua oppure un caffè durante la conversazione.
RAPPRESENTA AL MEGLIO TE STESSO E LA TUA AZIENDA
Si conclude qui la nostra check-list per la perfetta videoconferenza;
Considerate che solo nell’anno della pandemia sono state consumate più di 2 miliardi di ore in video conferenza l’equivalente dell’intero consumo del palinsesto televisivo medio annuo. Ciò vuol dire che la videoconferenza rappresenta un importantissimo momento non solo di collaborazione, ma anche di comunicazione e branding dell’azienda. Presentarsi al meglio è dunque non solo una questione di galateo come descritto simpaticamente in questo articolo, ma anche un’importante questione di business con l’evidente ritorno d’immagine per te e per la tua azienda.
RAPPRESENTA AL MEGLIO TE STESSO E LA TUA AZIENDA
Si conclude qui la nostra check-list per la perfetta videoconferenza;
Considerate che solo nell’anno della pandemia sono state consumate più di 2 miliardi di ore in video conferenza l’equivalente dell’intero consumo del palinsesto televisivo medio annuo. Ciò vuol dire che la videoconferenza rappresenta un importantissimo momento non solo di collaborazione, ma anche di comunicazione e branding dell’azienda. Presentarsi al meglio è dunque non solo una questione di galateo come descritto simpaticamente in questo articolo, ma anche un’importante questione di business con l’evidente ritorno d’immagine per te e per la tua azienda.
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