Come organizzare e gestire i meeting, elemento chiave per l’innovazione

Sfruttando il know-how proveniente da decenni di System Integration, Durante massimizza efficacia, design e semplicità d’uso della sala meeting, con sistemi di booking e soluzioni tecnologiche che portano valore anche in termini di un migliore sfruttamento degli spazi
Grazie alla tecnologia, a partire dagli anni ‘80 la qualità della comunicazione e della collaborazione ha abilitato cicli di innovazione sempre più rapidi, basti pensare al miglioramento apportato dal fax e, in seguito, dalle email. Ora, come allora, siamo in un momento di grande evoluzione tecnologica con nuove soluzioni per migliorare le sale riunioni come ad esempio strumenti per videoconferenze, assistant management, lavagne interattive e sistemi multimediali.Ma come gestire al meglio le sale riunioni? Come rendere la meeting room davvero funzionale e farne così uno strumento capace di creare valore e innovazione per l’azienda?
Sono quesiti essenziali questi, ad esempio, per il Facility Manager o per chiunque si occupi della gestione dei servizi in un’organizzazione.L’evoluzione tecnologica ha portato allo sviluppo di apparati in grado di assolvere compiti specifici, di conseguenza si è assistito al proliferare di sistemi di controllo dedicati, con una crescita di complessità che ha di fatto limitato i vantaggi derivanti dagli upgrade tecnologici. È infatti attraverso un’efficace integrazione dei sistemi che si riescono a trarre i maggiori benefici dalla tecnologia e a sfruttare il valore aggiunto derivante dalla corretta progettazione degli aspetti hardware e software.In questo particolare settore, Durante si posiziona al vertice sfruttando il know-how proveniente da decenni di System Integration, coniugato con la divisione di progettazione integrata e con Digiwhile, la digital factory interna. Si tratta di un approccio olistico ai progetti, con cui Durante affronta le sfide poste dai clienti massimizzando efficacia, design e semplicità.Un esempio rappresentativo è l’integrazione spinta tra room automation delle sale, dispositivi tecnologici presenti e videoconferenza, tutti coordinati e controllati da un unico dispositivo di sala della suite Space Booking, che consente di eliminare telecomandi e procedure complesse in modo semplice e intuivo. Si tratta di qualcosa di più di un semplice sistema di booking per le meeting room: un’unica interfaccia permette il controllo di tutte le tecnologie e un elevato livello di integrazione e interoperabilità dei sistemi a partire dalle specifiche esigenze del cliente. L’utente può così controllare attraverso un’unica App, immediata e intuitiva, la dotazione tecnologica di ogni sala presente nel contesto aziendale. È infatti l’intelligenza stessa dell’applicativo a riconoscere e ad adattarsi alle tecnologie presenti nei diversi ambienti permettendo di gestire l’intero edificio.“I designer di Durante sono incaricati di massimizzare la semplicità d’uso delle tecnologie e la loro integrazione estetica all’interno del progetto realizzato dall’architetto del cliente, con il quale si instaura un rapporto di proficua e continua collaborazione” afferma Stefano DuranteCEO dell’azienda Durante. “Con Easy meeting proponiamo un sistema che ottimizza il processo di organizzazione e gestione dei meeting, gestisce infatti le principali attività di collaborazione e comunicazione, semplificandole e integrandole in un unico flusso che va dalla prenotazione al check in della sala, dalla gestione dei sistemi domotici sino al check out, che libera la sala per un nuovo utilizzo. Non solo, per agevolare le persone che partecipano al meeting da remoto, è possibile inviare un semplice link che permette loro di collegarsi con un unico clic. Quindi il nostro obiettivo è duplice: semplificare in assoluto l’esperienza d’uso delle tecnologie e abilitare all’utilizzo delle tecnologie anche le persone esterne in un’ottica di smart working.Portiamo valore alle aziende anche in termini di un migliore sfruttamento degli spazi, eliminando inefficienze che limitano la disponibilità delle sale, per esempio prenotazioni che di fatto non vengono sfruttate o sale che rimangono occupate anche dopo la conclusione del meeting. Anche a livello di gestione degli spazi, e di Facility Management in generale, si possono ottenere importanti vantaggi conoscendo l’effettivo utilizzo della sala e potendo attribuire al corretto centro di costo le singole attività”.

FONTE: IFMA.IT

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