Groupware: cos’è, a cosa serve e perché è indispensabile

“Groupware” è un termine con cui ci si riferisce, in linea generale, a tutta la tecnologia progettata per aiutare i team aziendali a collaborare su attività basate su reti intranet e Internet, e a lavorare sui processi agendo su 4 importanti leve:

• la condivisione di informazioni
• la comunicazione
• la pianificazione delle attività
• la decisione comune

Fin qui, la definizione, un po’ generica, del groupware. Il groupware, in realtà, è un concetto più vasto e in continua evoluzione, che va ben oltre la semplice piattaforma multiutente che consente l’accesso a dati eterogenei condivisi in uno stesso network aziendale. Il groupware è un’ampia categoria in cui confluiscono una vasta gamma di applicazioni e tipi di software più specifici e che evolve in relazione allo sviluppo organizzativo aziendale.

Le tre anime del Groupware: comunicazione, collaborazione, coordinamento. Una definizione

Prendendo a prestito la definizione di Gartner, il groupware è una “classe di applicazioni progettate per fornire supporto elettronico a gruppi di persone che lavorano insieme per raggiungere un obiettivo comune”. L’analista individua quindi “le tre C” che caratterizzano altrettante categorie del groupware: Comunicazione, Coordinamento e Cooperazione.  All’interno di questa triade confluiscono le principali categorie e gli strumenti tipici del groupware: e-mail, web, wiki, videoconferenza, chat, forum e anche gli strumenti di gestione delle attività di gruppo e organizzative (project management, workflow, information management e tutte le altre attività di gestione delle attività di gruppo). Un esempio concreto di software collaborativo è Microsoft Teams, tanto per citare uno dei più famosi e utilizzati negli ambienti di lavoro dinamici e improntati a una collaboration efficace e integrata, che mette a disposizione in un unico ambiente di lavoro tutti gli strumenti di Office 365 e della video e audio conferenza di Skype. Le aziende in genere possono scegliere se ospitare la soluzione groupware su cloud oppure come software on premises nei propri centri di elaborazione dati.

Cosa fa un groupware e perché è il trend trainante dell’innovazione aziendale

La collaborazione è il trend evolutivo più impattante sulle applicazioni di business e le piattaforme groupware sono gli strumenti con cui si abilitano le nuove modalità lavorative del digital workplace. Infatti, la capacità dei team di collaborare senza ostacoli né vincoli è oggi sempre più la chiave per l’innovazione aziendale e per garantire una produttività superiore e, in ultima analisi, generare maggiori profitti per l’azienda. Stando alle stime dell’analista IDC, entro il 2024, il 30% delle cosiddette Global 2000, ovvero le aziende più rilevanti del mondo, si baserà su un ecosistema virtuale collaborativo e due terzi dei dipendenti lavoreranno in team dinamici, centrati su obiettivi e risultati.
Sulla base di questa previsione, è chiaro che il groupware rappresenti un trend di cui i vertici aziendali e gli Innovation Manager in particolare dovrebbero tenere in grande conto, per monitorare e incrementare ad un livello superiore e condiviso la produttività delle persone, dei processi e delle attività.

Le soluzioni Groupware sono strumenti indispensabili per sviluppare la collaboration aziendale. Ecco perché:

• Gli strumenti groupware mettono l’accento sull’interoperabilità e la collaboration, creando un vero e proprio “social network aziendale”, fisico e virtuale, sicuro e protetto.  In questo ambiente, le persone collaborano e comunicano attivamente in real time con la massima trasparenza, sviluppando una produttività aziendale più efficiente e reattiva, “ubiqua” e always-on.
• I groupware supportano funzionalità diverse; ne sono un esempio la gestione automatizzata e collaborativa dei flussi documentali, la pianificazione dei progetti, newsgroup e mailing list, i thread di discussioni, le videoconferenze e le applicazioni desktop, la gestione di calendari e file e via dicendo.
• L’obiettivo del groupware è quello di sostenere le aziende e le persone nell’evoluzione delle abitudini lavorative attraverso sistemi di UCC e in piattaforme di interazione sempre più complesse.
• Le piattaforme groupware permettono di gestire i processi non strutturati e automatizzano i processi strutturati, contribuendo a snellire ingenti flussi di informazioni e ad arricchire le applicazioni aziendali, permettendo quindi alle organizzazioni di rimanere sempre al passo con l’evoluzione del business, a tutto vantaggio della competitività.
• Il groupware favorisce la formazione, la gestione e la condivisone di una conoscenza collettiva aziendale, con un repository di dati costantemente aggiornati e disponibili agli utenti autorizzati.

Il groupware da solo non fa la collaborazione: occorre un change management strutturato

In conclusione, le tecnologie collaborative come i groupware naturalmente da sole non bastano per cerare innovazione e crescita aziendale: occorre lavorare sul mindset del top management, abbandonare vecchie modalità lavorative a silos e introdurre modelli operativi che mettano al centro il singolo lavoratore, potenziando l’energia collettiva dei team di lavoro. Lavorare con un approccio di change management strutturato, diventa allora l’elemento chiave per valorizzare le tecnologie groupware e abilitare una vera trasformazione digitale.