Cloud workplace: come implementarlo in 4 step

Implementare nuova tecnologia all’interno dell’ambiente operativo per dare vita al cloud workplace è la strategia che ogni CIO deve perseguire per raggiungere gli obiettivi chiave del business nell’era del lavoro ibrido. Cloud workplace e modello di erogazione as a service rappresentano infatti gli assi nella manica che permettono di tenere l’azienda al passo con i tempi, sfruttare le opportunità delle tecnologie più innovative , misurare efficacemente aumenti o dispersioni di produttività e supportare la mobilità del lavoro oltre l’ufficio, garantendo nel contempo l’efficientamento dei costi. Vediamo quindi come intraprendere questa efficace trasformazione verso il cloud workplace, in 4 step.

#1 Pensare al cloud workplace in ottica olistica

Prima di intraprendere qualsiasi percorso è fondamentale avere chiare la mappa complessiva: allo stesso modo, la prima mossa da compiere quando ci si vuole dirigere verso il cloud workplace è pensare a questo ecosistema in un’ottica olistica che integri spazi (virtuali, reali o ibridi) , strumenti e persone. Nessuna tecnologia, anche la più avanzata, riuscirà mai a sostenere un hybrid workspace ottimale se implementata senza una logica di workspace management incentrata sulle esigenze delle persone. Affinché sia davvero efficace e duratura, questa trasformazione deve infatti fondarsi su un nuovo approccio culturale interno all’azienda, abbracciato e condiviso da tutti. Filosofia aziendale, stili manageriali e operativi, modalità di interazione, spazi e strumenti di lavoro: ogni singolo tassello dell’ecosistema aziendale deve integrarsi alla perfezione con gli altri, per restituire una employee experience soddisfacente e produttiva .

#2 Implementare software e hardware di ultima generazione, as a service

Senza una condivisione fluida e istantanea delle informazioni, oggi non può esistere un ufficio realmente performante. Mettere a disposizione dei dipendenti soluzioni di comunicazione professionali, perfettamente interoperabili e tecnologicamente avanzate è fondamentale per garantire il massimo della produttività e della soddisfazione, per tutti. Che si tratti di piattaforme di Cloud Unified Communications & Collaboration o di sistemi di videoconferenza, tutto all’interno del cloud workplace deve funzionare alla perfezione per evitare rallentamenti, frustrazioni e perdite di tempo. In pratica, è importante scegliere le più aggiornate piattaforme di condivisione dei documenti, di gestione dei workflow e di messaggistica istantanea, installare componenti hardware in grado di restituire una qualità audio e video eccellente e trasformare gli spazi tradizionali in ambienti digitalmente intelligenti. Per abbattere realmente ogni barriera, occorre inoltre assicurare la piena compatibilità BYOD con le applicazioni in uso in tutto l’ecosistema operativo. In quest’ottica, il modello di erogazione as a service permette di avere a disposizione nel cloud workplace il meglio della tecnologia software e hardware senza alcun investimento: si ottiene da subito un inventario tecnologico di livello superiore, costantemente aggiornato, pagando semplicemente un canone al fornitore. 

#3 Annullare il confine tra analogico e digitale con il cloud workplace management

Per trarre il massimo valore operativa dal cloud workplace è importante anche implementare soluzioni che permettano alle persone di muoversi all’interno del nuovo spazio di lavoro ibrido senza soluzione di continuità. Dopo aver predisposto un digital workspace adeguatamente equipaggiato è quindi necessario abilitare moduli di gestione digitale degli spazi aziendali al passo con i tempi. Desk e sale diventano realmente più versatili e smart solo se possono essere gestiti da remoto o in mobilità, così come in azienda: digitalizzare anche i processi di booking , infatti, permette di ottimizzare al massimo ogni secondo, ogni area e ogni asset, garantendo un workspace management di assoluto valore. Al netto della necessità di distanziamento sociale, infatti, abilitare policy di prenotazione autonome e agili garantisce una gestione degli spazi flessibile e pienamente performante, in qualsiasi circostanza. 

#4 Scegliere soluzioni in grado di garantire sicurezza e continuità

Pensare in ottica olistica all’allestimento e ai processi di tutto il cloud workspace, implementare le migliori soluzioni di Unified communication & collaboration, aumentare la digitalizzazione degli spazi aziendali equipaggiandoli con le migliori dotazioni tecnologiche è importante, ma non è tutto. Quando si parla di cloud workplace, infatti, i modelli di sicurezza tradizionali non sono più efficaci per proteggere adeguatamente l’azienda. Spostare i dati aziendali sulla nuvola e avere una forza lavoro distribuita (e operativa anche attraverso dispositivi personali) significa, di certo, ottenere i vantaggi fin qui elencati ma impone anche di fare la massima attenzione alla protezione di questa importante mole di informazioni che circola al di fuori del tradizionale perimetro aziendale. Per questo motivo, occorre utilizzare sistemi di protezione con crittografia end to end e affidare la gestione del cloud workplace a un partner qualificato e autorevole, che sappia assicurare un monitoraggio proattivo e offra un’assistenza operativa costante, 24/7. 

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