I 5 vantaggi della smart collaboration: software e strumenti

I migliori software e strumenti per la smart collaboration” dedicato ai software e strumenti

Quando si parla di Smart Collaboration, si dovrebbe innanzitutto sgomberare il campo da modelli superati di intendere il classico luogo di lavoro e le modalità lavorative, ripensandole in modo totalmente differente da come siamo abituati a intenderle. Dimentichiamo il classico ufficio inteso come una postazione desk fissa, dove il personale siede alla propria scrivania e comunica con e-mail o telefonate, o che si alza letteralmente dalla scrivania per riunirsi con i colleghi in riunioni di brainstorming o con i clienti e fornitori convocati in sede per i meeting, dopo aver affrontato il traffico, preso voli, treni e taxi. Niente di tutto ciò.

I team nell’era della smart collaboration sono globali, mobili e distribuiti in diversi reparti dell’azienda, nelle varie filiali sparse sul territorio, anche in continenti diversi e hanno necessità di comunicare e collaborare in sicurezza via PC, notebook, mobile e Web, abilitando nuove sinergie innovative a livello aziendale, spinte anche dall’utilizzo e dalla diffusione ormai pervasiva dei dispositivi mobili e del cloud, che rende essenziali le riunioni virtuali.
L’ambiente della smart collaboration è, in sostanza, quello dello smart working e delle virtual room, in cui la produttività è esente dalle limitazioni di spazio e di tempo e in cui contano solo il conseguimento dei risultati e la produttività del singolo utente.

Anche gli spazi di lavoro riflettono le nuove modalità lavorative della Smart Collaboration A ben guardare, la stessa struttura e distribuzione degli spazi fisici di lavoro – specialmente nei contesti delle grandi imprese – risente della trasformazione innescata dalle nuove modalità della smart collaboration. Nei nuovi smart workplace trovano posto ampi open space, ma anche piccoli spazi per “pop-up meeting” improvvisati e aree più o meno raccolte e attrezzate con differenti dispositivi di collaboration e supportati da tecnologie, strumenti di collaborazione aziendale e software di Unified Collaboration & Communication, mobility, virtualizzazione, networking, cloud e così via, necessari per affrontare un mondo lavorativo dinamico, distribuito e always-on.

Condivisione e semplificazione, gli assi nella manica della Smart Collaboration

È un dato di fatto, oggi, che le aziende vedano crescere costantemente il flusso di informazioni condivise e abbiano la necessità di potenziare la collaborazione in tempo reale attraverso strumenti di collaborazione aziendale come i social software per la smart collaboration e altre tecnologie e piattaforme di condivisione e comunicazione in real time, abilitate dal cloud e dalla connettività mobile. Ne sono convinti anche gli analisti di Gartner, secondo cui entro il 2023 il mercato mondiale della social collaboration sul posto di lavoro dovrebbe crescere da 2,7 miliardi di dollari nel 2018 a 4,8 miliardi di dollari, in pratica quasi raddoppiando di valore. Per dirla in breve, le nuove esigenze del business competitivo oggi rispondono sostanzialmente a due parole chiave: condivisione e semplificazione. Due concetti assimilati perfettamente dalla smart collaboration.

I migliori software e strumenti per la smart collaboration: le caratteristiche essenziali

Entriamo nel vivo e vediamo quali sono le caratteristiche da tenere in considerazione per scegliere software e strumenti per la smart collaboration che siano effettivamente funzionali a questo nuovo ecosistema intelligente di comunicazione. 

• Piattaforme di Unified communication & Collaboration: software e strumenti per la smart collaboration devono permettere alle persone di collaborare senza soluzione di continuità all’interno dello spazio di lavoro ibrido (sia che si trovino in azienda, in mobilità o a casa). Per interazioni perfettamente sincrone e fluide è necessario implementare piattaforme basate sul cloud e compatibili anche in modalità BYOD. 
• Sale riunioni ibride con videoconferenze professionali: non esiste solo il lavoro dietro al PC, molte delle operazioni aziendali più strategiche vengono definite con incontri faccia a faccia. Va da sé che, nell’era del remote working e della mobilità, riuscire a riprodurre la naturalezza di un meeting analogico coinvolgendo le persone connesse da ogni dove rappresenta il vero valore aggiunto per la produttività. Per questo, occorre trasformare gli spazi tradizionali in digital workplace grazie a software e strumenti professionali di videoconferenza perfettamente integrati, innovativi e sempre aggiornati. 
• Linea telefonica basata sul cloud: quando si parla di software e strumenti per la smart collaboration si pensa subito alle soluzioni di file sharing o ai sistemi di chat aziendale ma è altrettanto importante ragionare sui vantaggi che il cloud può offrire anche dal punto di vista del traffico voce. Implementare un Cloud PBX significa, per esempio, offrire al team commerciale la certezza di poter comunicare facilmente con clienti e colleghi anche quando si è operativi sul territorio o agli operatori del centralino di poter agevolmente lavorare anche in smart working. 

Che si tratti di condividere documenti, flussi di lavoro, progetti o idee, organizzare riunioni con sistemi di videoconferenza o telefonare a colleghi e clienti, ciò che importa – in estrema sintesi – è poter contare su software e strumenti per la smart collaboration perfettamente integrati all’interno di tutto l’hybrid workplace.

