Come rendere le procedure di room booking più rapide ed efficaci

L’organizzazione dei meeting è un’operazione ormai routinaria nella maggior parte delle aziende, tuttavia talvolta può essere complessa, se non viene gestita attraverso processi efficienti di room booking. 
Si sa che oggi la flessibilità è centrale nel paradigma dello smart office (https://www.durante.it/blog/le-linee-guida-per-avere-un-vero-smart-office/) e che la forza lavoro è sempre più distribuita e connessa in sedi e filiali sparse per il mondo, oppure in modalità lavorative di smart working. In quest’ottica sempre più smart e collaborativa, le riunioni, anche se talvolta dispendiose in termini di tempo, continuano a rivestire un’importanza cruciale nel coinvolgimento dei dipendenti nei vari progetti, per il conseguimento più rapido degli obiettivi aziendali. Lo evidenzia una ricerca condotta da Barco in collaborazione con Circle Research, secondo cui i dipendenti trascorrono in media 50 giorni all’anno in riunioni. Il dato più singolare che emerge dalla survey è che la maggior parte dei tool di room booking consente solo intervalli standard di prenotazione sala di un’ora, a fronte della durata media del meeting di circa 48 minuti, lasciando quindi 12 minuti inutilizzati che potrebbero essere meglio impiegati e che vanno a incidere sui costi di gestione aziendali. Non è, però, solo una questione di tempo mal sfruttato: anche gli spazi dei meeting dovrebbero essere facilmente accessibili a tutti i dipendenti. In media, si legge nel medesimo report, metà degli intervistati dichiara di non essere in grado talvolta di organizzare meeting a causa della mancanza di spazi liberi.

PROCEDURE DI ROOM BOOKING PIÙ SEMPLICI E VANTAGGIOSE SIA PER L’IT CHE PER IL DIPENDENTE

Quindi, come risolvere le inefficienze derivanti da un workspace management non gestito? Semplice: integrare in un unico tool le diverse complessità del processo di room booking permette agli utenti aziendali di gestire autonomamente e in modo univoco ogni singolo processo della prenotazione delle sale: la verifica degli spazi liberi in azienda, la convocazione dei partecipanti, la gestione delle apparecchiature di sala per la videoconferenza (https://www.durante.it/blog/gli-strumenti-indispensabili-per-una-videoconferenza-professionale/), la richiesta di servizi extra (come il catering, per esempio), fino alle procedure di check out, che rendono la sala di nuovo disponibile. In questo modo, le procedure di prenotazione dei meeting non solo si semplificano, ma si spostano gradualmente dal comparto IT alle risorse organizzative interne – dipendenti e manager – contribuendo ad accrescere l’engagement e la responsabilizzazione del personale, che si sentirà più coinvolto, attivo e produttivo.

COME SEMPLIFICARE LE PROCEDURE RENDENDO I PROCESSI PIÙ EFFICACI?  IL ROOM BOOKING SOFTWARE È LA RISPOSTA
L’integrazione nel parco applicativo aziendale dei software specializzati in procedure di room booking può apportare notevoli e numerosi vantaggi, sia alle aziende sia ai collaboratori:

• User experience ottimale senza procedure complesse: l’accesso alle procedure di room booking da parte dei dipendenti è semplice e intuitiva e non richiede aggiornamenti, corsi e tempi di apprendimento. Infatti, i software di room booking più efficienti si integrano generalmente con le più comuni suite di produttività e di collaboration aziendale, come per esempio la Google Suite o Microsoft Outlook, permettendo al personale di organizzare i meeting dal proprio account in modo del tutto intuitivo, tramite browser web o con una semplice app sui propri device mobile.
• Ottimizzazione di tempi: un efficiente software di room booking elimina automaticamente la necessità per i dipendenti di “vagare” per i corridoi e i piani del building aziendale, alla ricerca di una sala libera, aiutandoli ad identificare subito lo spazio disponibile attraverso sistemi di navigazione interna nell’edifico. Meno tempo sprecato in ricerca, meno disorganizzazione, più tempo dedicato alle attività di core business e migliore gestione degli spazi.
• Versatilità, sicurezza e controllo: i tool di room booking non si limitano alla sola prenotazione delle sale e dei desk, ma si estendono anche alla gestione di stanze virtuali in videoconferenza, alle procedure di room automation, alla richiesta di dispositivi, accessori e servizi avanzati per la riunione. Inoltre, permettono di applicare criteri di accesso alla riunione, per esempio processi di approvazione o azioni di check-in tramite PIN o badge, per garantire il massimo controllo e sicurezza aziendali.
• Controllo reale dei consumi e dei costi attraverso l’analisi dei dati: un altro aspetto particolarmente strategico per l’ottimizzazione dei costi operativi del business è la possibilità di offrire funzioni di reportistica e analisi, che consente ai manager di avere il polso della situazione sui tassi di utilizzo complessivi degli spazi di collaboration, apportando modifiche ove necessario.

In conclusione, per trasformare un meeting in un’esperienza più positiva ed efficace per tutti, un room booking software è uno strumento indispensabile. Le meeting room e gli spazi di collaboration adeguatamente utilizzati potrebbero essere la chiave per aumentare i livelli di produttività della forza lavoro e contribuire a contenere i costi aziendali di gestione promuovendo un utilizzo virtuoso degli spazi collaborativi.