Digital workspace: come rendere il lavoro più innovativo e produttivo

Il Digital workspace è il paradigma che definisce il nuovo spazio di lavoro e il modo di lavorare nell’era del digital business, modificando definitivamente il modo in cui si è sempre lavorato e trasformando i processi e gli spazi aziendali, reinventando le aziende in tutti i settori.  Consideriamo però, prima di tutto, che cos’è il digital workspace e perché è un trend non più procrastinabile per il vantaggio competitivo aziendale. L’analista IDC lo chiama Future WorkSpace, ovvero “lo spazio di lavoro del futuro”, dando la definizione di uno spazio di lavoro «in grado di migliorare l’esperienza e la produttività dei dipendenti attraverso un ambiente fisico e virtuale più flessibile, intelligente e collaborativo»; uno spazio in cui rivestono un ruolo chiave il cloud, l’intelligenza artificiale e l’automazione dei processi. Sempre secondo IDC, il 60% delle aziende Global 2000, le più quotate sui mercati globali, adotterà questo modello di spazio di lavoro entro il 2021.

Il Digital workspace punta su 3 elementi chiave: persone, processi e tecnologie

Sulla scia della definizione di IDC, emerge che il digital workspace è un ambiente digitale di scambio e produttività, costituito da tre ingredienti chiave: persone, processi e tecnologie. I dipendenti collaborano e comunicano facilmente, i processi ottimizzati consentono loro di essere più efficaci e, infine, la tecnologia li aiuta a innovare. Diciamo pure addio al vecchio ufficio come lo abbiamo inteso finora: nel digital workspace si diffonde il concetto di una nuova mobilità e operatività h24 e 7/7, fra team dinamici e distribuiti in spazi di lavoro fisici e virtuali.

Mobilità, flessibilità e produttività sono gli attributi chiave del digital workspace

Questo cambiamento radicale e in continua evoluzione dello “spazio di lavoro” è guidato da tecnologia e innovazione e lo smart working ne è un classico paradigma. Questo nuovo spazio di lavoro è abilitato da tecnologie digitali emergenti sempre più accessibili, che oggi offrono tutta l’infrastruttura necessaria per consentire di lavorare con maggiore produttività, abbattendo le barriere geografiche della collaborazione attraverso l’accesso alle risorse aziendali dove serve e quando serve, attraverso accessi controllati e sicuri. Parliamo soprattutto della definitiva diffusione del cloud, l’abilitatore numero uno di questa digital transformation, ma anche di tanti nuovi paradigmi tecnologici, come l’intelligenza artificiale, l’Internet of Things, realtà virtuale e aumentata, mobile office, data analytics, piattaforme di Unified Collaboration & Communication e l’office automation.

Le aspettative del dipendente moderno e dello smart worker oggi si attuano nel digital workspace

Per il CIO e i responsabili delle Line of Business (LOB) è cruciale oggi pianificare i cambiamenti necessari per attuare il digital workspace, aderendo ad un nuovo approccio all’innovazione che superi vecchi processi e logiche.
Innanzitutto, bisogna considerare che oggi, più che mai, le aspettative dei lavoratori cambiano ed evolvono continuamente: i lavoratori chiedono di poter accedere agli strumenti digitali, alle app e ai servizi di cui hanno bisogno per lavorare in sicurezza da qualunque luogo, da ogni dispositivo e in ogni momento e questa forza lavoro in evoluzione guida il cambiamento verso il digital workspace.
Secondo uno studio del 2019 dell’Osservatorio smart working del Politecnico di Milano, più della metà delle grandi aziende italiane ha implementato tecnologie di social collaboration come la virtual meeting room (presente in 1 azienda su 2) e servizi di messaging e chat (70%), mentre gli strumenti di condivisione e archiviazione di documenti sono diffusi in quasi il 90% delle organizzazioni. 
Il digital workspace è in continua evoluzione e le organizzazioni che non abbracceranno questo modello organizzativo agile, dinamico e incentrato sull’esperienza dei lavoratori rischiano di rimanere indietro.

Ecco come il digital workspace contribuisce a una maggiore produttività, aiutando le organizzazioni a essere sempre più efficienti e proattive:

• La User Experience dei dipendenti è al centro della progettazione del digital workspace: i dipendenti chiedono di possedere gli strumenti adeguati per collaborare, comunicare e connettersi in modo più produttivo. Le imprese, quindi, devono offrire modelli e spazi di lavoro più flessibili ai propri lavoratori, fornendo loro sistemi per accedere in maniera univoca e sicura alle varie applicazioni e ai servizi aziendali, fruibili via cloud in un’unica interfaccia e interoperabili fra loro.
• Nel digital workspace la produttività individuale è importante, ma il lavoro di team è vincente: un gruppo di lavoro che collabora a progetti condivisi in tempo reale, h24 e 7/7, è più produttivo ed efficiente che mail. Con le piattaforme e le app di UCC, la videoconferenza, i servizi di Conferencing, i sevizi di social e live collaboration e gli spazi fisici e virtuali di coworking, la collaborazione è più efficace e guidata dai risultati.
• Il modello di produttività individuale nel digital workspace è fortemente incentrato sui risultati: non conta più dove lavori, conta solo il raggiungimento dei task e il conseguimento degli obiettivi.
• Il Digital Workspace avvicina la user experience degli strumenti di produttività e delle business app aziendali a quella sperimentata con le app consumer degli utenti-dipendenti, in sintonia con il trend del BYOD, Bring Your Own Device.
• Una maggiore proattività e produttività dei dipendenti e dei collaboratori porta a all’accelerazione dei processi di decision making, grazie a un maggiore senso di “empowerment” e alla responsabilizzazione dei lavoratori.
• L’ambiente del digital workspace favorisce l’innovazione attraverso la comunicazione e lo scambio di idee e competenze differenti tra colleghi
• Il digital workspace favorisce la talent attraction, coinvolgendo i lavoratori, dai più giovani come i millennials ai talenti senior altamente qualificati, grazie a modalità di lavoro moderne e collaborative.

La tecnologia è il volano del digital workspace, ma serve investire in una business strategy

Le tecnologie abilitanti e i nuovi modelli lavorativi emergenti non bastano da soli a fare il digital workspace. Il board management aziendale dovrebbe investire nell’istituzione di una effettiva strategia del digital workspace, per far partire il cambiamento culturale, che coincide con il ripensamento dei processi tradizionali e delle vecchie logiche a silos, investendo in innovazione, conoscenza e formazione.
In fondo, la tecnologia e il cloud sono “solo” fattori abilitanti della digital transformation. Quindi, per creare un effettivo digital workspace, serve una vera e propria digital experience per la forza lavoro, che combini la tecnologia ad altri fattori cruciali per il business: per esempio, l’agilità e la collaborazione, la flessibilità, la soddisfazione dei dipendenti, le opportunità di sviluppo. Infine, per i C Levels aziendali è cruciale adottare mappe precise per assicurare che il digital workspace restituisca un valore aziendale misurabile, assicurandosi di ridurre i rischi e di aderire agli obblighi di compliance normativa, coordinare gli investimenti tecnologici necessari e sviluppare un modello di governance che supporti la connettività e la collaborazione tra i dipendenti.