I 5 principali vantaggi della Smart Collaboration che accelerano la produttività del business

Che cosa fa della smart collaboration una componente imprescindibile per la produttività del business oggi? Scopriamo gli asset strategici e tecnologici più comuni della smart collaboration aziendale, esplorandone i 5 vantaggi principali:

• Connettere team distribuiti con facilità: gli strumenti di smart collaboration possono offrire ai dipendenti la flessibilità necessaria per riunirsi e interagire, indipendentemente dalla propria posizione geografica, garantendo un’esperienza di collaborazione fluida, come se le persone fossero riunite nella stessa stanza. Questo può avvenire, per esempio, grazie a un’interazione efficiente tra colleghi durante le sessioni di videoconferenza, che restituiscano un’esperienza remota efficace come in presenza. Queste condizioni si verificano, per esempio, grazie a un’infrastruttura di videoconferenza dagli elevati standard qualitativi, cioè con un’eccellente qualità sonora e immagini vivide e chiare, su dispositivi mobili o su cloud.

• Ottimizzazione dei workflow: in un ambiente di smart collaboration, è facile mettere in comune le risorse, comunicare in modo efficiente o monitorare l’evoluzione dei processi operativi aziendali, portando a termine i progetti più rapidamente. I team sono infatti sempre aggiornati e connessi, in un clima di massima trasparenza e interoperabilità, in un processo end-to-end controllato dall’inizio alla fine.

• Centralizzazione dei dati: i dati decentralizzati rappresentano un notevole ostacolo per l’efficienza e la produttività dei team: ne è un esempio il tortuoso percorso di ricerca di per recuperare rapidamente dati e informazioni importanti dislocate tra le varie applicazioni aziendali, operazione che sottrae tempo alle attività più produttive. Negli ambienti di smart collaboration, invece, si utilizza un’unica e completa piattaforma sostenuta dal cloud, che include anche funzionalità per la gestione di documenti, attività e progetti. L’integrazione e la coerenza tipiche degli ambienti della smart collaboration contribuiscono a connettere tutti i sistemi aziendali (CRM, HR, ERP e via dicendo), creando uno spazio di collaborazione unificato, efficiente e più produttivo.

• Comunicazione bidirezionale e feedback immediati: gli strumenti di smart collaboration, grazie alla comunicazione integrata e sincrona, favoriscono una efficiente comunicazione bidirezionale e multicanale con feedback immediati tra i membri del team, generando problem solving efficienti e accelerando i progressi. La smart collaboration promuove, inoltre, un clima di collaborazione più coinvolgente e proattivo, in cui tutti i dipendenti possono, per esempio, vedere in tempo reale chi è connesso, intervenire tempestivamente su un progetto, condividere idee per raggiungere obiettivi specifici o per risolvere un problema aziendale con più efficienza.

• Maggiore engagement dei dipendenti e talent retention: spesso il problema di molte aziende è lo scarso coinvolgimento e la mancanza di motivazione dei dipendenti. In realtà, nello smart workplace le app, i software e le suite di smart collaboration consentono di condividere con più efficacia la comunicazione aziendale, coinvolgendo tutti i livelli, dal board alle vendite al magazzino, condividendo efficacemente la vision aziendale con tutti i dipendenti e rendendoli più motivati ​​e impegnati a contribuire al meglio al successo organizzativo.

 

I benefici economici degli strumenti di collaborazione aziendale as a service

Implementare software e strumenti di collaborazione aziendale secondo il modello as a service permette di coglierne, oltre agli evidenti vantaggi operativi (https://www.durante.it/blog/smart-working-e-smart-collaboration-piu-facile-e-sicuro-con-durante/) appena analizzati, anche concreti benefici dal punto di vista economico. Questa considerazione risulta essere ancora più
importante in questa fase storica, in cui da un lato le aziende devono riuscire a spingere sull’acceleratore dell’innovazione ma, dall’altro, devono fare letteralmente in conti con la necessità di ottimizzare al meglio le spese. In quest’ottica, scegliere strumenti di collaborazione aziendale erogati da un provider secondo il modello as a service permette di centrare entrambi gli obiettivi. Questa modalità di servizio basata sul cloud, infatti, permette di ottenere tutte le funzionalità degli strumenti di collaborazione aziendale più all’avanguardia senza possederne le licenze e pagando a consumo, in maniera scalabile e flessibile (in base alle utenze effettivamente attive). In questo modo, i costi che rientrerebbero tradizionalmente nelle spese in conto capitale si trasformano in spese operative, diventando completamente sostenibili.

In conclusione, un ambiente di smart collaboration può risolvere le sfide attuali della collaborazione aziendale, che richiedono una sempre maggiore produttività ed efficienza. Ogni azienda è quindi chiamata a creare e supportare la cultura della collaborazione, incoraggiare il lavoro di squadra e anche formare i dipendenti su metodi di collaborazione efficaci, per rimanere competitiva e promuovere la cultura dell’innovazione, che fidelizza i dipendenti e sa attrarre i migliori talenti. Una strategia destinata a rivelarsi vincente, perché può creare valore aziendale e risolversi in un ritorno di investimento per il business sul breve-medio termine.