Digital transformation: rinnovare le sale riunioni con un approccio as a service

Negli ultimi dodici mesi, a causa della pandemia, la digital transformation aziendale ha vissuto un’accelerazione senza pari. A partire dal lockdown, in maniera repentina e inaspettata, le aziende sono dovute ricorrere allo smart working per riuscire a mantenere la continuità operativa. Siamo entrati così appieno nell’era del digital workplace : una rivoluzione pragmatica e culturale irreversibile. Il ritorno alla normalità, seppur lento e incerto, ha messo infatti in evidenza come la digital transformation del posto di lavoro sia ormai un processo indispensabile. Il perimetro dell’ufficio non sarà mai più quello di prima: la nuova normalità prevede un paradigma operativo in cui si integrano presenza in azienda, smart working da casa e lavoro in mobilità. Si parla sempre più di smart workplace , in riferimento a un ecosistema fondato su collaborazione, mobilità ed employee experience come catalizzatori di produttività. Siamo insomma di fronte a uno scenario che offre importanti prospettive sia al business che ai lavoratori ma che, nel contempo, richiede di ovviare anche a una serie di evidenti complessità. 

Come cambia la sala riunioni nell’era del digital workplace

Per cogliere appieno le opportunità offerte dalla digital transformation e spingere al massimo le potenzialità dello smart workplace, è fondamentale abilitare nuovi processi di comunicazione. Occorre promuovere la collaborazione e la condivisione di informazioni tra tutti lavoratori, siano essi in sede, a casa o in mobilità: qualsiasi strumento, applicazione o dispositivo deve quindi essere perfettamente integrato all’interno del digital workplace. In questo scenario, è chiaro come la sala riunioni – luogo deputato all’interazione aziendale – debba essere protagonista di una trasformazione digitale profonda. Se prima c’era solo l’esigenza di connettere due o più sale riunioni tra loro, nell’era dello smart working, diventa fondamentale garantire l’interoperabilità tra tutti i possibili dispositivi presenti all’interno dell’area di lavoro digitale e la compatibilità BYOD. La sala riunioni, in altre parole, deve diventare un punto di contatto e di collegamento con l’esterno. Il tutto – questa è la vera sfida – deve avvenire in maniera fluida ed efficiente, per ottimizzare i tempi e aumentare l’efficacia operativa. Ed è qui che entrano in gioco cloud e modello as a service. 

Il cloud come facilitatore della digital transformation

Ormai è chiaro a tutti: per aumentare il livello di agilità, flessibilità e digitalizzazione aziendale, il cloud rappresenta la risorsa ideale. Il paradigma as a service applicato alle sale riunioni, nello specifico, permette di avere a disposizione negli spazi aziendali un inventario digitale d’avanguardia. Il tutto, supportato da un aggiornamento tecnologico costante che garantisce la massima compatibilità con tutti i sistemi di videoconferenza e le maggiori piattaforme di collaboration. Il cloud consente inoltre di creare un sistema di prenotazioni virtuale, in modo da ottimizzare al massimo la gestione degli spazi (funzione ancor più centrale in periodo di distanziamento), evitando sovrapposizioni e perdite di tempo. Il risultato complessivo è un’esperienza d’uso uniforme in tutte le sale, che si traduce in un netto miglioramento di comunicazione, interazione e operatività. In questo modo, le sale riunioni vengono sfruttate al massimo delle loro potenzialità nel segno della digital transformation, diventando un hub per la collaborazione di tutti i dipendenti, a prescindere dal luogo e dal dispositivo da cui si connettono. 

I vantaggi degli investimenti as a service per la a digital transformation 

Una congiuntura economica come quella che stiamo vivendo impone senza dubbio di prestare particolare attenzione a costi e investimenti. E, anche in quest’ottica, il cloud rappresenta la chiave di volta della digital transformation: permette di accedere ai servizi altamente performanti appena descritti, senza dover sostenere spese che potrebbero essere proibitive. Trasformare la sala riunioni in una room as a service consente infatti alle aziende di ottenere tutti i benefici delle tecnologie più innovative, senza però dover impiegare risorse nella manutenzione e risparmiando sui costi tipici della gestione on premise. Non solo: la manutenzione proattiva e l’assistenza da remoto, garantite in tempo reale dal fornitore del servizio, assicurano la continuità operativa. 

Per tutti questi motivi, applicare il modello as a service anche alla gestione di spazi aziendali come le sale riunione rappresenta un passo decisivo verso la completa digital transformation dell’organizzazione.